Essentie
Samenwerken is nauw verbonden met beter werken. ‘Beter werken’ in de zin van minder fouten, sneller, effectiever, tevredener klanten, minder kosten. Schaarse middelen en toenemende concurrentie zijn hierbij vaak dwingende factoren. Kracht door samenwerking, nietwaar!
Jammer genoeg hebben veel inspanningen om tot een betere samenwerking te komen weinig effect. Men leert dan in sessies op de hei beter vergaderen, feedback geven & ontvangen en andere mooie zaken maar op het werk verandert er niets. Fricties tussen teams, geharrewar binnen teams, slechte communicatie in de lijn en slopende vetes tussen afdelingen drijven de transactiekosten in de onderlinge afhankelijkheidsketens omhoog. Mens en organisatie zijn de klos.
Een organisatie is zo goed als de kwaliteit van de onderlinge communicatie en samenwerking.
Communicatie vaardigheden en samenwerken
Veranderen onze manieren van samenwerken en communiceren?
Gedrag verandert: Wat vroeger correct en deftig was doet nu formeel en houterig aan; wat vroeger stevig en ferm optreden was, krijgt nu het etiket 'macho'. Wat moeten we denken van de modegevoeligheid en de telkens weer 'nieuwe' ontwikkelingen en 'doorbraken'? Coaching, team-ontwikkeling, transactionele analyse, 'new age'-management, intuïtief management, neurolinguistic programming, one-minute management, authentieke zelfpresentatie, ......... is dit allemaal belangrijk of misschien wel allemaal onzin? Laat u niet vangen door de waan van de dag. In Communicatie en Emotie vindt u de trends die er toe doen.
Persoonlijke effectiviteit en samenwerken verbeteren, de start
De weg naar effectieve communicatie en samenwerking start met een essentieel vertrekpunt: Neem de verantwoordelijkheid voor uw eigen gedrag! Fricties en meningsverschillen doen zich voor in elke relatie. Maar “blame the other” maakt een mens alleen maar onmachtiger en gefrustreerder.
Goede samenwerking met collega's
Goed samenwerking en goede communicatie zijn twee kanten van de dezelfde munt. Enige reflectie op de samenwerking helpt. Het betreft competenties als “Fatsoenlijke feedback kunnen geven, ophouden met defensieve reflexen, luisteren en er wat mee kunnen!” In talloze trainingen, workshops en hei-sessies worden mensen hierin bekwaamd maar dat betekent nog niet dat men op het werk hiermee aan de gang gaat.
Het lijkt zo simpel. Toch lukt het niet. Voor velen is het dus helemaal niet simpel. Men heeft geen zin in verwijten, kritiek en irritaties. Onmacht, angst, agressie en onzekerheid spelen op. In Waarom is elkaar aanspreken toch zo moeilijk? leest u talloze redenen waarom het elkaar aanspreken op gedrag er niet van komt. Meer over teamontwikkeling. In Communicatie en samenwerken vindt u interventies, oefeningen en werkvormen om de samenwerking vlot te trekken en te verbeteren.
Botsende communicatiestijlen
Samenwerken is niet altijd gemakkelijk maar als de communicatiestijlen botsen wordt het echt lastig. Stress veroorzaakt vaak uitwijkgedrag. Dat uit zich bij iedere stijl anders. We onderscheiden vier stijlen. Directieven gaan drammen, expressieven gaan over tot persoonlijke aanvallen, coöperatieven zijn geneigd te sussen, beschouwers vermijden de confrontatie. Zo ontstaan er steeds meer misverstanden, onbegrip en irritaties. Hier vindt u een korte toelichting op de vier stijlen van communiceren.
Ken uzelf! Het helpt als u een realistisch beeld heeft van uw sterke en zwakke kanten. Weet u hoe de mensen om u heen uw gedrag ervaren? U hoeft het echt niet iedereen naar de zin te maken maar weet wel wat voor indruk u kennelijk maakt.
Persoonlijke communicatie: tips
Een scan van deze checklists brengt u altijd op een paar ideeën.
