Kennisbank ManagementSite: Het Nieuwe Werken: thuiswerken en flexibele werkplekken? Vernieuwing van de organisatie?

Het Nieuwe Werken

Meer vrijheden voor medewerkers, tijdwinst en efficiënter werken. Succesfactoren, vuistregels en valkuilen bij HNW.

Het Nieuwe Werken wordt vaak opgevat als thuiswerken. En ja, als iedereen een dag in de week thuis werkt, heb je winst: minder files, geen reistijd, efficiënt werken zonder afleiding. Blijft HNW beperkt tot thuiswerken en flexibele werkplekken? Of is het ook een drijfkracht tot vernieuwing van de organisatie? Succesfactoren, vuistregels en valkuilen bij #HNW.

Wat is het nieuwe werken (#HNW)?

Het Nieuwe Werken (#HNW) wordt vaak omschreven als plaats- en tijdonafhankelijk werken door kenniswerkers. Aanvankelijk is dit concept gestart vanuit de ICT sector. Microsoft heeft de term ‘Het Nieuwe Werken’ geïntroduceerd en is ook vandaag de dag nog één van de voorlopers op dit gebied. Uitgangspunt was dat kenniswerkers altijd en overal toegang tot relevante informatie moeten kunnen hebben

Mede ingegeven door nieuwe trends omvat Het Nieuwe Werken inmiddels veel meer dan alleen ICT oplossingen. Het staat voor een andere manier van denken over organiseren en heeft daarmee invloed op tal van aandachtsgebieden als leiderschap, samenwerken en organisatiecultuur. Zie bijvoorbeeld ‘Bent u al toe aan het nieuwe werken?’, ‘De Nieuwe Wereld van het Werk’, ‘De Nieuwe Wereld van het Werk 2’.

Belangrijke kenmerken van het Nieuwe Werken

De aansturing van medewerkers wordt meer gebaseerd op vertrouwen en vindt minder vanuit controle en toezicht plaats. Dit vraagt om anders sturen en leidinggeven en een ‘Projectmanager Nieuwe Stijl’.
Sturing op resultaat in plaats van aanwezigheid. Door flexibel en op afstand te werken is eigenlijk alleen de output van medewerkers meetbaar. De input (bijvoorbeeld het aantal gewerkte uren) is veel minder zichtbaar.
Meer vrijheden voor medewerkers om hun werk qua tijden, locatie en werkwijze in te vullen op de manier die hen zelf het meest geschikt lijkt. Dit betekent dus ook minder procedures en regels rondom arbeid.
Ondersteunende faciliteiten om Het Nieuwe Werken mogelijk te maken. Daarbij valt te denken aan ICT toepassingen, flexplekken en (tele)communicatiemiddelen.

Voordelen van Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken kent diverse voordelen. Hieronder komen enkele veel genoemde voordelen aan de orde:

Het Nieuwe Werken leidt tot betere bedrijfsresultaten en een hogere arbeidsproductiviteit.
Het Nieuwe Werken maakt diverse kostenbesparingen, zoals besparing van kantoorruimte, reiskosten en printkosten mogelijk.
De reisinspanningen (o.a. reistijd) van medewerkers nemen af. Het Nieuwe Werken maakt reizen minder noodzakelijk en biedt mogelijkheden om files te mijden door buiten de spits te reizen.
Het Nieuwe Werken is een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde voor potentiële nieuwe medewerkers. Door de flexibiliteit in werktijden en -locaties, kunnen medewerkers zelf bepalen wanneer en waar zij werken. Zodoende hebben medewerkers ook de balans tussen werk en privé in eigen hand, zie: Het Nieuwe Werken en Work-Life-Balance.

Kritiek op Het Nieuwe Werken

De (on)zin van Het Nieuwe Werken blijft punt van discussie. Vanuit verschillende invalshoeken wordt er gewaarschuwd voor Het Nieuwe Werken. Zie ook: ‘Taylor en Het Nieuwe Werken’ en ‘Het nieuwe werken op een standaard flexplek?’

