Succesfactoren bij het verbeteren van de interne communicatie en samenwerking. De samenwerking in de organisatie met collega's en bazen. Wat te doen bij verloederde communicatie. De kwaliteit van de interne communicatie en concurrentiekracht. Leren reflecteren op samenwerken. De communicatiestrategie. Vaardigheden, checklists en instrumenten.
Samenwerken is nauw verbonden met beter werken. ‘Beter werken’ in de zin van minder fouten, sneller, effectiever, tevredener klanten, minder kosten. Schaarse middelen en toenemende concurrentie zijn hierbij vaak dwingende factoren. Kracht door samenwerking, nietwaar!
Jammer genoeg hebben veel inspanningen om tot een betere samenwerking te komen weinig effect. Men leert dan in sessies op de hei beter vergaderen, feedback geven & ontvangen en andere mooie zaken maar op het werk verandert er niets. Fricties tussen teams, geharrewar binnen teams, slechte communicatie in de lijn en slopende vetes tussen afdelingen drijven de transactiekosten in de onderlinge afhankelijkheidsketens omhoog. Mens en organisatie zijn de klos.
Een organisatie is zo goed als de kwaliteit van de onderlinge communicatie en samenwerking.
Communicatie vaardigheden en samenwerken.
Trends en hoe beginnen
Veranderen onze manieren van samenwerken en communiceren?
Gedrag verandert: Wat vroeger correct en deftig was doet nu formeel en houterig aan; wat vroeger stevig en ferm optreden was, krijgt nu het etiket 'macho'. Wat moeten we denken van de modegevoeligheid en de telkens weer 'nieuwe' ontwikkelingen en 'doorbraken'? Coaching, team-ontwikkeling, transactionele analyse, 'new age'-management, intuïtief management, neurolinguistic programming, one-minute management, authentieke zelfpresentatie, Semco-style management, geluksmanagement......... is dit allemaal belangrijk of misschien wel allemaal onzin? Laat u niet vangen door de waan van de dag. In Communicatie en Emotie vindt u de trends die er toe doen.
Persoonlijke effectiviteit en samenwerken verbeteren, de start
De weg naar effectieve communicatie en samenwerking start met een essentieel vertrekpunt: Neem de verantwoordelijkheid voor uw eigen gedrag! Fricties en meningsverschillen doen zich voor in elke relatie. Maar “blame the other” maakt een mens alleen maar onmachtiger en gefrustreerder.
Goede samenwerking met collega's
Goed samenwerking en goede communicatie zijn twee kanten van de dezelfde munt. Enige reflectie op de samenwerking helpt. Het betreft competenties als “Fatsoenlijke feedback kunnen geven, ophouden met defensieve reflexen, luisteren en er wat mee kunnen!” In talloze trainingen, workshops en hei-sessies worden mensen hierin bekwaamd maar dat betekent nog niet dat men op het werk hiermee aan de gang gaat.
Het lijkt zo simpel. Toch lukt het niet. Voor velen is het dus helemaal niet simpel. Men heeft geen zin in verwijten, kritiek en irritaties. Onmacht, angst, agressie en onzekerheid spelen op. In Waarom is elkaar aanspreken toch zo moeilijk? leest u talloze redenen waarom het elkaar aanspreken op gedrag er niet van komt. Meer over teamontwikkeling. In Communicatie en samenwerken vindt u interventies, oefeningen en werkvormen om de samenwerking vlot te trekken en te verbeteren.
Botsende communicatiestijlen
Samenwerken is niet altijd gemakkelijk maar als de communicatiestijlen botsen wordt het echt lastig. Stress veroorzaakt vaak uitwijkgedrag. Dat uit zich bij iedere stijl anders. We onderscheiden vier stijlen. Directieven gaan drammen, expressieven gaan over tot persoonlijke aanvallen, coöperatieven zijn geneigd te sussen, beschouwers vermijden de confrontatie. Zo ontstaan er steeds meer misverstanden, onbegrip en irritaties. Hier vindt u een korte toelichting op de vier stijlen van communiceren.
Ken uzelf! Het helpt als u een realistisch beeld heeft van uw sterke en zwakke kanten. Weet u hoe de mensen om u heen uw gedrag ervaren? U hoeft het echt niet iedereen naar de zin te maken maar weet wel wat voor indruk u kennelijk maakt.
Persoonlijke communicatie: tips
Een scan van deze checklists brengt u altijd op een paar ideeën.
- Veertien tips voor uw persoonlijke communicatie
- Tien non-verbale communicatie tips
- Van feedback naar vertrouwen: tips en vuistregels
- Goed feedback geven is een kunst
Beter samenwerken: wat en hoe?
De essentie en de trend! WAT realiseren?
