05
PE

Interne communicatie en samenwerking

Hoe de interne communicatie en samenwerking verbeteren. Voorbeelden, tips, tools

Succesfactoren bij het verbeteren van de interne communicatie en samenwerking. De samenwerking in de organisatie met collega's en bazen. Wat te doen bij verloederde communicatie. De kwaliteit van de interne communicatie en concurrentiekracht. Leren reflecteren op samenwerken. Interne communicatie en de nieuwe media. De communicatiestrategie. Vaardigheden, checklists en instrumenten

Samenwerken is nauw verbonden  met beter werken. ‘Beter werken’ in de zin van minder fouten, sneller, effectiever, tevredener klanten, minder kosten. Schaarse middelen en toenemende concurrentie zijn hierbij vaak dwingende factoren. Kracht door samenwerking, nietwaar!

Jammer genoeg hebben veel inspanningen om tot een betere samenwerking te komen weinig effect. Men leert dan in sessies op de hei beter vergaderen, feedback geven & ontvangen en andere mooie zaken maar op het werk verandert er niets. Fricties tussen teams, geharrewar binnen teams, slechte communicatie in de lijn en slopende vetes tussen afdelingen drijven de transactiekosten in de onderlinge afhankelijk­heidsketens omhoog. Mens en organisatie zijn de klos.

Een organisatie is zo goed als de kwaliteit van de onderlinge communicatie en samenwerking.

Communicatie vaardigheden en samenwerken

Veranderen onze manieren van samenwerken en communiceren?

Gedrag verandert: Wat vroeger correct en deftig was doet nu formeel en houterig aan; wat vroeger stevig en ferm optreden was, krijgt nu het etiket 'macho'. Wat moeten we denken van de modegevoeligheid en de telkens weer 'nieuwe' ontwikkelingen en 'doorbraken'? Coaching, team-ontwikkeling, transactionele analyse, 'new age'-management, intuïtief management, neurolinguistic programming, one-minute management, authentieke zelfpresentatie, .........  is dit allemaal belangrijk of misschien wel allemaal onzin? Laat u niet vangen door de waan van de dag. In Communicatie en Emotie vindt u de trends die er toe doen.

Persoonlijke effectiviteit en samenwerken verbeteren, de start

De weg naar effectieve communicatie en samenwerking start met een essentieel vertrekpunt: Neem de verantwoordelijkheid voor uw eigen gedrag! Fricties en meningsverschillen doen zich voor in elke relatie. Maar “blame the other” maakt een mens alleen maar onmachtiger en gefrustreerder.

Goede samenwerking met collega's

Goed samenwerking en goede communicatie zijn twee kanten van de dezelfde munt. Enige reflectie op de samenwerking helpt. Het betreft competenties  als “Fatsoenlijke feedback kunnen geven, ophouden met defensieve reflexen, luisteren en er wat mee kunnen!” In talloze trainingen, workshops en hei-sessies worden mensen hierin bekwaamd maar dat betekent nog niet dat men op het werk hiermee aan de gang gaat.
Het lijkt zo simpel. Toch lukt het niet. Voor velen is het dus helemaal niet simpel. Men heeft geen zin in verwijten, kritiek en irritaties. Onmacht, angst, agressie en onzekerheid spelen op. In Waarom is elkaar aanspreken toch zo moeilijk? leest u talloze redenen waarom het elkaar aanspreken op gedrag er niet van komt. Meer over teamontwikkeling. In Communicatie en samenwerken vindt u interventies, oefeningen en werkvormen om de samenwerking vlot te trekken en te verbeteren.

Botsende communicatiestijlen

Samenwerken is niet altijd gemakkelijk maar als de communicatiestijlen botsen wordt het echt lastig. Stress veroorzaakt vaak uitwijkgedrag. Dat uit zich bij iedere stijl anders. We onderscheiden vier stijlen. Directieven gaan drammen, expressieven gaan over tot persoonlijke aanvallen, coöperatieven zijn geneigd te sussen, beschouwers vermijden de confrontatie. Zo ontstaan er steeds meer misverstanden, onbegrip en irritaties. Hier vindt u een korte toelichting op de vier stijlen van communiceren.

