Managementinformatie: helpen kpi's, rapporten & dashboards?

Rob, jij weet wel iets van managementinformatie. Zou jij eens naar deze rapporten en dashboards kunnen kijken? We hebben er veel tijd en moeite in zitten maar ze worden niet gebruikt. Hoe komt dat nu volgens jou?

Deze vraag kreeg ik de afgelopen maanden meerdere malen. En iedere keer legde de vragensteller een flink pak papier onder mijn neus. Pagina’s vol met tabellen, cijfers en een enkele grafiek. Een enkele keer was er een dashboard gemaakt. En ook dat scherm stond vol met: tabellen, cijfers en een enkele grafiek.

Dit drukte me met de neus op het feit dat nog veel onbekend is over de wijze waarop mensen informatie verwerken en welke implicaties dat heeft voor de vormgeving van managementinformatie. In goed gevisualiseerde managementinformatie schuilt een enorme hoeveelheid potentieel om mensen in beweging te krijgen. Met een paar eenvoudige voorbeelden wil u laten zien wat de (letterlijk!) ongekende mogelijkheden zijn als je verhalen kunt vertellen met managementinformatie.

Mijn eigen verhaal begint bij mijn persoonlijke passie: het opsporen van de enorme hoeveelheid onbenut potentieel binnen organisaties en dit omzetten naar prestaties. Eén van de meest in het oog springende voorbeelden daarvan is de manier waarop organisaties managementinformatie gebruiken. Ondanks de aanwezigheid van moderne Business Intelligence tools zoals QlikView, Tableau, Business Objects en Cognos.

Ik zie nog steeds enorme hoeveelheden rapportages en overvolle management dashboards. Ik zie ook heel veel gefrustreerde managers en besluitvormers die zich kleurenblind zoeken om te ontdekken hoe de organisatie er nu precies voor staat. Het is onmogelijk het verhaal achter de cijferbrij te ontdekken. En aan de medewerkers worden deze rapporten al helemaal niet vertoond.
Ook uit mijn onderzoek naar ‘mensgericht prestatiemanagement’ blijkt dat visualisatie van managementinformatie op afstand het slechtst scorende element is. En dat terwijl je met goed gevisualiseerde managementinformatie een ongekende mogelijkheid hebt om je mensen te motiveren en in beweging te krijgen. Het is een fantastisch instrument om je strategie in de hoofden, harten en handen van de mensen te brengen.

Je krijgt dit voor elkaar door je rapportages en dashboards zo te ontwikkelen dat je er verhalen mee kunt vertellen. Verhalen over de prestaties van de organisatie. In het volgende videofragment laat Hans Rosling zien hoe je dat in mijn ogen zou moeten doen.

Ik vind dit zó gaaf. In plaats van het presenteren van cijfers, cijfers en nog eens cijfers vertelt Rosling het verháál achter de cijfers. Met alle armgebaren en emoties die daarbij horen. Én met heel slim gevisualiseerde data.
Zou het nu niet fantastisch zijn wanneer we binnen organisaties op deze wijze onze belangrijkste managementinformatie en kpi's met elkaar zouden delen? Ik vind dat écht! Ik wil hiervoor een lans breken omdat de invloed op het uiteindelijke presteren van de organisatie enorm is.

Twee aspecten spelen een doorslaggevende rol wanneer je verhalen wilt vertellen met managementinformatie:

• De inhoud van het verhaal;
• De wijze waarop het verhaal visueel wordt ondersteund door managementinformatie.

Ik ga hier alleen in op punt 2: het onderschatte belang van de wijze waarop data wordt gevisualiseerd. Over de inhoud van het verhaal schreef ik al iets in Hoe je een organisatie bestuurt met slechts 5 KPI’s.
Ik laat door middel van 2 voorbeelden zien hoe een kleine verandering van visualisatie enorme invloed heeft op het kunnen zien van ‘het verhaal’ achter de cijfers.

Voorbeeld 1 Waar lees je het verhaal in 1 oogopslag?

Let eens goed op wat uw ogen doen als u naar de taartdiagram kijkt en let op wat uw hersenen doen terwijl u de grootte van de verschillende taartpunten met elkaar probeert te vergelijken. Er gebeurt van alles hè? Het is HARD WERKEN!!!!
Echter, een mens kan op geen enkele wijze adequaat de grootte van taartpunten met elkaar vergelijken. De hersenen zijn daar gewoonweg niet voor gemaakt. Wat echter HARD GECODEERD is in het lijntje tussen de ogen en de hersenen is het kunnen vergelijken van lengtes van lijnen of staven. Dat zie je DIRECT. Dat kost geen energie. Dus daarom zie je in de rechter grafiek in 1 oogopslag wat er staat.

Voorbeeld 2 Hoeveel tijd kost het om de patronen te herkennen?
Colin Ware, één van de datavisualisatie-goeroes: “De mens is een patroonherkenner van een ongekende kracht en subtiliteit. Zien, denken en begrijpen zijn direct met elkaar verbonden: we denken met onze ogen. 70% van de informatie die we nodig hebben om aan zaken betekenis te geven, komt binnen via de ogen.”
 De mens gaat dus automatisch op zoek naar patronen. Dat heeft grote implicaties voor de wijze waarop je managementinformatie vorm geeft. In de onderstaande figuur zitten meerdere patronen verborgen. U heeft 3 seconden om ze te ontdekken.

Vergelijk dit nu eens met de onderstaande figuur die exact dezelfde gegevens bevat:

Ook dit verschil in snelheid van ontdekken van patronen heeft met de menselijke hersenen te maken. Ieder getal in de tabel van het eerste figuur bezet 1 zogenaamde visuele hersenchunk. Mensen kunnen 3, maximaal 4 van deze hersenchunks met elkaar verbinden tot een patroon. In deze tabel staan 24 getallen waarmee het onmogelijk is om patronen te ontdekken.

De twee lijnen in de tweede figuur bezetten ieder ook 1 hersenchunk en vandaar dat het heel gemakkelijk is de patronen te zien die de lijnen zichtbaar maken.
Dit zijn twee simpele voorbeelden van de invloed van het veranderen van de visualisatie van de data op het kunnen zien van ‘het verhaal’ achter de cijfers. Er zijn veel meer van dergelijke voorbeelden te verzinnen.
Als we dan weten hoe groot die invloed is, is het tenenkrommend te zien hoeveel organisaties maandelijks (of zelfs wekelijks) een dik rapport met cijfers en tabellen produceren. Ik daag u uit om eens naar uw meest gebruikte managementrapportages te kijken en te speuren naar taartdiagrammen en tabellen. En doe dan het volgende:

• Vervang de taartdiagrammen door in volgorde gesorteerde bar-charts;
• Vervang de tabellen door lijngrafieken daar waar in de cijfers tijd gerelateerde patronen verborgen zitten;
• Presenteer het resultaat op de ‘Hans Rosling’ manier aan uw mensen. Ik hoor graag uw ervaringen!