1. Het vermogen van de uitvoerende professionals om snel te reageren op onverwachte problemen
2. De inzet om resultaten te verbeteren en klantgerichter te werken
3. De relaties tussen teams en afdelingen verbeteren. Meer kracht door samenwerking!
HOE bereik je dat? De 4 sleutelfactoren.
1. Elkaar aanspreken op gedrag
Elkaar aanspreken op missers moet kunnen maar gebeurt het ook?
- ‘Elkaar aanspreken op missers?' 'Tja, dat doen we hier niet’. Waarom is een open aanspreekcultuur zo lastig?
- Hoe creëer je nou écht een aanspreekcultuur? Schrap de beoordelingsgesprekken en vergeet de feedbackregels!
2. Blokkerende interactiepatronen doorbreken
Als tijdens het werk blijkt dat bepaalde interactiepatronen belemmerend werken moet men dit aanpakken.
- Weg met de ongeschreven regels, deel II Hoe omgaan met blokkerend gedrag in teams.
- Veranderen van de onderstroom in teams Teams met ‘chronische kwalen’.
- Beheersen interactie-patronen onze organisaties? Vicieuze cirkels brengen verloedering, constructieve spiralen zetten organisaties in de lift.
3. Anders organiseren
Het organisatieontwerp en de manier van managen verschaffen condities voor beter communiceren en een vitaal relatie-netwerk gekenmerkt door betrokkenheid en resultaatgerichtheid. De kern is dat we een manier vinden om goede sturing te combineren met meer zelforganisatie en eigen verantwoordelijkheid. Meer informatie hierover in Organisatieontwerp en in Sturen op Verantwoordelijkheid. Anders organiseren vraagt ook een andere manier van leidinggeven. Een baas die het top-down micromanagement huldigt is daar meestal niet in geïnteresseerd. Dan zal het bestaande interactie-patroon niet gemakkelijk veranderen.
Factor 1 en 2 hangen samen. Vaak maakt het bestaande interactie patroon het 'elkaar aanspreken' zo goed als ondoenlijk. Nog erger; factor 3 'het organisatieontwerp' maakt de kans daarop soms zelfs groter.
Het onderliggende patroon van machts- en afhankelijkheidsrelaties blijkt telkens weer een basisconcept voor de verklaring van gedrag. Factor 1, 2 en 3 vormen dan één cluster. Ook factor 4 wordt erdoor beïnvloed.
4. Beter presteren is de toets
Het spreekt niet vanzelf dat alle echelons deze sleutelfactoren oppakken. Een stimulerende rol vanuit de top is doorgaans een voorwaarde. Maar zelfs dan..... Op de werkplek zien we vaak dat bestaande interactiepatronen de voortgang naar ‘beter werken’ belemmeren. ‘On the job’ is de plek om dit dan aan te pakken; soms met enige assistentie. Waarom ‘on the job’? Omdat we anders van alles leren maar op het werk verandert er niets. Belangrijk om daar vanaf het begin duidelijkheid over te scheppen! Wat is de zin van feedback en elkaar aanspreken op gedrag als de klant er niets van merkt? Betere communicatie en samenwerking zijn middelen geen doelen! In de VS is al sprake van The great training robbery. Men leert van alles. Het kost goud geld. Betere prestaties? Ho maar! Zie: Train niet in beter samenwerken, train in beter presteren.
De les is: Train niet in beter samenwerken, train in beter presteren! Blijf concreet: 'Wat doen we om onze prestaties te verbeteren?'.
Enige sturing helpt. Zet de teams aan het werk. 'Beleid omlaag, acties omhoog!' Wat is er normaler dan dat teams nagaan hoe ze een beter resultaat kunnen behalen. Is dat regulier werk of niet?
Influence & Impact | Nyenrode.
Vanuit de rol als manager vind je het uitdagend jouw expertise goed uit te dragen en een belangrijke bijdrage te leveren aan de organisatie.
Versterk je impact en eigen manier van communiceren en beïnvloeden >>
Wat te doen bij verloederde communicatie?
Verloedering als interactie-patroon
Veel van de bovenstaande inzichten en interventies gaan uit van situaties waarin mensen aanspreekbaar zijn op hun manier van communiceren. Wat als dat niet het geval is? Als er sprake is van verloederde communicatie: een houding van wantrouwen, cynisme en rancune; en gedrag van vermijden of openlijk geruzie, verwijten en intimidatie. Een organisatie kan ervan doordrenkt raken. Het wordt een dominant interactiepatroon.
In zo’n organisatie krijg je al snel met vijandigheid, woede en agressie te maken. In Verwaarloosde organisaties (3) wordt een herstelstrategie beschreven: Hoe u kunt u voorkomen dat destructieve krachten in teams de overhand krijgen? Frappante inzichten en goede voorbeelden! In Cynisme en organisatierot gaat het over een verstarde organisatie. Cynisme regeert. Men is murw. De communicatie loopt vast in wantrouwen en verwijt. Hoe komt men hieruit?
