Veel mensen roepen dat je moet standaardiseren. Maar niemand zegt erbij hoe ver je dan moet gaan. Tot waar helpt het? En wanneer wordt het juist stroperig? In familiebedrijven zie ik vaak de twijfel: wat doen we op gevoel, en wat timmeren we dicht? Dat eerste geeft vrijheid, maar kost bakken energie. Want iedere offerte, elk klantgesprek, elke taak is anders. Dat tweede zorgt voor duidelijkheid, maar verstikt het gezonde boerenverstand.

Hoe vind je de balans?

Waarom standaardisatie als een turbo werkt voor je bedrijf

Minder gedoe, meer grip

Een goede standaard bespaart tijd. Je hoeft niet elke dag opnieuw het wiel uit te vinden. Dat geeft rust. Het helpt je team: iedereen weet wat er van hem verwacht wordt. Nieuwe collega? Die is sneller ingewerkt. Je krijgt overzicht. En dat geeft je ruimte om te groeien.

Wat March en Simon daar al in 1958 over zeiden

In hun boek Organizations schreven March en Simon al: standaardisatie helpt je denken. Mensen kunnen maar een beperkt aantal dingen tegelijk overzien. En als je dat weet, ga je anders organiseren. Standaarden geven nu eenmaal houvast. Ze zorgen dat je niet elke beslissing opnieuw hoeft te nemen. Ze maken keuzes simpeler. Dat maakt je bedrijf sneller en slimmer.

Voorbeeld:

Webdesign Joure BV heeft een uitgebreid intakeformulier voor bedrijven die bij hen een website willen laten maken. Daarin staan 31 vragen zoals:

• Wat zijn jullie USPs?
• Wat is jullie missie/visie
• Met welk doel wil je de website inzetten?
• Wat is de doelgroep?
• Heb je al een domeinnaam geregistreerd?

Soms zijn dit zelfs meerkeuzevragen. 

Dit is niet star. Maar het zorgt er wel voor dat alle belangrijke dingen aan bod komen en de opdracht helder wordt. Daardoor kan er sneller en beter een offerte (en daarna een website) gemaakt worden.

Waarom dit nog steeds actueel is

Die theorie van March en Simon is nog steeds springlevend. Kijk maar: standaardisatie verlaagt keuzestress. Het maakt je processen herhaalbaar. En je haalt kennis uit hoofden en stopt die in werkwijzen. Iedereen werkt dan volgens dezelfde taal. Dat maakt overleggen makkelijker. Je kunt beter sturen. En als er iemand wegvalt, blijft het werk wél doorlopen.

Wanneer standaardisatie juist tegen je werkt

Verstarring in plaats van versnelling

Maar te veel standaardisatie kan innovatie en aanpassingsvermogen beperken. Wat ooit bedoeld was als hulp, wordt dan een keurslijf. Elke afwijking vraagt een formulier, een goedkeuring, een overleg. De vaart gaat er dan vanzelf uit. De lol ook. En voor je het weet voelt jouw familiebedrijf als een overheidsdienst.

Wat je standaardiseert, bepaalt je gedrag

Standaarden sturen gedrag. En wat je meet, dat krijg je. Dus als je alleen output meet, dan krijg je output gericht gedrag. Ook als dat ten koste gaat van de kwaliteit. Standaarden zijn dus nooit neutraal. Ze laten zien wat jij belangrijk vindt.

Mensen en uitzonderingen passen niet altijd in een standaard

Niet alles past in een mal. Een klant met een bijzondere wens. Een medewerker met een briljant idee buiten de lijntjes. Een complexe situatie op de werkvloer. Als je dan alleen maar kunt zeggen: “Zo staat het in de procedure”, dan verlies je de mens uit het oog. En dan verlies je ook het vakmanschap.

Voorbeeld:
Een klant van ons (die de Tablet Sales App gebruikt), kan alleen orders (voor winkels en kleine klanten) maken met de standaardartikelen. Maar op de offertes (voor langdurige leverovereenkomsten) kunnen ze zowel standaardartikelen als voorstellen voor aangepaste artikelen zetten. Mocht zo’n aangepast artikel werkelijk in productie worden genomen, dan is het vanaf dan ook als standaardartikel te bestellen.

Hoe herken je het kantelpunt: van slim naar dom

Signalen dat het doorslaat

• Medewerkers zeggen: “Zo doen we dat hier altijd”.
• Afwijkingen zijn onmogelijk, ook als ze logisch zijn
• Niemand weet meer waarom een bepaalde standaard bestaat

Dan weet je: de standaard leeft niet meer, die wordt nagespeeld.

