05
PE

Vergaderen

Effectiever vergaderen! Modellen, inzichten en trends.

Goed vergaderen; wat komt daarbij kijken? Valkuilen, handvatten en instrumenten. Tips en tricks voor effectiever vergaderen! Een selectie van modellen, inzichten en praktijkervaringen.

In alle organisaties op elke uur van de dag vergaderen mensen met elkaar om problemen op te lossen en besluiten te nemen. Velen hebben een hekel aan vergaderen. Het schiet niet op en het resultaat is onbevredigend.

Beter vergaderen? 

De nieuwe modellen van vergaderen hebben gemeen dat ze pragmatisch en oplossingsgericht zijn. Beter met kleine stapjes in de goede richting dan blijven kletsen zonder resultaat.

  1. Doen wat werkt

    Interessant is het zogenoemde 'oplossingsgericht werken'. Men gaat op zoek naar situaties waarin voor het betreffende probleem al met een oplossing is gewerkt. Daarmee gaat men dan verder. Niet iets overdoen wat elders zich al bewezen heeft. Aan de gang!

  2. Agile / Scrum en Lean trajecten

    Deze verschaffen duidelijke aanwijzingen voor continue stapjes in de goede richting. De vergadertijd wordt beperkt; staand vergaderen wordt normaal, concrete acties en elkaar onderling aan durven spreken op gemaakte afspraken zijn standaard. Weg met vrijblijvend geklets. Simpele vergaderprincipes! Zoals: We houden het concreet, het gaat om de voortgang, al doende leren we. En na 40 minuten stoppen we met vergaderen. Holacracy omvat dezelfde regels maar gaat nog een stapje verder

  3. Het start-up model

    Dit wordt gebruikt bij het vergaderen over innovatie, businesscase of verdienmodel. Het is een manier om vaart te maken. Ingrediënten zijn: Creativiteit en diversiteit. Experimenteren met prototypes. 'Learning by doing.' Stapsgewijs voortgang boeken. 'Act fast, fail fast, learn fast.' Kortom: De wijsheid zit in DOEN.

Nergens in organisaties botst het nut zo vaak met mogelijke verspilling als bij vergaderingen. En weinig begrippen leveren zoveel weerzin op, met als mogelijke uitzondering ‘herstructurering’, als vergaderingen .
Toch zijn vergaderingen, als vorm van gestructureerd overleg, noodzakelijk. Misschien kun je de frequentie verminderen door gebruik van technologie en informeel overleg, helemaal uitbannen kun je ze niet. Dan is dus de vraag: hoe kun je er meer uithalen en tijdverlies voorkomen?

If you had to identify, in one word, the reason why the human race has not achieved, and never will achieve, its full potential, that word would be ‘meetings.’” Dave Berry

Zo gaat vergaderen beter:

  1. Meerwaarde
    Vergader alleen als een vergadering een bepaalde meerwaarde biedt. Nodig alleen mensen uit die direct betrokken zijn bij de onderwerpen van een vergadering. Niet iedereen hoeft bij elk agendapunt aanwezig te zijn. Nodig alleen mensen uit van wie u een belangrijke bijdrage kunt verwachten. Streef ernaar om met maximaal 5 tot 8 mensen te vergaderen.
    Hoe het aantal dus zo klein mogelijk. Het is ook afhankelijk van de voorzitter: hoeveel mensen kan de voorzitter/leidinggevende aan? Dit is afhankelijk van gezag, persoonlijke competentie en ondersteuning.

    Bespreking van majeure veranderingen vereisen de aanwezigheid van een groot aantal betrokkenen, andere onderwerpen en urgenties vragen eerder een handvol. Afhankelijk van het doel zijn dit vuistregels:
    Informatieoverdracht: onbeperkt
    Brainstorming: 6-10
    Discussie: minder dan 15
    Planning: 8-10
    Besluitvorming: 3 tot 6

  2. Frequentie
    Pas de frequentie van de vergadering aan het doel aan. Vergader alleen als er onderwerpen zijn om over te vergaderen, verval niet in de routine van wekelijkse (maandelijkse) vergadering.