Ken uzelf! Het helpt als u een realistisch beeld heeft van uw sterke en zwakke kanten. Weet u hoe de mensen om u heen uw gedrag ervaren? U hoeft het echt niet iedereen naar de zin te maken maar weet wel wat voor indruk u kennelijk maakt.

Persoonlijke communicatie: tips

Een scan van deze checklists brengt u altijd op een paar ideeën.

Beter samenwerken: waarom?

De kwaliteit van de samenwerking is nauw verbonden met de kwaliteit van de communicatie. Immers in toenemende mate zijn belangrijke succes-factoren:
1. Het vermogen van de uitvoerende professionals om snel te reageren op onverwachte problemen
2. De inzet en initiatiefkracht om continu de resultaten te verbeteren
3. De betrokkenheid om klantgerichter te werken
4. De samenwerking binnen en tussen teams en afdelingen te verbeteren 
Ga er maat aanstaan! Al deze factoren zijn gebaat met goede onderlinge relaties en vlotte communicatie zowel verticaal als horizontaal.

De vier sleutelfactoren

1. Elkaar aanspreken op gedrag

Elkaar aanspreken op missers moet kunnen maar gebeurt het ook?

2. Blokkerende interactiepatronen doorbreken

Als tijdens het werk blijkt dat bepaalde interactiepatronen belemmerend werken moet men dit aanpakken.

3. Anders organiseren

Het organisatieontwerp en de manier van managen verschaffen condities voor beter communiceren en een vitaal relatie-netwerk gekenmerkt door betrokkenheid en resultaatgerichtheid. De kern is dat we een manier vinden om goede sturing te combineren met meer zelforganisatie en eigen verantwoordelijkheid. Meer informatie hierover in Organisatieontwerp en in Sturen op Verantwoordelijkheid. Anders organiseren vraagt ook een andere manier van leidinggeven. Een baas die het top-down micromanagement huldigt is daar soms niet in geïnteresseerd. Dan zal het bestaande interactie-patroon niet gemakkelijk veranderen.

4. Beter presteren is de toets

Het spreekt niet vanzelf dat alle echelons deze drie factoren oppakken. Een stimulerende rol vanuit de top is doorgaans een voorwaarde.  Maar zelfs dan..... Op de werkplek zien we vaak dat bestaande interactiepatronen de voortgang naar ‘beter werken’ belemmeren.  ‘On the job’ is de plek om dit dan aan te pakken; soms met enige assistentie. Waarom ‘on the job’? Omdat we anders van alles leren maar op het werk verandert er niets. Belangrijk om daar vanaf het begin duidelijkheid over te scheppen! Wat is de zin van feedback en elkaar aanspreken op gedrag als de klant er niets van merkt? Betere communicatie en samenwerking zijn middelen geen doelen! In de VS is al sprake van The great training robbery. Men leert van alles. Het kost goud geld. Betere prestaties? Ho maar!
Dat willen we niet. Zie ook de informatie over Continue resultaatverbetering.

De les is: Train niet in beter samenwerken, train in beter presteren! Blijf concreet: 'Wat doen we om de prestaties te verbeteren?'.

Enige sturing helpt. Zet de teams aan het werk. Beleid omlaag, acties omhoog. Wat is er normaler dan dat teams nagaan hoe ze een beter resultaat kunnen behalen. Is dat regulier werk of niet?

Influence & Impact | Nyenrode.
Vanuit de rol als manager vind je het uitdagend jouw expertise goed uit te dragen en een belangrijke bijdrage te leveren aan de organisatie.
Versterk je impact en eigen manier van communiceren en beïnvloeden >>

Wat te doen bij verloederde communicatie?