- Veertien tips voor uw persoonlijke communicatie
- Tien non-verbale communicatie tips
- Van feedback naar vertrouwen: tips en vuistregels
- Goed feedback geven is een kunst
Beter samenwerken: waarom?
De kwaliteit van de samenwerking is nauw verbonden met de kwaliteit van de communicatie. Immers in toenemende mate zijn belangrijke succes-factoren:
1. Het vermogen van de uitvoerende professionals om snel te reageren op onverwachte problemen
2. De inzet en initiatiefkracht om continu de resultaten te verbeteren
3. De betrokkenheid om klantgerichter te werken
4. De samenwerking binnen en tussen teams en afdelingen te verbeteren
Ga er maat aanstaan! Al deze factoren zijn gebaat met goede onderlinge relaties en vlotte communicatie zowel verticaal als horizontaal.
Beter samenwerken in 1A4tje
De vier sleutelfactoren
1. Elkaar aanspreken op gedrag
Elkaar aanspreken op missers moet kunnen maar gebeurt het ook?
- ‘Elkaar aanspreken op missers?' 'Tja, dat doen we hier niet’. Waarom is een open aanspreekcultuur zo lastig?
- Hoe creëer je nou écht een aanspreekcultuur? Schrap de beoordelingsgesprekken en vergeet de feedbackregels!
2. Blokkerende interactiepatronen doorbreken
Als tijdens het werk blijkt dat bepaalde interactiepatronen belemmerend werken moet men dit aanpakken.
- Weg met de ongeschreven regels, deel II Hoe omgaan met blokkerend gedrag in teams.
- Veranderen van de onderstroom in teams Teams met ‘chronische kwalen’.
- Beheersen interactie-patronen onze organisaties? Vicieuze cirkels brengen verloedering, constructieve spiralen zetten organisaties in de lift.
3. Anders organiseren
Het organisatieontwerp en de manier van managen verschaffen condities voor beter communiceren en een vitaal relatie-netwerk gekenmerkt door betrokkenheid en resultaatgerichtheid. De kern is dat we een manier vinden om goede sturing te combineren met meer zelforganisatie en eigen verantwoordelijkheid. Meer informatie hierover in Organisatieontwerp en in Sturen op Verantwoordelijkheid. Anders organiseren vraagt ook een andere manier van leidinggeven. Een baas die het top-down micromanagement huldigt is daar soms niet in geïnteresseerd. Dan zal het bestaande interactie-patroon niet gemakkelijk veranderen.
4. Beter presteren is de toets
Het spreekt niet vanzelf dat alle echelons deze drie factoren oppakken. Een stimulerende rol vanuit de top is doorgaans een voorwaarde. Maar zelfs dan..... Op de werkplek zien we vaak dat bestaande interactiepatronen de voortgang naar ‘beter werken’ belemmeren. ‘On the job’ is de plek om dit dan aan te pakken; soms met enige assistentie. Waarom ‘on the job’? Omdat we anders van alles leren maar op het werk verandert er niets. Belangrijk om daar vanaf het begin duidelijkheid over te scheppen! Wat is de zin van feedback en elkaar aanspreken op gedrag als de klant er niets van merkt? Betere communicatie en samenwerking zijn middelen geen doelen! In de VS is al sprake van The great training robbery. Men leert van alles. Het kost goud geld. Betere prestaties? Ho maar!
Dat willen we niet. Zie ook de informatie over Continue resultaatverbetering.
De les is: Train niet in beter samenwerken, train in beter presteren! Blijf concreet: 'Wat doen we om de prestaties te verbeteren?'.
Enige sturing helpt. Zet de teams aan het werk. Beleid omlaag, acties omhoog. Wat is er normaler dan dat teams nagaan hoe ze een beter resultaat kunnen behalen. Is dat regulier werk of niet? Zie Trends Opleiding en Training.
Wat te doen bij verloederde communicatie?
