Er zijn hele discussies over wat ‘kennis’ is, en hoe dat verschilt van ‘informatie’ en ‘data’. De les is zoek de eenvoud en verbind kennismanagement rechtstreeks met verbetering van resultaten.
Wat is kennismanagement
Wat is de betekenis van kennismanagement? In welke vorm speelt het in organisaties?
Belangrijke vragen
- “Wat gebeurt er met de kennis van mijn vakmensen als zij de organisatie verlaten?”
- “Hoe zorg ik dat kennis- en communicatieprocessen ten dienste staan van mijn business resultaten?”
- “Hoe voorkom ik dat keer op keer door verschillende mensen in mijn organisatie dezelfde fouten worden gemaakt?”
- “Wat moet ik doen om echte verbeteringen teweeg te brengen in mijn organisatie?”
Advies: Ken uw probleem, beken kleur.
Hoe kennismanagement realiseren
De aanpak is verbonden met het soort probleem en de vraag die u wilt oplossen.
Verschillende manieren: durf kleur te bekennen
Zie: Durf kleur te bekennen.
- Grote organisaties beginnen vaak met blauw en geel en hebben dit vaak redelijk op orde.
- Blauw is effectief wanneer medewerkers complete rapporten/oplossingen hergebruiken. Blauw is echter ook duur door investering in systemen.
- Een blauw/geel combinatie is goed voor standaardisatie, procedures, en ‘top-down’ kennisoverdracht van managers naar vakmensen. Geel kan voor medewerkers aanvoelen als een harnas.
- Rood is goed voor leren en interactie tussen vakmensen, tussen projecten, en afdelingen en voor het (gezamenlijk) oplossen van complexe problemen, waar de (impliciete) context er toe doet. Te veel rood doet echter denken aan een sociale werkplaats.
- Rood en groen zijn goed voor ‘horizontale’ kennisuitwisseling.
- Groen is goed voor het ontstaan van nieuwe kennis en voor verandering op gang te brengen. Daarna is vaak een andere kleur nodig; enkel groen lijkt een stuurloze verandering.
Tools en modellen
Sturen op kennis is een continue taak van de manager. Kennisgaten of ontbrekende essentiële kennis kan ertoe leiden dat een organisatie niet overleeft. Daarbij moet er ook nog eens geanticipeerd worden op ontwikkelingen als vergrijzing of een nieuwe missie en doelstellingen. Een manager wil weten of de boel onder controle is, of dat bijsturing noodzakelijk is. Met De Kenniskaart als hulpmiddel krijgt u daadwerkelijk enige grip op de kennis in uw organisatie en kunt u gericht sturen.
Kennismanagement leeft!
Kennismanagement is door een gebrek aan populariteit natuurlijk niet weg. Neem het voorbeeld van de bank die dankzij de expertise van twee medewerkers een marktaandeel van meer dan 50 procent in een bepaalde niche had opgebouwd. Zelfs toen één expert vertrok, ondernam de leiding niets. Nu is ook de tweede deskundige vertrokken en het marktaandeel ingestort.
Slimme organisaties benaderen het wegvloeien van kennis als een ‘normaal probleem’. Die gaan na welke kennis belangrijk is voor de organisatie en welke niet.
Kennismanagement systemen
Kennismanagement hoeft niet per se gepaard te gaan met ingewikkeld informatiesystemen. Juist niet! Het is niet een kwestie van systemen maar van menselijke interactie: overdracht, leren, experimenteren en ontwikkelen. Dat betekent een kwestie van gezond verstand. Een taak voor de lijnorganisatie. Kennismanagement is mensenwerk. Zoek de eenvoud! Veel systemen zijn zo complex dat ze vakmanschap en professioneel handelen eerder ondermijnen dan ondersteunen. Ondertussen wacht de klant. Het beperken en vereenvoudigen van dergelijke systemen tot de essentie die echt nodig is voor professioneel handelen is een vorm van kennismanagement die nog maar zelden wordt ingezet. Een nog betere route is vaak het systeem te dumpen. Dat is ook kennismanagement.
Verbind kennismanagement met resultaatverbetering
Hooggespannen verwachtingen rondom kennismanagement worden vaak niet ingelost omdat men vanuit een verkeerde insteek begint.
Kennis proberen te managen is een verkeerd doel en verzandt in nutteloos gehannes en verspilde moeite. Kennis ontwikkelen en delen komt tot stand als een concreet probleem wordt aangepakt. Professioneel handelen en vakmanschap zijn niet goed te borgen met systemen. Dat gebeurt door menselijke interactie.
De focus moet niet gericht zijn op het willen managen van kennis maar op het oplossen van ‘business’ ambities en knelpunten.
Organisaties die wel de ruimte vinden om kennis te managen zonder directe verbinding aan een ‘business’ ambitie of concreet knelpunt worden vaak gekenmerkt door een zekere overcapaciteit.
Kennismanagement: modellen, theorie en ervaringen
Voor meer theorie, modellen, inzichten en ervaringen m.b.t. kennismanagement zie de selectie van de redactie en de artikelen op deze pagina.