Verloedering als interactie-patroon

Veel van de bovenstaande inzichten en interventies gaan uit van situaties waarin mensen aanspreekbaar zijn op hun manier van communiceren. Wat als dat niet het geval is? Als er sprake is van verloederde communicatie: een houding van wantrouwen, cynisme en rancune; en gedrag van vermijden of openlijk geruzie, verwijten en intimidatie.  Een organisatie kan ervan doordrenkt raken.  Het wordt een dominant interactiepatroon.
In zo’n organisatie krijg je al snel met vijandigheid, woede en agressie te maken. In Verwaarloosde organisaties (3) wordt een herstelstrategie beschreven: Hoe u kunt u voorkomen dat destructieve krachten in teams de overhand krijgen? Frappante inzichten en goede voorbeelden! In Cynisme en organisatierot gaat het over een verstarde organisatie. Cynisme regeert. Men is murw. De communicatie loopt vast in wantrouwen en verwijt. Hoe komt men hieruit?

Manipuleren in plaats van communiceren

Soms raakt de samenwerking tussen personen geblokkeerd. Met name een manipulatieve stijl van communiceren kan dan de boosdoener zijn. Het blijkt vaak zeer lastig zijn om dat te doorbreken. Aanspreken op gedrag werkt niet. Integendeel; het is altijd de schuld van anderen. Blame the other’  is het meest gangbare spelletje om weg te duiken van de eigen verantwoordelijkheid en een blokkerend interactiepatroon te voeden. Het is dan zaak het manipuleren tijdig te herkennen en te doorbreken. De volgende bijdragen geven houvast.

De interne communicatie strategie

Interne communicatie is voortdurend van belang. Niet alleen als eenrichtings-verkeer, maar ook als wisselwerking: horizontaal tussen de onderdelen van de organisatie tot en met de klanten. Organiseer en faciliteer de wisselwerking, interactie en dialoog met en tussen de verschillende niveaus. Een actieve rol van het leiderschap is een voorwaarde. Zodra de uitvoerende professionals het idee hebben dat de leiding niet weet wat er speelt op de werkvloer is het foute boel. Nogmaals:

"Het ligt aan de communicatie!"  Tja...  "Het ligt aan de relatie!" is vaak de realiteit. Kijk naar 'de relatie' als je de communicatie wilt verbeteren. Wat speelt er? Veel afstand, weinig respect, niet op de hoogte, geen aandacht, top down regelgeving & control? Tja... Dan kan je communiceren tot je een ons weegt. Het zal weinig effect hebben.

Interne communicatie en de nieuwe media

Via de nieuwe media weten collega's elkaar gemakkelijk te vinden. Steeds meer contacten worden onderhouden met steeds korter wordende berichten, in steeds minder tijd, vanaf smartphones.

De democratisering van de interne communicatie

Intranet, Wiki’s, groepsblogs, e-learining, communities of practice en social bookmarking brengen een brede democratisering van het mediagebruik in organisaties met zich mee. Ook het doel waarmee die media worden aangewend verandert.  De – vaak informele – interne communicatieprocessen in de context van de samenwerking laten zich niet meer voegen in strakke communicatie-keurslijven.

Is daarmee de rol van de communicatieadviseur uitgespeeld? Nee, maar die rol wordt wel anders, omdat het zwaartepunt bij de digitale interne communicatie ligt op het beter communiceren over  het werk op de werkvloer . De communicatiedeskundige krijgt daarbij de taak het interactieproces ruimte te geven en te faciliteren door de goede tools in te zetten. Daarbij draait het dus om het interactieproces en niet meer om boodschappen vanuit de top of vanuit staforganen.

Digitale tools voor interne communicatie en samenwerking

Bij micro-blogs als Yammer (een service die op Twitter lijkt waarbij je korte berichtjes kunt sturen) ligt het accent op de interne social network functie. Tegelijk kan het ook dienen als aanvulling op intra-net, biedt het ruimte voor social bookmarking en is de voortgang in projectgroepen ermee te onderhouden.

In de dagelijkse praktijk wordt er vaak onbekommerd gewerkt met wat men voorhanden heeft. WhatsApp kan dan al voldoende zijn; of Yammer - 'Connect with your coworkers' - speciaal gericht op het interne netwerk van relaties.Als de onderlinge communicatie er maar door wordt gefaciliteerd of het nu het dagelijkse werk betreft of ter ondersteuning van projecten, innovaties, issues van klanten of verandermanagement dient. Meer zakelijke tools die verschillende functies verenigen zijn: Kaiwa, Slack, Scrumwise, Basecamp en Podio. In Acht gouden regels voor kennismanagement 2.0 wordt betoogd dat we met de internetmedia nu ook het kennismanagement binnen organisaties terug op de kaart kunnen zetten.

