01
B

Bureaucratie

Zijn regelzucht en systeemdwang nog terug te dringen? Hoe de bureaucratie aanpakken.

De regelgeving versterkt zichzelf, slaat door en werkt destructief. Wat is de verklaring v.d. voortgaande regelgeving? Hoe werkt de dynamiek van regeldruk en systeemdwang? Wat zijn de effecten Bureaucratie is gekenmerkt door voortgaande regelgeving en systeemdwang. Hoe de bureaucratie in organisaties aanpakken: zeven manieren. Voorbeelden, tips, valkuilen en succesfactoren.

Bureaucratie: dolgedraaid en zichzelf versterkend

Kenmerken

Bureaucratie is gekenmerkt door voortgaande regelgeving en systeemdwang. Mensen balen van de regeldruk en systeemzucht. Toch nemen de regels en protocollen alleen maar toe. Hoe kan dat? Hoe meer regels hoe groter de kans op missers en overtredingen. Dús de regels aanscherpen en verrijken met nieuwe regels om de leemtes te regelen. Een ijzeren logica!

Aldus verwordt regelgeving tot een zichzelf voedend monster.

Effecten

Vooral de bureaucratie in de zorg leidt tot wanhoop en tijdverspilling. De mensen worden gek van de ‘afvinklijstjes’. Maar ook andere sectoren lijden onder protocollen, kwaliteitscriteria en inspectie-regels. In het bedrijfsleven is er eenzelfde tendens.

Wetgeving wordt vertaald in interne regelgeving en controles. HR en Finance komen met systemen voor beoordelen, opleiden en 'performance'. Stafdelingen zijn druk met het coördineren en bijhouden van alles en nog wat. De overhead neemt toe. De professionals in de uitvoering klagen steen en been.

Hoe bureaucratie terugdringen, 7 manieren

Hoe de bureaucratie verminderen? Zeven manieren om de bureaucratisering aan te pakken:

Leve de paarse Krokodil

Ongetwijfeld kan de bureaucratie teruggedrongen worden door het realistische besef dat vervolmaking van het regelsysteem contraproductief uitwerkt. Perfectionisme is de motor van steeds meer regels die niet werken. De wirwar van regels moet vervangen worden door de nieuwe regel ‘Breek de regels’. Zo kwam Paul Verburgt, in zijn tijd als directeur bij ArboNed, met de regel 'Iedere medewerker die te maken krijgt met een regel die hij niet nodig vindt, kaart dit aan bij de leiding.' Dit werkte goed. Een berg aan regels verdween. De managers en staven die toch regels wilden opstellen, vertrokken. ArboNed functioneerde beter dan ooit!

Reduceer de overhead

Maak eenvoud en transparantie leidend

Van regels naar principes en missie

Beperk de regels tot de essentie, vang de essentie in slechts enkele basisprincipes, uitgangspunten of kernwaarden. Het gaat om de achterliggende bedoeling van het werk.

Zie: Van rule-based naar principle-based en Minder regels meer missie.

Bestuurlijke wijsheid en protest

Jammer genoeg moeten we constateren dat de debureaucratisering moeizaam gaat. Zo moeizaam dat een stevige ingreep onvermijdelijk lijkt.

Zolang de regelgevers wegkomen met een hooguit wat mokkende houding van de regelontvangers zal er niet veel veranderen. De regelontvangers zullen hun stem moeten verheffen. Het protest van 'Ja-zeggen' en 'Nee-doen' werkt niet. Zich laten horen en enige bestuurlijke wijsheid zijn geboden. Dit klinkt niet ingewikkeld maar dat is het wel want het vereist een andere houding en mentaliteit van de werkvloer tot en met de top.

Uiteraard ligt hier een grote verantwoordelijkheid voor bestuurders. Zijn ze actief in het bestrijden van het geregel en de systeemdruk? Als bestuurders er niet voor openstaan hoeft dat nog niet te betekenen dat de professionals in de uitvoering er het bijltje bij neerleggen:

Van Regels naar Verantwoordelijkheid

Beseffen bestuurders dat cynisme en onverschilligheid door regeldwang versterkt worden. Weten ze van het belang van de menselijke maat en het stimuleren van zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid?

Soms is dit besef er overduidelijk en maken bestuurders ruim baan voor 'De blauwe krokodil'.  Een stap verder voert hen van het Sturen op Regels naar het Sturen op Verantwoordelijkheid.

  • Cultuurverandering vanuit de bedoeling. Casus: beweging creëren in een gemeentelijke organisatie.  Twee citaten uit deze casus “Als je merkt dat een regel in de uitvoering niet helpt, dan moet je er soms even omheen stappen.” en "In een open proces kleur je soms buiten de lijntjes. Als je begrijpt wat de burger beweegt, kun je sneller samen tot oplossingen komen.”

