Wat is Performance Management
Performance management is het sturen op organisatiedoelen en resultaten. De eerste stap is het benoemen van deze doelen. Die vinden we doorgaan in de strategie van de organisatie in termen als omzet, marge, nieuwe producten, beter voorraadbeheer, minder retouren of uitval, grotere klantgerichtheid. Vervolgens kan men met een systeem van indicatoren, op basis van regelmatige rapportages, de resultaten bijhouden.
Veel organisaties hebben zo'n systeem van prestatie indicatoren, ( Ook wel genoemd key performance indicators of KPI's). In de praktijk blijft het vaak beperkt tot een periodieke plichtmatige exercitie in het top-team onder leiding van de financieel manager. Dieper in de organisatie weet men van niks of men ziet het als een top-down controle instrument waar je af en toe mee lastig wordt gevallen.
'Sturen' wordt dan vooral gezien als ‘willen meten en willen weten door de top'.
Performancemanagement: trend
Performancemanagement gaat verder. Het gaat om 'continu willen verbeteren op alle niveaus van de organisatie'. Dat is mogelijk door prestatiemanagement tot een levende realiteit in de organisatie te maken. Alle onderdelen gaan ermee aan de gang door de indicatoren te verbinden met hun prestaties. En door de uitkomsten in het werkoverleg te bespreken met als doel de resultaten te verbeteren.
Dat gaat vaak mis. We weten al jaren hoe dat komt maar de praktijk blijkt weerbarstig. Performance Management, tot mislukken gedoemd?
De kunst is het simpel te houden. Soms laat men zich in de luren leggen door een fraai ICT systeem van tientallen indicatoren, diagrammen en figuren. Heel indrukwekkend maar de mislukking is nabij.
Laat de eenvoud regeren
Hoe eenvoudig het kan zijn vertelt Wim van der Leegte, algemeen directeur van VDL.
"Het is heel belangrijk dat wij voortdurend weten hoe wij ervoor staan. Iedereen moet weten hoe het staat met kosten, inkomsten en orders. Iedere directeur, iedere bedrijfsleider van ons moet die verantwoordelijkheid voelen. Iedereen moet in staat zijn om dit aan de mensen op de werkvloer te verduidelijken.
Ik was van het begin af aan al bezig om de belangrijkste cijfers van de bedrijven zichtbaar te maken in een systeem waarmee iedereen de vinger aan de pols kan houden. De commerciële ICT firma’s, die we om zo’n systeem vroegen, beloofden veel maar het resultaat leek nergens op. Ik wilde een simpel systeem dat continu aan de hand van slechts enkele getallen laat zien hoe we draaien. Ik heb toen zelf de beeldschermen gemaakt van de cijfers die we nodig hadden.
Met dat systeem werken we nog steeds. Simpel en doelgericht, direct verbonden met vragen als: ‘Wordt er geld verdiend en hebben we genoeg orders?’ Elke werkmaatschappij weet hoe ze ervoor staat.
Als je resultaten zichtbaar zijn dan snapt iedereen waarom het gaat. De cijfers zijn bekend. Kosten, indirecte uren, orderportefeuille. Als de kosten oplopen of als de orderportefeuille zakt, dan is er een probleem dat opgelost moet worden.
De oplossing komt vaak in samenwerking met de werkvloer. Daar zit ook deskundigheid om verbeteringen te realiseren. Als je de mensen betrekt bij de problemen en duidelijk bent over hoe we ervoor staan, wil iedereen meewerken. Als de leidinggevenden dat nalaten, als ze niet weten wat er op de werkvloer leeft, als ze niet kunnen uitleggen wat er schort aan het eigen bedrijfsresultaat dan gaat het mis. Dit is een platte organisatie met korte lijnen, onze mensen verdienen aandacht en de leidinggevenden moeten dat laten zien."
Waarom dit citaat? Omdat het in kort bestek de essentie van performance management verduidelijkt. Voor de liefhebber nog het voorbeeld dat Paul Verburgt beschrijft. Hij leidde een organisatie van meer dan 1000 mensen met slechts drie indicatoren.
Performance management is ook gedrag en organisatieontwerp
We zien dat performance management meer is dan doelstellingen en KPI’s. Het is het managen richten op ‘resultaatverbetering', het is de relatie tussen bazen en de werkvloer en tussen staf en lijn. Het is betrokkenheid en motivatie. Het is een organisatieontwerp waarin onderdelen zicht hebben op de eigen resultaten en zich daar ook verantwoordelijk voor weten.
Vraagt u zich af wat u in uw organisatie kunt doen om performance management goed te laten werken? Zie dan de voorbeelden in de artikelen op deze pagina.
Instrument Prestatie management en indicatoren
Heeft u al van alles geprobeerd en is het nog niet gelukt doe dan deze test. Met dit instrument kunt u de resultaatgerichtheid van uw team en uw organisatie meten. Ook maakt u de mogelijkheden tot verbetering zichtbaar. Het instrument richt zich op vragen als:
- Is uw organisatie daadwerkelijk in de weer met resultaatverbetering?
- Is er voldoende betrokkenheid en actiegerichtheid?
- Sturen en stimuleren leidinggevenden het proces van prestatieverbetering?