  3. Tijdstip
    Het tijdstip is belangrijk. Meestal zijn alle medewerkers geneigd sneller te vergaderen als de vergadering later in de middag, met een duidelijke deadline wordt gepland. Belangrijke vergaderingen kunnen het best ’s ochtends plaatsvinden als mensen fris en energiek zijn als juist ’s avonds, als het stil is en er geen hinderlijke onderbrekingen. Laat het einde samenvallen met het begin van de lunch of met het einde van de werkdag.
    Maar het is geen uitgemaakte zaak. De meerwaarde van het tijdstip hangt ook af van factoren als het soort vergadering, of alle aanwezigen in hetzelfde kantoor werken, de beslissingsbevoegdheid, op welke manier je techniek gebruikt voor het plannen en leiden van de vergadering, beschikbaarheid, en ga zo maar door.

  4. Optimale duur
    Zorg dat de vergadering strak gepland blijft. Begin op tijd en houd ook vast aan de eindtijd. Mensen lijken het beste zich te kunnen concentreren in tijdblokken van 45 minuten. Zorg na drie kwartier voor een (korte) onderbreking en, als een vergadering langer duurt dan 2x drie kwartier, voor een substantiële pauze. Stel voor elk agendapunt een bepaalde tijdsduur vast. Zie erop toe dat die niet wordt overschreden. In elk geval: maak een tijdsplanning en hou daaraan vast.

  5. Focus
    Haal het sociale aspect uit de vergadering. Als een vergadering ook een ontmoetingsmoment is: organiseer een (vrijdagmiddag)borrel of een gezamenlijke lunch om hieraan tegemoet te komen. Zonder het sociale aspect wordt er sneller en effectiever vergaderd.

    Tijdens een vergadering moeten alle deelnemers gefocust zijn en actief deelnemen. Schakel mobiele telefoons uit. Of beter nog: neem ze niet mee in de vergaderzaal. Zo zijn er geen vervelende ringtones en geestelijk afwezige mail-checkers.

  6. Voorzitter
    Vaak is de leidinggevende de voorzitter. Dat is niet altijd de beste voorzitter, al was het maar omdat hij of zij vaak zelf ook een duidelijke inhoudelijke mening heeft. Meepraten en voorzitten kan niet tegelijkertijd. Bepaal daarom van tevoren wie een punt of een vergadering het beste zou kunnen voorzitten, maar ga niet democratisch rouleren. Niemand wordt er gelukkig van als er iemand voorzit die het eigenlijk niet wil en niet kan. De goede voorzitter zorgt dat een vergadering snel en tot ieders tevredenheid verloopt. Misschien is een onafhankelijke voorzitter een oplossing.

    Probeer als voorzitter om strak te sturen op het beantwoorden van een centrale vraag. En laat niet toe dat er wordt afgeweken van het onderwerp of het verbreed wordt. Haal kemphanen uit elkaar en regeer met autoriteit.

  7. Voorbereiding
    Stuur vooraf de agenda-/actiepunten en de besluitenlijst van de vorige keer naar alle deelnemers. Zo kan iedereen zich goed voorbereiden. Als de deelnemers goed zijn voorbereid, worden de discussies veel interessanter.

  8. Specifiek
    Wees zo specifiek mogelijk over het doel. Als er al een agenda is, staat daar vaak een algemeen onderwerp op. Bijvoorbeeld: ‘jaarplan’ of 'leverancierscontracten’. Dit is te algemeen. Meer dan meningsuitwisseling wordt het dan niet. Wat is nu de conclusie of de actie? Bepaal waarom het agendapunt wordt besproken en wat het resultaat moet zijn. Als er geen specifiek doel is om te vergaderen is het zonde van de tijd.

  9. Structuur
    Bepaal hoe u de agendapunten gaat bespreken. Stel een duidelijke structuur op, met specifieke doelen. Begin met het belangrijkste agendapunt. Zorg voor een ‘thematische’ indeling van de vergadering, gegroepeerd rondom verschillende agendapunten. Elk onderwerp heeft een eigen aanpak nodig, soms is dit een brainstorm, soms een bespreking in kleinere groepen, soms een inventarisatie in een ronde als de meningen sterk verschillen.

    Is er een PowerPoint-presentatie? Dan is de 7x7x7-regel van toepassing: maximaal 7 slides, 7 punten op elke slide en elk punt krijgt 7 woorden. Zo blijft het overzichtelijk. De persoon die de vergadering leidt, moet het doel duidelijk voor ogen houden en er niet te veel van afwijken. (Zorg vooraf dat de  beamer goed werkt.)

  10. Besluit
    Neem een besluit expliciet, voorkom dat een genomen besluit opnieuw wordt bediscussieerd omdat deze onduidelijk is. Dus: vat aan het eind samen wat er precies is besloten, schrijf het op en bepaal eventueel wie er wat moet gaan doen.