Anders organiseren

Complexiteit nodigt uit tot regeldruk. Eenvoud dwingt tot andere manieren van organiseren. Het betreft doorgaans vormen die ook veel meer ruimte bieden voor de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers.

Meer voorbeelden op onze pagina’s Zelforganisatie, Netwerkorganisatie en Organisatieontwerp.

Meer inzichten, tips en trends

Zie de artikelen en links op deze pagina. Meer tips en inspiratie bij Complexiteit versus Eenvoud.  De 'complexiteit' wordt soms gebruikt als excuus voor fijnmazige regelgeving. Dit is vaak kletskoek. Met controle-drift en systeem=dwang kan je alles complex maken. Het is zo complex… Ammehoela.

Selectie van de Redactie

overheid
Cover stories
Overheid

De DOOMLOOP van falende uitvoering van publieke organisaties

Falende uitvoering, hoe de dynamiek van de DOOMLOOP doorbreken?
Willem Mastenbroek
39077
3
DOOMED
Cover stories
De Menselijke maat

De dolgedraaide ‘DOOMLOOP’ van regeldwang & bureaucratie

Veel publieke diensten kraken van de problemen in de uitvoering. Hoe aanpakken?
Willem Mastenbroek
33064
13
Stop de bureaucratie in de wijkzorg!
Cover stories · Cases · Interviews
Sturen op verantwoordelijkheid

Weg met de bureaucratie in de wijkzorg (deel 3)

Interview met Maarten van Rixtel, bestuurder Sensire
Cris Zomerdijk
33731
6
Zet het vakmanschap weer centraal! - A desk is the most dangerous place from which to view the world
Columns
Innovatief organiseren

Zet het vakmanschap weer centraal!

A desk is the most dangerous place from which to view the world
Dirk-Jan de Bruijn
4473
2
Buurtzorg Nederland: ‘back to basics’ - Interview met directeur Buurtzorg Nederland, Jos de Blok
Cover stories · Interviews
Sturen op verantwoordelijkheid

Buurtzorg Nederland: ‘back to basics’

Interview met directeur Buurtzorg Nederland, Jos de Blok
Cris Zomerdijk
92250
16
Doorbreek de bureaucratie met integrale procesdoorlichting - Besluit genomen: start van een nieuwe discussie!
Columns
Bureaucratie

Doorbreek de bureaucratie met integrale procesdoorlichting

Besluit genomen: start van een nieuwe discussie!
Dirk-Jan de Bruijn
23581
3
Onbehagen leidt Kafka naar de Polder - Cultuurprobleem met verstrekkende maatschappelijke gevolgen
Columns
Organisatiecultuur

Onbehagen leidt Kafka naar de Polder

Cultuurprobleem met verstrekkende maatschappelijke gevolgen
Nico Beenker
18117
0
De dwang naar een aanspreekcultuur. Drie lessen voor de toekomst.
Columns
Bureaucratie

Ik moet steeds meer dingen doen die ik niet kan, niet wil en nooit zal leren!

Hou het simpel; "de nieuwe griep van gedoe" rukt op in organisaties!
Walther Ploos van Amstel
33650
6
Daar waar regels zijn, is geen aandacht - Hoe wij toewijding weg managen
Cover stories
Verwaarlozing en organisatierot

Daar waar regels zijn, is geen aandacht

Hoe wij toewijding weg managen
Jaap Peters
13912
24
Ondernemerschap en Innovatief Organiseren
Cover stories · Interviews
Innovatief organiseren

Sturen op verantwoordelijkheid

Interview Paul Verburgt, algemeen directeur ArboNed
Willem Mastenbroek
44359
4

Tips & Tricks

rule-based
Columns
Bureaucratie

Van rule-based naar principle-based

Principes werken beter dan regels. Zie Interpolis en SW-airlines.
Michel Kolman
34570
2
clown
Columns
Leidinggeven

“Breek de regels” als nieuwe regel

Ruimte voor eigen verantwoordelijkheid, vier praktische tips
Petrosjan Damen
6098
2
Beleid betekent dat iets normaals niet mag - De hopeloze strijd van de redelijkheid
Columns
Bureaucratie

De paarse krokodil rukt op!

20% van de regels is voldoende voor 80% van het werk
Ton Verbeek
28421
5
overladen
Columns
Bureaucratie

In de houdgreep van een illusie

Een andere benadering om regelgeving te verminderen
Hans Doorenspleet
2182
0
Oproep tot het gebruik van Gezond Verstand. - Houd nou eindelijk eens op met ingewikkeld gedoe
Columns
Performance management

Oproep tot het gebruik van Gezond Verstand.

Houd nou eindelijk eens op met ingewikkeld gedoe
Rob ter Hedde
19689
5

Auteurs die meeschrijven aan Bureaucratie

Zie alle