Zo krijgen de tools een steeds breder toepassingsgebied. De digitale transformatie rukt op. De recente Covid pandemie heeft dit proces  versneld. ZOOM en Teams zijn kind aan huis.

Trending

fruit
Cover stories · Boeken
Interne communicatie en samenwerking

Vruchtbare samenwerking tussen teams bevorderen

“Maar het gaat toch prima? Waarom doen we dan dit traject?”
Annemieke Figee
32763
1
aanspreken
Cover stories
Interne communicatie en samenwerking

Hoe creëer je nou écht een aanspreekcultuur?

Schrap de beoordelingsgesprekken en vergeet de feedbackregels!
Gytha Heins
38755
12
collega
Cover stories · Cases
Team ontwikkeling

Angst in míjn organisatie? Welnee!

Waarom is angst zo moeilijk grijpbaar? Hoe maak je het zichtbaar? En dan?
Inge Mink
27963
7
conflict
Cover stories · Cases
Conflicthantering / Mediation

Conflict als bron van verandering

Door middel van 'Blamefree Onderzoeken': van conflict naar nieuwe antwoorden.
Shirine Moerkerken
19655
6
feeback3
Cover stories
Scholing en werk

Train niet in beter samenwerken, train in beter presteren

Hoed u voor 'The Great Training Robbery'! Beter presteren trekt de samenwerking mee
Willem Mastenbroek
28638
14
MargrietfotoI2
Cover stories · Boeken · Interviews
Gedragsverandering

Ontwikkel de vaardigheden om succesvol te zijn in de nieuwe wereld

In gesprek met Margriet Sitskoorn over onze controle over denken en doen
Mirjam Hulsebos
25096
0
360-blind-spot
Columns
Interne communicatie en samenwerking

Blinde vlek bij communicatieprofessionals en verandermanagers?

Aandacht voor externe communicatie bij veranderingen levert winst op
Serge Zom
3998
0
De dwang naar een aanspreekcultuur. Drie lessen voor de toekomst.
Columns
Gedragsverandering

De dwang naar een aanspreekcultuur

Versus de krachten van vrijblijvendheid en verhuftering
Willem Mastenbroek
28887
5
Handvatten om uw zelfkennis te vergroten
Cover stories
Professionalisering

Leer uzelf kennen!

De vier mechanismen die uw zelfkennis blokkeren
Hella Petit
30445
5
Communicatie en samenwerken - Interventies voor beter werken en samenwerken
Cover stories
Interne communicatie en samenwerking

Communicatie en samenwerken

Interventies voor beter werken en samenwerken
Willem Mastenbroek
103312
3

Tips & Tricks

Oud-jong
Cover stories · Cases
Leidinggeven

Het patroon van 'oude garde versus jonge garde': drie tips

Hoe je als leidinggevende ongewenst gedrag in stand houdt en zelfs versterkt
Annemieke Figee
42320
9
8baan
Cover stories
Probleemoplossing en besluitvorming

Besluitvorming in organisaties. Wat is de trend?

Succes- en faalfactoren, trends en oplossingen
Actueel MNGMNTST
24853
8
slang
Columns
Sales / Verkopen

Relatie-therapie voor marketing en sales

Stap voor stap van 'blame game' naar samenwerking
mike hoogveld
6521
0
Communicatie en samenwerken - Interventies voor beter werken en samenwerken
Columns
Sociale vaardigheden

Vijf aandachtspunten voor verbindende communicatie

Elkaar echt verstaan? Het is de communicatie én de relatie!
Rijk Binnekamp
28711
3
body-talk
Columns
Presentatie

De logica van lichaamstaal

Eén kans voor een eerste indruk. Met een gouden tip!
Rijk Binnekamp
28490
2

Auteurs die meeschrijven aan Interne communicatie en samenwerking

Zie alle