Praktijkvoorbeelden uit familiebedrijven

Bij een industriële broodbakkerij liep alles vast op het nieuwe kwaliteitssysteem. Elk foutje moest door vier lagen controle. Wat gebeurde er? Fouten werden niet meer gemeld. Want dat gaf alleen maar gedoe.

Een ander voorbeeld komt ook uit de voedingsmiddelenindustrie. Daar hebben sommige bedrijven checklists voor alles: HACCP, de schoonmaak, productlijncontroles, etc. 

Het doel is om de voedselveiligheid en de traceerbaarheid te borgen, maar het effect is dat er zóveel en zó vaak gevinkt moet worden, dat de operator niet meer oplet en alleen nog maar afvinkt. 

Haakt je team af? Grote kans dat de standaarden te strak zitten

Een goede standaard helpt je mensen. Een slechte haalt hun energie weg. Als je ziet dat het initiatief verdwijnt, dat mensen mopperen, dat uitzonderingen tot frustratie leiden, kijk dan nog eens goed of de standaarden nog actueel zijn en werken.

Wat standaardiseer je wél, wat juist niet?

Je administratie? Ja. Je klantcontact? Liever niet.

Niet alles hoeft in beton gegoten. De kunst is om te kiezen wat je standaardiseert. Dingen die vaak voorkomen, steeds hetzelfde zijn en foutgevoelig? Die moet je standaardiseren. Zoals je administratie, je facturatie, je voorraadbeheer. Dat scheelt tijd én fouten. Maar klantcontact? Dat vraagt nuance. Soms vraagt een klant nét iets anders. Dan moet je team kunnen schakelen. Zonder dat er een hele procedure in de weg zit. Onboarding, facturatie, kwaliteitscontroles: ook dit zijn topkandidaten voor standaardisatie.

En denk ook aan dingen zoals:

• Nieuwe mensen inwerken
• Klachten afhandelen
• Offertes maken
• Bestellingen verwerken

Dat zijn processen die je vaak doet, en waar standaardisatie rust brengt. Daarmee voorkom je chaos. En iedereen weet waar hij aan toe is.

Wat kun je beter niet standaardiseren?

Klantrelaties, innovatie, complexe maatwerkvragen: laat die juist los! Daar moet je juist ruimte houden. Juist in de interactie met klanten of bij nieuwe ideeën, wil je geen keurslijf. Laat je mensen daar hun verstand gebruiken. Geef ze kaders, maar geen regels-boek. Want dáár zit het verschil tussen een doorsnee bedrijf en een familiebedrijf dat op basis van een gedachte en kernwaarden werkt.

Vier tips om het slim en simpel te houden

1. Werk vanuit het waarom van de standaard
   Een standaard zonder reden voelt als dwang. Vertel dus altijd: waarom doen we dit zo Mensen snappen het sneller. En ze houden zich er beter aan.
2. Laat teams meedenken en meebepalen
   Standaardisatie werkt pas als het van binnenuit komt. Laat je mensen meepraten. Vraag wat er wél en niet werkt. Pas aan. Test. Leer. Dan krijg je standaarden die gedragen worden. Geen papieren tijgers.
3. Gebruik standaardisatie als gemeenschappelijke taal
   Zie het als een manier van samenwerken. Niet als een dictaat van bovenaf.Als iedereen dezelfde taal spreekt, kun je sneller schakelen. Minder misverstanden. Meer resultaat.
4. Zet technologie in om maatwerk in standaard te verpakken
   Met slimme software kun je standaardiseren én flexibel blijven. Denk aan systemen waar je standaardkeuzes hebt, maar die je per klant of project kunt aanpassen. Dan heb je het beste van twee werelden.

Zo wordt standaardisatie geen keurslijf, maar een kompas

1. Vind de balans tussen structuur en ruimte
   Standaardisatie moet richting geven, geen muren bouwen. Denk aan het verschil tussen een routekaart en een gevangenis. Het helpt je om te bewegen, niet om stil te staan.
2. Geen regels om regels – maar richting
   Vraag jezelf bij elke standaard af: helpt dit? Helpt het je team? Helpt het je klant? Helpt het je bedrijf vooruit? Zo niet: weg ermee.

Wat je morgen kunt doen om slimmer te standaardiseren

• Neem één proces dat stroef loopt
• Vraag je team: wat stoort, waar loopt het vast?
• Zoek samen een slimmere manier
• Maak daar een simpele standaard van, en test ‘m

Begin klein. Maak het simpel. En hou het menselijk. Dan wordt standaardisatie geen doel op zich, maar een manier om samen verder te komen.