Veel genoemde kritiekpunten

Het Nieuwe Werken is een hype die door ICT leveranciers en adviesbureaus wordt gepredikt om producten en diensten te vermarkten. Voor sommige organisaties wordt Het Nieuwe Werken een doel op zich in plaats van een middel om zaken slimmer te organiseren.
Echt harde cijfers en gedegen onderzoeken naar de voordelen van Het Nieuwe Werken zijn er nauwelijks.
Flexibiliteit en de 24/7 bereikbaarheid leveren juist extra druk op voor medewerkers. Zij zijn immers altijd en overal online en op de hoogte van zaken. Daarmee is het risico om veel meer tijd dan voorheen te besteden aan werk aanwezig. Denk bijvoorbeeld aan het checken en beantwoorden van e-mails. Daarnaast kan het vervagen van de scheidslijn tussen werk en privé praktische problemen met zich meebrengen.
Het Nieuwe Werken wordt door organisaties vooral omarmt om kostenbesparingen door te voeren. De focus ligt meer op het invoeren van kostenbesparende maatregelen en technologieën dan vanuit een andere filosofie (samen)werken en leidinggeven.
Medewerkers ontmoeten elkaar minder vaak fysiek. Ondanks de vele digitale contactmomenten kan het daadwerkelijk ontmoeten van collega’s als een gemis worden ervaren. Zie bijvoorbeeld: ‘Ik mis de rookkamer!’.

Valkuilen en knelpunten in de praktijk

Het Nieuwe Werken goed in de praktijk brengen valt nog lang niet altijd mee. Er zijn verschillende factoren te noemen die écht anders werken in de weg staan:

Managers hebben moeite hun op controle gerichte stijl los te laten. Leidinggeven op afstand wekt bij sommige managers de angst dat medewerkers er buiten hun zicht de kantjes vanaf lopen.
Het Nieuwe Werken is (technisch) al een hele tijd mogelijk. Voordat we daadwerkelijk op een andere manier gaan organiseren en samenwerken is eerst een andere mindset nodig, een paradigmashift bij zowel managers als professionals.
Fysieke barrières
Waarbij het gaat om geografische afstand en verschillende tijdzones, die vaak gepaard gaan met technische tekortkomingen.
Sociaal-culturele drempels
Zo’n drempel is bijvoorbeeld een sterk hiërarchische organisatie. Of ineffectieve incentives, die niet de juiste mensen aanzetten tot actie. Of nog simpeler; men mist het gesprekje bij het koffiezet apparaat.
Contextuele barrière
Hier gaat het om het afstemmen en begrijpen van kennis die afkomstig is van collega’s met andere disciplines, niveaus en specialismen. Bijvoorbeeld om uitwisseling van kennis tussen afdelingen of divisies van organisaties. Iedereen praat en denkt in zijn eigen ‘taal’ over een onderwerp. Kortsluiting op dit vlak maakt het soms moeilijk om adviezen toe te passen.
Tijdgebrek
Kenniswerkers hebben vaak domweg de tijd niet om hun inzichten voortdurend te delen. Maak dan eerst eens duidelijk wie medewerkers in je organisatie over welke onderwerpen kunnen raadplegen. Soms zul je beslissingsbevoegdheden moeten verhelderen of bevoegdheden opnieuw moeten definiëren, om het beroep op specifieke kenniswerkers te verminderen en dat op anderen te vergroten.

Tot slot blijft de vrijheid om de arbeidsorganisatie anders in te richten uiteindelijk bij de ondernemer/het bestuur liggen. Daarmee komen we op het thema van innovatief organiseren.

HNW en vernieuwing van de organisatie

Om grotere zelfstandigheid en verantwoordelijkheid lager in de organisatie te beleggen zijn aanpassingen in organisatieontwerp en wijze van sturing belangrijk. De opkomst van de nieuwe media vergemakkelijkt dit proces.

Innovatief organiseren

Platter, minder controles en regels. Meer ruimte voor zelfsturing. De sturing wordt beperkter maar op dat beperkte gebied duidelijker en strakker. De spannningsbalans tussen zelforganisatie en sturing wordt aldus sterker geprofileerd.
Onderdelen kennen een grotere zelfstandigheid en hebben goed zicht op hun resultaten en hun klanten. In grotere organisaties huldigt men het principe van 'Klein binnen Groot'; anders geformuleerd: De menselijke maat wordt gecultiveerd.

De combinatie van innovatief organiseren en HNW

Een kenmerk van Het Nieuwe Werken is een stevig gebruik van ICT- en online hulpmiddelen. Dit kenmerk samen met de grotere zelfstandigheid van de medewerkers zijn drijfkrachten naar een andere manier van organiseren ook wel eens Organisatie 3.0 genoemd. Co-creatie en cloud computing, Facebook en flexkantoren, Twitter en thuiswerken. Social networks, Spaces en Seats2meet. Overal om ons heen duiken verschijnselen op die niet meer passen in het traditionele organogram. Het Nieuwe Organiseren kondigt zich aan.

