Er is geen harde rekensom voor wat organisaties precies kwijt zijn als een implementatie op weerstand stuit. Toch is duidelijk dat de schade aanzienlijk kan zijn, al is die vaak verspreid over verschillende posten en moeilijk zichtbaar in één begroting. Wat je niet terugziet in cijfers, voel je in de praktijk: vertragingen, frustratie, onduidelijkheid, en een sfeer die nog lang nawerkt.

Wanneer een nieuwe werkwijze, technologie of structuur op weerstand stuit, lopen de kosten al snel op, direct én indirect. Denk aan projecten die weken of maanden langer duren dan gepland, omdat mensen niet meewerken, extra tijd nodig hebben om overtuigd te raken of omdat plannen herzien moeten worden. Daarbovenop komen de kosten van extra communicatie, trainingen, externe begeleiding en het herstel van fouten die voortkomen uit onvolledige acceptatie van de verandering.

De productiviteit daalt vaak tijdelijk, omdat medewerkers meer tijd besteden aan het omgaan met de verandering dan aan hun kerntaken. Dat uit zich niet alleen in minder werkoutput, maar ook in hogere frustratie en vermoeidheid. In sommige organisaties vertrekken juist de mensen die het meest kritisch zijn — vaak de medewerkers met veel kennis of invloed — wat de kosten verder verhoogt. Het verloop brengt werving, inwerktrajecten en tijdelijk verlies aan continuïteit met zich mee.

Daarnaast zijn er de kosten die minder tastbaar zijn maar niet minder reëel: het verlies van motivatie, vertrouwen en veranderbereidheid. Een mislukte of stroef verlopen implementatie kan een organisatie jarenlang parten spelen. Teams die zich eenmaal hebben verbrand aan een slecht begeleide verandering, reageren later sceptisch, hoe goed de nieuwe plannen ook zijn. Dat betekent dat toekomstige verbetertrajecten duurder worden, omdat het draagvlak moet worden heropgebouwd.

Onderzoek van organisaties als Prosci en McKinsey laat zien dat slecht gemanagede veranderingen leiden tot budgetoverschrijdingen, herwerk, productiviteitsverlies en vertragingen. McKinsey merkt zelfs op dat veel transformaties hun beoogde financiële voordelen nooit volledig realiseren, soms al vanaf dag één verlieslatend worden. In Nederland schatten bureaus als VAViA dat verandermanagement zelf al snel honderdduizend euro kost, nog los van de verliezen door weerstand. In grote IT-projecten is bekend dat ruim een kwart langer duurt dan gepland en dat een aanzienlijk deel van de projecten met overschrijdingen boven de 25 procent te maken krijgt.

Toch is het lastig om een generiek bedrag te noemen. De impact van weerstand hangt af van de aard en omvang van de verandering, de cultuur van de organisatie, het leiderschap en het veranderkundig vermogen. Bovendien liggen de kosten vaak verspreid over meerdere budgetten: IT, HR, operatie en management. Daardoor is het voor bestuurders moeilijk te zien wat de echte schade van weerstand is.

Wie toch een beeld wil krijgen, kan zelf een rekenoefening maken. Begin met de geplande kosten van de verandering: personeelsinzet, projectmanagement, training, IT en infrastructuur. Schat vervolgens de verliezen die voortkomen uit weerstand: bijvoorbeeld een daling van de productiviteit met tien procent gedurende drie maanden, of een paar procent extra verloop. Reken uit wat dat betekent in loonkosten en gemiste productie. Voeg daar de waarde van niet-gerealiseerde voordelen aan toe, zoals efficiencyverbeteringen of omzetgroei die later of deels uitblijven. Zo ontstaat een ruwe schatting die bestuurders helpt de ernst van weerstand te begrijpen.

Het is geen exacte wetenschap, maar de richting is duidelijk: weerstand is zelden goedkoop. Een organisatie die de menselijke kant van verandering onderschat, betaalt dat terug in tijd, geld en energie. Wie daarentegen investeert in draagvlak, communicatie en participatie, bespaart uiteindelijk veel meer dan de cijfers op het eerste gezicht doen vermoeden.