Besprekingen en vergaderingen vullen een flink deel van de week. Vaak hebben deze bijeenkomsten het karakter van een onderhandeling, ook al worden ze betiteld als vergadering of overleg. Immers de deelnemers hebben verschillende belangen, botsende meningen en uiteenlopende wensen. Soms verloopt de “vergadering” zo onhandig dat impasses dreigen of de situatie escaleert naar toenemende irritatie en korzeligheid. Vaak onnodig en onbedoeld.

Meestal is er bij vergaderingen/onderhandelingen een voorzitter, vaak iemand van een hoger echelon. Soms ook komt het voorzitterschap terecht bij een van de betrokken partijen.

• De fasering
• Vijf tips voor de voorzitter
• Vijf tips voor de deelnemers

De fasering

Onderhandelingen gaan een aantal fasen door. Daarin past een checklist met 5 tips. De belangrijkste fasen zijn:

1. Verkennende fase: De wensen en belangen van de deelnemers komen op tafel. Hierbij passen de tips 1 en 2.
2. Aftastende fase: Men verkent de “integratieve ruimte” en men test elkaars posities en voorstellen. Hierbij past tip 3.
3. Impasse en afronding: Er zijn voorstellen en tegenvoorstellen op tafel gekomen. Men is het nog niet eens. deelnemers beweren dat ze al het mogelijke hebben gedaan. De tijd gaat dringen. De spanning neemt toe. Zo ontstaat er steeds meer druk om beslissingen te nemen en zaken af te ronden. Enige laatste concessies over en weer, soms gecombineerd met een ‘package-deal’ brengen op het laatste moment uitkomst. (Tips 4 en 5).

Vijf tips voor de voorzitter

1. Begin met een verkenning. Geef in deze fase iedereen de gelegenheid om wensen en belangen te verduidelijken door middel van een inventariserend rondje.
2. Houd discussie en debat beperkt. Geef wel ruimte voor verduidelijking van achterliggende doelstellingen en belangen; vraag hier zelf soms op door.
3. Praat meer over voorstellen dan over argumenten. Het grootste probleem wordt vaak dat er een slepend debat ontstaat dat weinig of geen rendement oplevert: men blijft in allerlei variaties dezelfde argumenten herhalen.
   De voorzitter kan dit doorbreken door de discussie oplossings-gericht te houden: Wat stelt de een voor, wat de ander? Op welke voorwaarden gaat men misschien akkoord? Wat voor compromis is denkbaar? Als deelnemers niet akkoord gaan met een voorstel, een tekst of een oplossing vraag in deze fase niet naar hun argumenten maar naar de aanpassingen die het voorstel acceptabel maken.
4. Impasses horen erbij. Meer ervaren onderhandelaars zien impasses als onvermijdelijk en soms zelfs als gewenst. Het is een soort test van elkaars vasthoudendheid. Het kan helpen als de voorzitter schorst en partijen vraagt met een oplossing voor de impasse te komen. Soms is de voorzitter in de positie om de knoop door te hakken.
5. Matig de achterbannen. Achterbannen hebben de neiging hun vertegenwoordigers op te jutten. Houd als voorzitter de achterbannen zoveel mogelijk op afstand. Heb weet van de belangen op de achtergrond; laat niet toe dat een partij met lege handen moet vertrekken zodat een moeizaam bereikt compromis de kans loopt alsnog afgeschoten te worden.

Vijf tips voor de deelnemers

Bedenk wel dat niet alleen de voorzitter verantwoordelijk is voor resultaten! Deelnemers dienen de onderlinge relatie te zien als een onderhandelingsrelatie. Dat wil zeggen, naast de eigen belangen is er óók de onderlinge afhankelijkheid is. Dat betekent ander gedrag dan alleen maar vanuit het eigen straatje praten. Een voorzitter kan dit gedrag oproepen en stimuleren. Maar als partijen niet willen meewerken, dan haalt geen voorzitter ter wereld er een compromis uit, tenzij hij over zoveel macht beschikt dat hij de deelnemers kan dwingen. Vijf tips voor de deelnemers:

1. Bereid u voor door van te voren al zoveel mogelijk kennis te nemen van de belangen en ideeen van de andere deelnemers.
2. Blijf flexibel door niet te snel met een oplossing te komen. Wees wel duidelijk over uw belangen, ideeen en wensen.
3. Kom na de verkennende fase of als deelnemers in herhaling vervallen met een voorstel op hoofdlijnen. De voorzitter zal er blij mee zijn. U houdt zo het initatief.
4. Laat u niet vangen in een ‘nietes welles’ debat, vraag bij kritiek op uw voorstel met welke concretisering of aanvulling het wellicht acceptabel zou worden. Als er toch een impasse gaat ontstaan, zie De zaak zit muurvast.
5. Wek van te voren niet teveel verwachtingen bij uw achterban. . Zie De achterban onderhandelt mee! Het matigen van verwachtingen en tegelijk elkaar in de gelegenheid stellen bij de eigen achterban te scoren zijn onderdelen van het spel.