Hoe kan ik overschakelen naar e-facturatie?

Implementatie van e-facturatie levert eenmalig wat extra werk op, maar de uren die een organisatie bespaart, wegen er tegenop. Klanten kunnen binnen een dag zijn overgeschakeld op e-facturatie. Bij complexere koppelingen kan e-facturatie in twee maanden worden geïmplementeerd. Dit zijn de stappen:

1. Kies een PEPPOL Access Point dat bij de onderneming past - PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) is het internationale netwerk dat wordt gebruikt door bijna alle Europese overheden en bedrijven die werken met e-facturatie. Via PEPPOL kunnen bedrijfskritische documenten eenvoudig, veilig en efficiënt worden verzonden. Om e-facturen te kunnen versturen via het PEPPOL netwerk, moet er eerst een aansluitng zijn bij een Access Point. Een Access Point is een soort telefoonprovider die voor de toegang tot het PEPPOL netwerk zorgt. Er zijn ongeveer 200 Access Points waaruit kan worden gekozen voor aansluiuting op PEPPOL. Kies voor een Access Point dat technisch handig is met het koppelen van PEPPOL aan het boekhoudsysteem;
2. Activeer het PEPPOL ID - Voer eenmalig KvK-, btw- en IBAN-nummer in;
3. Maak een UBL-factuur - E-facturen hebben allemaal hetzelfde standaardformaat: UBL (Universal Business Language). Sommige boekhoudpakketten (Exact, Yuki, Snelstart) maken facturen automatisch aan in UBL. Maakt u gebruik van bijvoorbeeld SAP dan moet u facturen handmatig omzetten naar UBL. U kunt zelf UBL-facturen maken, maar moet een professional in dienst hebben die op de hoogte blijft van alle aanpassingen in de UBL-standaard. U kunt het maken van UBL-facturen uitbesteden aan een ervaren Access Point;
4. Verstuur e-facturen -  E-facturen kunnen op twee manieren worden verstuurd: per email, of via een API (application programming interface). Een API is een interface tussen het boekhoudprogramma en PEPPOL. Het koppelen van een API kan door een Access Point worden gedaan. Voordeel van e-facturatie via een API is dat ook direct de status kan worden opgevraagd van de e-facturen en dat er kan worden gecontroleerd welke klanten op PEPPOL zijn aangesloten.