Manipuleren in plaats van communiceren
Soms raakt de samenwerking tussen personen geblokkeerd. Met name een manipulatieve stijl van communiceren kan dan de boosdoener zijn. Het blijkt vaak zeer lastig zijn om dat te doorbreken. Aanspreken op gedrag werkt niet. Integendeel; het is altijd de schuld van anderen. Blame the other’ is het meest gangbare spelletje om weg te duiken van de eigen verantwoordelijkheid en een blokkerend interactiepatroon te voeden. Het is dan zaak het manipuleren tijdig te herkennen en te doorbreken. De volgende bijdragen geven houvast.
- Manipulatief gedrag van collega’s hanteren Weg uit het web van manipulaties. Hoe het herkennen en doorbreken.
- Manipuleren op emoties Machtsspelletjes bij vergaderen en onderhandelen.
De interne communicatie strategie
Interne communicatie is voortdurend van belang. Niet alleen verticaal als eenrichtings-verkeer, maar ook horizontaal tussen de onderdelen van de organisatie tot en met de klanten. Organiseer en faciliteer de wisselwerking, interactie en dialoog horizontaal en verticaal. Een actieve rol van het leiderschap is een voorwaarde. Zodra de uitvoerende professionals het idee hebben dat de leiding niet weet wat er speelt op de werkvloer is het foute boel. Nogmaals:
"Het ligt aan de communicatie!" Tja... het zal wel. Maar wat is er eigenlijk aan de hand? "Het ligt aan de relatie!" is vaak de realiteit. Kijk naar 'de relatie' als je de communicatie wilt verbeteren. Wat speelt er? Veel afstand, weinig respect, geen aandacht, top down regelgeving & control? Dan kan je communiceren tot je een ons weegt. Het zal weinig effect hebben.
Interne communicatie en de nieuwe media
Via de nieuwe media weten collega's elkaar gemakkelijk te vinden. Contacten worden onderhouden met steeds korter wordende berichten, in steeds minder tijd, vanaf smartphones.
De democratisering van de interne communicatie
Intranet, Wiki’s, groepsblogs, e-learning, communities of practice en social bookmarking brengen een brede democratisering van het mediagebruik in organisaties met zich mee. Ook het doel waarmee die media worden aangewend verandert. De – vaak informele – interne communicatieprocessen in de context van de samenwerking laten zich niet meer voegen in strakke communicatie-keurslijven.
Is daarmee de rol van de communicatieadviseur uitgespeeld? Nee, maar die rol wordt wel anders, omdat het zwaartepunt bij de digitale interne communicatie ligt op het beter communiceren over het werk op de werkvloer. De communicatiedeskundige krijgt daarbij de taak het interactieproces ruimte te geven en te faciliteren door de goede tools in te zetten. Daarbij draait het dus om het interactieproces en niet meer om boodschappen vanuit de top of vanuit staf-organen.
Digitale tools voor interne communicatie en samenwerking
Bij micro-blogs als Yammer (een service die op Twitter lijkt waarbij je korte berichtjes kunt sturen) ligt het accent op de interne social network functie. Tegelijk kan het ook dienen als aanvulling op intra-net, biedt het ruimte voor social bookmarking en is de voortgang in projectgroepen ermee te onderhouden.
In de dagelijkse praktijk wordt er vaak onbekommerd gewerkt met wat men voorhanden heeft. WhatsApp kan dan al voldoende zijn; of Microsof met- 'Connect with your coworkers' - speciaal gericht op het interne netwerk van relaties. Als de onderlinge communicatie er maar door wordt gefaciliteerd of het nu het dagelijkse werk betreft of ter ondersteuning van projecten, innovaties, issues van klanten of verandermanagement dient. Meer zakelijke tools die verschillende functies verenigen zijn: Slack, Scrumwise, Basecamp en Podio. In Acht gouden regels voor kennismanagement 2.0 wordt betoogd dat we met de internetmedia nu ook het kennismanagement binnen organisaties terug op de kaart kunnen zetten.
Zo krijgen de tools een steeds breder toepassingsgebied. De digitale transformatie rukt op. De Covid pandemie heeft dit proces versneld. ZOOM en TEAMS zijn kind aan huis.
Meer inzichten, voorbeelden en tips
Zie ook de selectie van artikelen over de hierboven genoemde onderwerpen op deze pagina.
Wat AI gaat veranderen weten we nog niet maar we hebben al een aparte kennisbank pagina ChatGPT. De pagina over Probleemoplossing en Besluitvorming verschaft ook de nodige concrete acties om de samenwerking te verbeteren. Of is het meer een zaak van Teamontwikkeling? En hoe zit het met de Samenwerking tussen organisaties?
Auteur Prof. dr. Willem Mastenbroek, hoofdredactie ManagementSite
