Channels

Rob, jij weet wel iets van managementinformatie. Zou jij eens naar deze rapporten en dashboards kunnen kijken? We hebben er veel tijd en moeite in zitten maar ze worden niet gebruikt. Hoe komt dat nu volgens jou?

Deze vraag kreeg ik de afgelopen maanden meerdere malen. En iedere keer legde de vragensteller een flink pak papier onder mijn neus. Pagina’s vol met tabellen, cijfers en een enkele grafiek. Een enkele keer was er een dashboard gemaakt. En ook dat scherm stond vol met: tabellen, cijfers en een enkele grafiek.

Dit drukte me met de neus op het feit dat nog veel onbekend is over de wijze waarop mensen informatie verwerken en welke implicaties dat heeft voor de vormgeving van managementinformatie. In goed gevisualiseerde managementinformatie schuilt een enorme hoeveelheid potentieel om mensen in beweging te krijgen. Met een paar eenvoudige voorbeelden wil u laten zien wat de (letterlijk!) ongekende mogelijkheden zijn als je verhalen kunt vertellen met managementinformatie.

Lees ook:

Hoe je een organisatie bestuurt met slechts 5 KPI’s

Mijn eigen verhaal begint bij mijn persoonlijke passie: het opsporen van de enorme hoeveelheid onbenut potentieel binnen organisaties en dit omzetten naar prestaties. Eén van de meest in het oog springende voorbeelden daarvan is de manier waarop organisaties managementinformatie gebruiken. Ondanks de aanwezigheid van moderne Business Intelligence tools zoals QlikView, Tableau, Business Objects en Cognos.

Ik zie nog steeds enorme hoeveelheden rapportages en overvolle management dashboards. Ik zie ook heel veel gefrustreerde managers en besluitvormers die zich kleurenblind zoeken om te ontdekken hoe de organisatie er nu precies voor staat. Het is onmogelijk het verhaal achter de cijferbrij te ontdekken. En aan de medewerkers worden deze rapporten al helemaal niet vertoond.
Ook uit mijn onderzoek naar ‘mensgericht prestatiemanagement’ blijkt dat visualisatie van managementinformatie op afstand het slechtst scorende element is. En dat terwijl je met goed gevisualiseerde managementinformatie een ongekende mogelijkheid hebt om je mensen te motiveren en in beweging te krijgen. Het is een fantastisch instrument om je strategie in de hoofden, harten en handen van de mensen te brengen.

Je krijgt dit voor elkaar door je rapportages en dashboards zo te ontwikkelen dat je er verhalen mee kunt vertellen. Verhalen over de prestaties van de organisatie. In het volgende videofragment laat Hans Rosling zien hoe je dat in mijn ogen zou moeten doen.

Ik vind dit zó gaaf. In plaats van het presenteren van cijfers, cijfers en nog eens cijfers vertelt Rosling het verháál achter de cijfers. Met alle armgebaren en emoties die daarbij horen. Én met heel slim gevisualiseerde data.
Zou het nu niet fantastisch zijn wanneer we binnen organisaties op deze wijze onze belangrijkste managementinformatie en kpi’s met elkaar zouden delen? Ik vind dat écht! Ik wil hiervoor een lans breken omdat de invloed op het uiteindelijke presteren van de organisatie enorm is.

Twee aspecten spelen een doorslaggevende rol wanneer je verhalen wilt vertellen met managementinformatie:

  • De inhoud van het verhaal;
  • De wijze waarop het verhaal visueel wordt ondersteund door managementinformatie.

Ik ga hier alleen in op punt 2: het onderschatte belang van de wijze waarop data wordt gevisualiseerd. Over de inhoud van het verhaal schreef ik al iets in Hoe je een organisatie bestuurt met slechts 5 KPI’s.
Ik laat door middel van 2 voorbeelden zien hoe een kleine verandering van visualisatie enorme invloed heeft op het kunnen zien van ‘het verhaal’ achter de cijfers.

Voorbeeld 1 Waar lees je het verhaal in 1 oogopslag?

datavisualisatie pie vs bar - pie deeldatavisualisatie pie vs bar - bar deel

Let eens goed op wat uw ogen doen als u naar de taartdiagram kijkt en let op wat uw hersenen doen terwijl u de grootte van de verschillende taartpunten met elkaar probeert te vergelijken. Er gebeurt van alles hè? Het is HARD WERKEN!!!!
Echter, een mens kan op geen enkele wijze adequaat de grootte van taartpunten met elkaar vergelijken. De hersenen zijn daar gewoonweg niet voor gemaakt. Wat echter HARD GECODEERD is in het lijntje tussen de ogen en de hersenen is het kunnen vergelijken van lengtes van lijnen of staven. Dat zie je DIRECT. Dat kost geen energie. Dus daarom zie je in de rechter grafiek in 1 oogopslag wat er staat.