Organisatie 3.0 heeft zijn wortels in organisatievormen waarin autonomie en zelfsturing belangrijke factoren zijn. Deze wijze van organiseren is gericht op het cultiveren van menselijke vermogens als:

Co-creatie & zelforganisatie. Medewerkers nemen verantwoordelijkheid om een optimale bijdrage te leveren aan organisatieresultaten. Potentiële talenten worden beter benut.
Eigenaarschap & Ondernemerschap. Medewerkers zetten zich gemotiveerd in om waarde te creëren voor klanten.
Creativiteit & innovatie. Er worden creatieve oplossingen verzonnen voor oude en nieuwe problemen. Er is innovatiedrang.

Klinkt mooi! Bijna te mooi. Wie zou dat niet willen? Hoe dan ook, elke stap in deze richting helpt. De voorbeelden in de volgende sectie laten daar iets van zien.

Voorbeelden van Innovatief Organiseren

Het nieuwe werken vraagt ander gedrag van medewerkers en leidingevenden. Het meest centraal staat een andere invulling van de eigen verantwoordelijkheid. Het is niet altijd nodig om daartoe de organisatie anders in te richten. Sommige organisaties hebben in de loop der jaren al een stevige slag gemaakt. Het is onmiskenbaar dat er organisatievormen zijn die de eigen verantwoordelijkheid en daarbij passende vormen van sturing veel meer kansen bieden. Daar zijn veel voorbeelden van beschikbaar, zie Sturen op verantwoordelijkheid. In deze voorbeelden wordt goed duidelijk welk gedrag en welke houding van medewerkers en leidinggevenden wordt gevraagd. Er wordt ook iets duidelijk van de evolutie van organisatievormen. Dit betreft geen oppervlakkige trend. Het is bittere noodzaak.

De ultieme test van HNW

Uiteindelijk gaat het om het effect van Het Nieuwe Werken op de prestaties van mens en organisatie. Genoemde voorbeelden op deze pagina geven een positieve indicatie. Wel wordt duidelijk dat als u verder wilt gaan met HNW u kritisch moet kijken naar de condities in uw organisatie. Flexibele werkplekken en een goede ICT ondersteuning zijn een begin. Zelforganisatie gedijt in een organisatie die zelfsturing stimuleert en die de eigen verantwoordelijkheid voor presteren en resultaatverbetering voelbaar maakt. Dat vraagt een bepaalde sturing. Alle belangrijke aspecten van de organisatie zoals structuur, cultuur, strategie en systemen zijn dan in het geding.

Is uw organisatie ingericht voor een productieve balans tussen sturing en zelforganisatie? Met het volgende online diagnose instrument kunt u zelf aangeven wat u wenselijk acht voor uw organisatie. Vervolgens ontvangt u online een diagnose met een advies.

Hoe prestatiegericht is uw organisatie
De uitslag van de diagnose verschaft u praktische handvatten om cultuur, organisatieontwerp en gedrag aan te passen en te beïnvloeden.

Is de manier van leidinggeven afgestemd op een goede balans sturing en eigen verantwoordelijkheid? Om wat voor gedrag gaat het dan eigenlijk? Twee korte vragenlijstjes met online een diagnose met advies:

Diagnose instrument stijl van leiding geven
Het ontwikkelen van een effectieve managementstijl vraagt bezinning op de kenmerken en effecten van de eigen stijl. Hoe is uw stijl te typeren?
Leiding geven aan verbetering
Het kan altijd beter. Stimuleert u uw mensen om aan verbetering van resultaten te werken? Zes vragen geven u een idee van de mate waarin u daadwerkelijk hiermee bezig ben

Heeft Het Nieuwe Werken de toekomst?

Of blijft HNW hangen in de hype? De toekomst is aan die organiseervormen die het kunnen stellen zonder kostbare coördinatielagen van vrijgestelden van het echte werk. Professionals kunnen meer kwaliteit leveren tegen geringere kosten. Bovendien kunnen mensen die echt iets kunnen hier vanuit hun passie handelen, in plaats van gedresseerd te worden door van buitenaf opgelegde protocollen. Wie #HNW serieus neemt en daar ook de condities voor wil creëren, kan beter maar aan het transformatieproces beginnen. Inmiddels zijn talloze voorbeelden van HNW beschikbaar. Voor overzichten zie Innovatief Organiseren, Sturen op Verantwoordelijkheid, Rijnlands Organiseren en Zelforganisatie & Zelfsturende Teams. Het is al jaren lang een focus van dit magazine.