Verloedering als interactie-patroon
Veel van de bovenstaande inzichten en interventies gaan uit van situaties waarin mensen aanspreekbaar zijn op hun manier van communiceren. Wat als dat niet het geval is? Als er sprake is van verloederde communicatie: een houding van wantrouwen, cynisme en rancune; en gedrag van vermijden of openlijk geruzie, verwijten en intimidatie. Een organisatie kan ervan doordrenkt raken. Het wordt een dominant interactiepatroon.
In zo’n organisatie krijg je al snel met vijandigheid, woede en agressie te maken. In Verwaarloosde organisaties (3) wordt een herstelstrategie beschreven: Hoe u kunt u voorkomen dat destructieve krachten in teams de overhand krijgen? Frappante inzichten en goede voorbeelden! In Cynisme en organisatierot gaat het over een verstarde organisatie. Cynisme regeert. Men is murw. De communicatie loopt vast in wantrouwen en verwijt. Hoe komt men hieruit?
Manipuleren in plaats van communiceren
Soms raakt de samenwerking tussen personen geblokkeerd. Met name een manipulatieve stijl van communiceren kan dan de boosdoener zijn. Het blijkt vaak zeer lastig zijn om dat te doorbreken. Aanspreken op gedrag werkt niet. Integendeel; het is altijd de schuld van anderen. Blame the other’ is het meest gangbare spelletje om weg te duiken van de eigen verantwoordelijkheid en een blokkerend interactiepatroon te voeden. Het is dan zaak het manipuleren tijdig te herkennen en te doorbreken. De volgende bijdragen geven houvast.
- Manipulatief gedrag van collega’s hanteren Weg uit het web van manipulaties. Hoe het herkennen en doorbreken.
- Manipuleren op emoties Machtsspelletjes bij vergaderen en onderhandelen.
De interne communicatie strategie
Interne communicatie is voortdurend van belang. Niet alleen als eenrichtings-verkeer, maar ook als wisselwerking: horizontaal tussen de onderdelen van de organisatie tot en met de klanten. Organiseer en faciliteer de wisselwerking, interactie en dialoog met en tussen de verschillende niveaus. Een actieve rol van het leiderschap is een voorwaarde. Zodra de uitvoerende professionals het idee hebben dat de leiding niet weet wat er speelt op de werkvloer is het foute boel. Nogmaals:
"Het ligt aan de communicatie!" Tja... "Het ligt aan de relatie!" is vaak de realiteit. Kijk naar 'de relatie' als je de communicatie wilt verbeteren. Wat speelt er? Veel afstand, weinig respect, niet op de hoogte, geen aandacht, top down regelgeving & control? Tja... Dan kan je communiceren tot je een ons weegt. Het zal weinig effect hebben.
Interne communicatie en de nieuwe media
Via de nieuwe media weten collega's elkaar gemakkelijk te vinden. Steeds meer contacten worden onderhouden met steeds korter wordende berichten, in steeds minder tijd, vanaf smartphones.
De democratisering van de interne communicatie
Intranet, Wiki’s, groepsblogs, e-learining, communities of practice en social bookmarking brengen een brede democratisering van het mediagebruik in organisaties met zich mee. Ook het doel waarmee die media worden aangewend verandert. De – vaak informele – interne communicatieprocessen in de context van de samenwerking laten zich niet meer voegen in strakke communicatie-keurslijven.
Is daarmee de rol van de communicatieadviseur uitgespeeld? Nee, maar die rol wordt wel anders, omdat het zwaartepunt bij de digitale interne communicatie ligt op het beter communiceren over het werk op de werkvloer . De communicatiedeskundige krijgt daarbij de taak het interactieproces ruimte te geven en te faciliteren door de goede tools in te zetten. Daarbij draait het dus om het interactieproces en niet meer om boodschappen vanuit de top of vanuit staforganen.
Digitale tools voor interne communicatie en samenwerking
Bij micro-blogs als Yammer (een service die op Twitter lijkt waarbij je korte berichtjes kunt sturen) ligt het accent op de interne social network functie. Tegelijk kan het ook dienen als aanvulling op intra-net, biedt het ruimte voor social bookmarking en is de voortgang in projectgroepen ermee te onderhouden.