Voorbeeld 2 Hoeveel tijd kost het om de patronen te herkennen?
Colin Ware, één van de datavisualisatie-goeroes: “De mens is een patroonherkenner van een ongekende kracht en subtiliteit. Zien, denken en begrijpen zijn direct met elkaar verbonden: we denken met onze ogen. 70% van de informatie die we nodig hebben om aan zaken betekenis te geven, komt binnen via de ogen.”
 De mens gaat dus automatisch op zoek naar patronen. Dat heeft grote implicaties voor de wijze waarop je managementinformatie vorm geeft. In de onderstaande figuur zitten meerdere patronen verborgen. U heeft 3 seconden om ze te ontdekken.

tabel vs lijn - tabeldeelVergelijk dit nu eens met de onderstaande figuur die exact dezelfde gegevens bevat:

tabel vs lijn - lijndeel

Ook dit verschil in snelheid van ontdekken van patronen heeft met de menselijke hersenen te maken. Ieder getal in de tabel van het eerste figuur bezet 1 zogenaamde visuele hersenchunk. Mensen kunnen 3, maximaal 4 van deze hersenchunks met elkaar verbinden tot een patroon. In deze tabel staan 24 getallen waarmee het onmogelijk is om patronen te ontdekken.

De twee lijnen in de tweede figuur bezetten ieder ook 1 hersenchunk en vandaar dat het heel gemakkelijk is de patronen te zien die de lijnen zichtbaar maken.

Dit zijn twee simpele voorbeelden van de invloed van het veranderen van de visualisatie van de data op het kunnen zien van ‘het verhaal’ achter de cijfers. Er zijn veel meer van dergelijke voorbeelden te verzinnen.
Als we dan weten hoe groot die invloed is, is het tenenkrommend te zien hoeveel organisaties maandelijks (of zelfs wekelijks) een dik rapport met cijfers en tabellen produceren. Ik daag u uit om eens naar uw meest gebruikte managementrapportages te kijken en te speuren naar taartdiagrammen en tabellen. En doe dan het volgende:

  • Vervang de taartdiagrammen door in volgorde gesorteerde bar-charts;
  • Vervang de tabellen door lijngrafieken daar waar in de cijfers tijd gerelateerde patronen verborgen zitten;
  • Presenteer het resultaat op de ‘Hans Rosling’ manier aan uw mensen. Ik hoor graag uw ervaringen!
 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

Fijn geschreven artikel over het presenteren van cijfers en data. Hoewel ik weinig met cijfers heb, ben ik erg enthousiast geworden van de combinatie cijfers met het vertellen van een verhaal en gebruik van heldere visuele presentatie. Als dat leidt tot een duidelijk overzicht voor mensen van waar ze staan, hoe het loopt en waar het naar toe gaat is dat een enorme meerwaarde.

Kijk ook hoe ze dat aanpakken in het bedrijf van Ricardo Semler waar zelfsturende teams de scepter zwaaien (‘The Semco Way’). Teams ondersteund door het management met volledige transparantie in de cijfers die aan iedereen in cartoons worden aangeboden. Simpel en het werkt!

Hallo Branko,

Dank voor je positieve reactie.

Je slaat de spijker op z’n kop: pas wanneer cijfers gaan leven en ‘het verhaal van de organisatie’ vertellen, komen mensen in beweging. Semco is één van de schoolvoorbeelden van de ongekende kracht die goed gevisualiseerde managementinformatie heeft.

En ondanks deze duidelijke voorbeelden, wordt dit aspect van managementinformatie zwaar onderschat. Getuige de voorbeelden die ik elke week in organisaties tegenkom. En getuige ook de resultaten van mijn onderzoek waar dit aspect het laagst werd gewaardeerd.

Nog beter is het om de staafdiagrammen plat te leggen zodat de categorien onder elkaar staan en je je hoofd dus niet moet draaien om te lezen wat er staat. Als je dan ook systematisch vertikale staafdiagrammen gebruikt wanneer de horizontale as een tijdlijn is, dan ziet iedereen onmiddelijk aan de orientatie van de grafiek of we met een tijdverloop, dan wel met een vergelijking van categorien te maken hebben.

Hallo Jozef,

Kijk, zo komen we verder!

Ik ben het helemaal eens met je voorstel om de staafdiagrammen in het gebruikte voorbeeld plat te leggen. Dat leest (nog) beter.