    Vraag ook vaker wie er voor en tegen is. Gewoon even de handen opsteken. Meestal gaat het team op zoek naar een compromis of is uitstel de aangewezen weg, stelt het onderwerp uit. Bepaal (vooraf) wat je doet als het niet helemaal eens wordt.

  11. Voortgang
    Vergeet niet de voortgang te bespreken.
    Dat kan met een actielijstje of aan de hand van het verslag. Weinig populair, maar wel essentieel onderdeel van vergaderen. Toch voorkom je hiermee dat het team zegt dat van alles wordt besloten, maar dat het niet wordt gedaan.

    Besluit met  een korte rondvraag van ongeveer 5 minuten. De beslissingen die genomen zijn, moeten voor iedereen duidelijk zijn en iedereen moet dus ook de kans hebben om vragen te stellen.

  12. Leg vast
    Zorg voor een goede notulist en dito verslag. Het is belangrijk om een notulist te hebben die niet mee vergadert. Bedenk wat voor soort verslag geschikt is voor de vergadering: een besluitenlijst, een samenvattend of een uitgebreid verslag.

    En:
    Vermijd vaste zitplaatsen. Die bevriezen de interactie. Afwisseling kan een verbluffend effect hebben. Denk eens aan staand vergaderen. Staan houdt de vaart erin. 

De kennisbank pagina's over Onderhandelen en Probleemoplossing/Besluitvorming kunnen ook van pas komen.

Trending

hand
Columns
Vergaderen

De functie van vergaderen

Noodzakelijk kwaad of betekenisvolle ontmoeting?
Leonard Millenaar
11226
1
SCRUM
Cover stories · Cases · Interviews
Projectmanagement

Scrum bij andere projecten dan ICT? Hoe werkt dat?

Scrum ervaringen bij Pluryn
Willem Mastenbroek
25881
9
Colorful_Summer_Background2
Cover stories · Cases
Probleemoplossing en besluitvorming

Holacracy, te veel regels of zelforganisatie ten top?

Interview Ruben Timmerman over de ervaringen bij Springest
Willem Mastenbroek
19625
2
shutterstock_82783156-idea334_0
Cover stories · Boeken
Probleemoplossing en besluitvorming

Dynamische Oordeelsvorming als management-tool

Besluitvormingsmodel gebaseerd op de chaos van ritme en polariteit
Ron Henkes
23590
3
Begin niet aan  timemanagement tenzij ...
Columns
Lean management en werken

Vergaderen volgens de Lean filosofie

Vergadertijd verspilde tijd? Besluit sneller, praktijkgerichter en concreter met lean!
Freek Hermkens Management Pro
21491
0
water
Columns
Probleemoplossing en besluitvorming

Nieuwe vormen van besluitvorming

Betekent strakker vergaderen het einde van het machtsspel?
Jeroen van Bree
11921
1
ondehandel
Cover stories
Vergaderen

Het voorzitten van onderhandelingen

Vijf supertips voor de voorzitter! Pakken de partijen hun verantwoordelijkheid?
Willem Mastenbroek
18527
3
Complexe problemen oplossingsgericht te lijf - Nieuwe mogelijkheden voor adviseurs en managers
Cover stories
Oplossingsgericht managen

Complexe problemen oplossingsgericht te lijf

Nieuwe mogelijkheden voor adviseurs en managers
Coert Visser
63057
31

Tips & Tricks

Stijlvol te laat komen bij de vergadering - Hoe doe je dat?
Columns
Sociale vaardigheden

Stijlvol te laat komen bij de vergadering

Hoe doe je dat?
Jos Steynebrugh
14856
3
Pimp je vergadering! - Vijf tips tegen vergadersleur!
Columns
Leidinggeven

Pimp je vergadering!

Vijf tips tegen vergadersleur!
Veron Goemans
19920
3
Managementproblemen effectiever en sneller oplossen - In vijf stappen van probleem tot oplossing
Actueel
Vergaderen

12 Tips voor een snelle vergadering

Niet vergaderen moet de regel zijn
Actueel MNGMNTST
67085
0
Netwerken is saai … making friends is fun! - 6 tips voor niks
Actueel
Presentatie

9 Tips om effectief te vergaderen

Voorkom saaiheid en geringe besluitvaardigheid
Actueel MNGMNTST
93812
0
wd
Actueel
Vergaderen

Managementvergaderingen zijn niet effectief genoeg

Hou u vast aan 8 simpele regels
Actueel MNGMNTST
15969
0

Auteurs die meeschrijven aan Vergaderen

Zie alle