Botsende communicatiestijlen

Samenwerken onder stressvolle omstandigheden valt meestal niet mee, maar als de communicatiestijlen  botsen is het helemaal lastig. Stress veroorzaakt vaak uitwijkgedrag. Dat uit zich bij iedere stijl anders. We onderscheiden hier vier stijlen. Directieven gaan drammen, expressieven gaan over tot persoonlijke aanvallen, coöperatieven zijn geneigd te sussen, beschouwers vermijden de confrontatie. Zo ontstaan er steeds meer misverstanden, onbegrip en irritaties. Hier volgt een korte toelichting op de vier stijlen van communiceren:

1. Directief:
   Zakelijk en resultaatgericht, besluitvaardig en confronterend, maar weinig empatisch.
2. Expressief:
   Intuïtief, emotioneel, inspirerend en openhartig; initiatiefrijk, met een sterke behoefte om ideeën te delen; dol op applaus en erkenning.
3. Coöperatief:
   Rustig en vriendelijk, geneigd tot samenwerking en het zoeken van draagvlak; geïnteresseerd in de mening van de ander; empatisch en behulpzaam.
4. Beschouwend:
   Weloverwogen, rationeel en beheerst; risicomijdend, systematisch en gedisciplineerd; grondig en voorzichtig.

Open communicatie

De verschillende stijlen kunnen nogal met elkaar botsen. Dat heeft te maken met de mate waarin ze ruimte geven of ruimte nemen en met de mate van openheid over gevoelens. Om ondanks de ‘tegenstellingen'  goed met elkaar te communiceren is - naast inzicht in de stijl van jezelf en de ander - communicatieve wendbaarheid van belang. Anders gezegd: als je de ander wilt begrijpen, moet je als het ware naar hem toe te bewegen.

Een van de manieren om dat te bereiken is door de juiste vragen te stellen. Wie dat kan, is in staat tot de kern van het probleem door te dringen en opent de deur naar een oprechte en zinvolle discussie.  Het gaat erom de juiste informatie los te krijgen.

1. Wees nieuwsgierig
   Helaas denken sommigen nog steeds dat het eerste en het laatste woord hebben een teken van macht is. Het omgekeerde is echter vaak waar. Wie niet luistert naar de ander, krijgt nooit de benodigde informatie boven tafel. Nieuwsgierigheid is essentieel om de juiste vragen te stellen.
2. Stel open vragen
   Geef mensen de kans om niet alleen te vertellen wat er gebeurd is maar ook wat ze ervan denken. Open vragen voorkomen dat u oordeelt op basis van aannames en kunnen bovendien tot verrassende antwoorden leiden. Stel daarom vragen die beginnen met ‘wat’, ‘hoe’, en ‘waarom’.
3. Wees betrokken
   Laat zien dat u interesse hebt in de antwoorden. Laat dit merken middels uw gezichtsuitdrukking en lichaamstaal. Dit wekt vertrouwen en vergroot de kans dat u de echt belangrijke informatie te horen krijgt. Mensen nemen u alleen in vertrouwen als u  belangstelling toont.
4. Vraag door
   Veel managers gaan er ten onrechte van uit dat alles wel goed zal zijn als ze geen slecht nieuws te horen krijgen. Fout! Dit kan er net zo goed op wijzen dat mensen bang zijn om iets anders dan goed nieuws te melden. Heeft u het vermoeden dat u slechts een topje van de ijsberg te horen krijgt, vraag dan naar details. Zorg dat u het hele verhaal boven tafel krijgt.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron. (Bron: Waarom begrijp je me niet? door Brigitte Heldeweg, Gert van Grunsven en Manon Désar en ManagersOnline door John Baldoni uit Harvard Business Review.)