In de dagelijkse praktijk wordt er vaak onbekommerd gewerkt met wat men voorhanden heeft. WhatsApp kan dan al voldoende zijn; of Yammer - 'Connect with your coworkers' - speciaal gericht op het interne netwerk van relaties.Als de onderlinge communicatie er maar door wordt gefaciliteerd of het nu het dagelijkse werk betreft of ter ondersteuning van projecten, innovaties, issues van klanten of verandermanagement dient. Meer zakelijke tools die verschillende functies verenigen zijn: Kaiwa, Slack, Scrumwise, Basecamp en Podio. In Acht gouden regels voor kennismanagement 2.0 wordt betoogd dat we met de internetmedia nu ook het kennismanagement binnen organisaties terug op de kaart kunnen zetten.
Zo krijgen de tools een steeds breder toepassingsgebied. De digitale transformatie rukt op. De recente Covid pandemie heeft dit proces versneld. ZOOM en Teams zijn kind aan huis.
De grens tussen interne en externe communicatie verdampt
Communicatie-professionals werken aan het imago van de onderneming: de buitenkant. Maar een sterk imago berust op een sterke identiteit. En identiteit komt van binnen! Je raakt dan aan de organisatie-cultuur en die is niet zo gemakkelijk te veranderen. Een sterke organisatie-cultuur geeft kracht; communicatie begint niet aan de buitenkant, maar aan de binnenkant van de onderneming. Buiten een boodschap brengen die binnen niet wordt gedragen, dat gaat wringen.” Bron.
De grens tussen in- en externe communicatie verdampt. Alles komt eerder naar buiten. Achterblijvende prestaties van het management, kwaliteitsproblemen en wangedrag zullen niet verdwijnen maar zijn steeds moeilijker te verbergen.
- Glassdoor: u bent uw virtuele reputatie Nu ook de managers van alle organisaties in NL aan de beurt. Wat zijn de gevolgen?
Een belangrijke succesfactor is een inspirerend doelstelling, missie, visie of kernwaarde. Maar ook dan blijkt de kwaliteit van de relaties verticaal en horizontaal doorslaggevend. De geloofwaardigheid van de leiding en het vermogen om elkaar erop aan te spreken zijn bepalend.
- Missie, visie, kernwaarden: de trends De trend is 'Right on target!' De aanpak bestaat uit 4 punten. Het belangrijkste is...
Zie ook zie de kennisbankpagina's Missie & Visie en Kernwaarden.
De nieuwe media dwingen tot meer externe communicatie
Het participeren in online netwerken is zeker voor kenniswerkers een must. Het is de manier om kennis en ervaring naar binnen te halen. Om de interne communicatie op niveau te houden moet men met de buitenwereld meedoen. En vice versa. Niet meedoen, strakke regulering .… het keert zich tegen de organisaties die dit willen afdwingen. “The medium is the message!” Dat wil zeggen: Doe mee op een manier die bij het medium past of ga ten onder!
Maar dan. Wat is 'de manier'? Een ding is zeker: Afschermen werkt niet meer. De tijd van ‘Wat binnen is, blijft binnen, wat niet weet wat niet deert.’ is voorbij. Zie Transparantie noodzaakt tot verandering.
De rol van de communicatie-professional verschuift naar het regisseren, monitoren, faciliteren en assisteren van de manier waarop de organisatie i.c. de medewerkers omgaan met de nieuwe media.
Communicatie en Samenwerking: inzichten, tips & tricks
De ervaringen en inzichten in de selectie van de redactie alsmede 'de tips & tricks' nodigen u uit om nog wat dieper te graven in de mogelijkheden om communicatie en samenwerking te verbeteren. Zie ook de kennisbank-pagina's over Diversiteit en Organisatiecultuur. Tevens vindt u op elke kennisbank-pagina de drie meest recente bijdragen over het betreffende onderwerp.