Voor wat betreft het gebruik van staafdiagrammen om tijdspatronen zichtbaar te maken: ik ben daar geen voorstander van. Een ononderbroken lijn geeft het patroon in 1x weer. Voor het interpreteren van 12 staven heb je weer meer visuele hersen chunks nodig en dat kost tijd.

Ben ik dan de enige in dit gezelschap die zich stoort aan de tamelijk hoge Ratelband-factor in de presentatie van dhr. Rosling? Alsof je voor een schooltje kleuters een spannend sprookje staat te vertellen.
Ik ben overigens prima in staat om de patronen te herkennen in zowel de taartpunten als de cijfermatige tabellen als voorbeeld. Mogelijk komt het door het feit dat ik zorgondernemer ben in een kleine organisatie (zelf met de voeten nog in de klei) en niet voltijds bezig om de resultaten van mijzelf en mijn medewerkers op steeds ‘hippere’ manieren in kaart te brengen.

Beste Coen,

Dank voor je kritische noot.

Ik kan me voorstellen dat je Ratelband-achtige trekjes ziet in de presentatie van Rosling. Waar het mij om gaat is het feit dat hij met passie een visueel ondersteund verháál vertelt over een onderwerp dat door velen als uitermate saai zal worden bestempeld.

Mijn punt is dat ik vind dat we binnen organisaties veel meer op deze manier verhalen moeten gaan vertellen met managementinformatie. En niet stapels dikke rapporten met tabellen en spreadsheets uitstorten over de medewerkers en daarbij wat toelichting mompelen. Want dat ik wat ik zie gebeuren met als gevolg: desinteresse (“ik snap daar niks van”, “dat gaat niet over mij”), verlaagde motivatie en dus slechtere prestaties.

Dat je in staat bent om patronen te herkennen in de taartdiagrammen en tabellen is mooi meegenomen. Dat komt waarschijnlijk omdat je gewend bent veel met cijfers te werken. Echter, ga er van uit dat de meeste mensen in jouw organisatie waarmee je de verhalen wilt delen die achter de cijfers verborgen zijn, niet in staat zijn om die patronen te ontdekken. En dat lijkt mij reden genoeg om goed na te denken over de wijze waarop je cijfers visualiseert.

Ik vind het wel belangrijk dat een kpi goed wordt opgezet en niet dat er meer werk benodigd is om de kpi meetbaar te krijgen dan het oplossen van problemen. Dan heb je het klassieke probleem dat de procedure belangijker wordt gevonden dan het oplossen van een probleem en de weg er naar toe. Ik weet niet of iemand dit herkent maar ik loop soms tegen mensen aan die praktijksituaties niet kunnen relateren aan kpi’s, voor zover ze realistisch te maken zijn.

De juiste cijfers adequaat presenteren; daar gaat het om. Anders stuur je nog beter de verkeerde richting op.

Het “juiste” moet worden meten. KPI’s dienen te zijn afgeleid van de strategische doelstellingen en kritieke succes factoren en vervolgens vertaald naar de diverse organisatorische niveaus waarop ze elkaar moeten versterken. Daar zit vaak een groot probleem. Complexe (matrix) organisaties met diverse rapportagestructuren hebben vaak strijdige KPI’s die wederzijdse tegenwerking in de hand werken. Doorgaans doordat hieraan te weinig aandacht aan wordt besteed.

Het juiste meten, metrieken stroomlijnen in de organisatie én duidelijk presenteren gaat echt verschil maken.

ik ben het wel enigszins eens met Roel van der Vliet, dat een KPI geen doel op zichzelf moet worden.
Als een probleem moet worden opgelost is het soms handiger het probleem zelf zo snel mogelijk op te lossen en niet alle tijd te steken in het meetbaar maken van een KPI.
In veel gevallen wordt aan de KPI ’s een vorm van prestatie-registratie of zelfs een prestatiebeoordeling. Terwijl de meeste aandacht moet uitgaan naar de oplossing van het probleem!!

De presentatie van Hans Rosling vind ik geweldig.

Wat ik in de reacties mis, is dat het belang van kpi’s sterk afhangt van de ontwikkelingsfase van een onderneming. Als een bedrijf in problemen komt, leiden de bestaande kpi’s eerder af dan dat ze bijdragen aan oplossingen. Het tijdig terugschakelen naar de meest belangrijke aandachtsgebieden met enkele cijfers, geeft dan veel meer focus en gevoel voor de echte prioriteiten. Als alle medewerkers het eens zijn over de echte prioriteiten, dan zal de doelgerichtheid enorm toenemen en de frustraties, negatieve energie, afnemen.

Toon alle 10 reacties
x
x