Pimp je vergadering!

Bijna alles wat er gebeurt kun je zien als een verandertraject. En bij verandertrajecten horen vergaderingen. Vergaderingen over de voortgang van het verandertraject, over knelpunten, over het eindresultaat, over het creëren van draagvlak, over de volgende stap, over risico's, over financiën, enz. Iedereen die bij het verandertraject betrokken is, doet mee aan die vergaderingen. Maar hoe staat het met de effectiviteit van die vergaderingen?

Waarom zijn vergaderingen vaak zo saai?

Als je vaak met dezelfde club om tafel zit, ontstaan er vanzelf vergaderpatronen. Er is niks mis met patronen, zolang ze in je voordeel uitpakken. Maar niet alle patronen doen dat. Juist in vergaderingen werken patronen vaak tegen je. De opening, de mededelingen, de notulen, de actielijst, weer die collega die lang aan het woord is. Ach, je kent het zo langzamerhand wel. Je hoofd is er niet echt bij. Vergadersleur!

De kosten van ineffectief vergaderen.

Je bent niet de enige die last heeft van een vergadersleur. Uit onderzoek blijkt dat meer dan de helft van de vergaderingen als verspilde tijd wordt ervaren. Gemiddeld gaan er per maand 30 uur per persoon verloren aan ineffectieve vergaderingen. Dat is bijna een hele werkweek! Nog eens 80% van de mensen komt vrij regelmatig onvoorbereid op een vergadering. Dat alles kost tijd, geld en energie.

Het kan ook anders!

Een vergadering hoeft niet saai te zijn. Je kunt een vruchtbare vergadering hebben die ook nog eens gewoon leuk is. Wat moet je daarvoor doen? Doorbreek ineffectieve vergaderpatronen door iets anders te doen. Als je blijft doen wat je altijd al deed, blijf je krijgen wat je altijd al kreeg. Is dat niet wat je wilt?

Pimp je vergadering en laat je inspireren door deze vijf tips!

Tip 1 Vergader alleen als het nodig is

Vergaderingen plannen in je agenda is een goede gewoonte. Je hebt dan vooraf tijd ingeruimd die je aan de vergadering zou kunnen besteden. Maar dat hoef je natuurlijk niet te doen! Soms is het helemaal niet nodig om de vergadering door te laten gaan. Informatie doorgeven kun je ook op een andere manier realiseren. Je kunt bijvoorbeeld een briefing houden onder het genot van een kopje koffie. Dan ben je ook nog eens sociaal bezig!

Tip 2 Begin met het belangrijkste agendapunt

Voor een belangrijk agendapunt zit je op het puntje van je stoel. Juist aan het begin van een vergadering heb je er zin in. Je bent alert, energiek en vol aandacht. Die aandacht is noodzakelijk bij een agendapunt wat er echt toe doet. Misschien moet je een belangrijk besluit nemen of standpunten uitwisselen. Start met een punt waar iedereen belang bij heeft. Dat komt de vergader effectiviteit ten goede.

Tip 3 Zorg voor spanning!

Niets is zo saai als een vergadering die voorspelbaar verloopt. Agendapunten die allemaal op dezelfde manier besproken worden, wie loopt daar na het derde agendapunt nog voor warm? Varieer eens van werkvorm. In de meeste vergaderingen zit je de hele vergadering op je stoel en is het gesprek de dominante werkvorm. Kies voor minstens twee agendapunten eens voor een heel andere aanpak. Zorg ervoor dat mensen actief betrokken worden en van hun stoel moeten komen.

Tip 4 Maak werk van de introductie van een agendapunt

Geef aan waarom het punt op de agenda staat. Welk doel dient dit agendapunt? Zijn er al eerder besluiten over dit punt genomen? Herhaal deze dan en vertel waar je nu naar toe wilt werken. Laat de collega's waar je mee vergadert niet in het ongewisse, zeg welke verwachtingen je van ze hebt. Meldt vooral wat er klaar is als het agendapunt behandeld is.

Tip 5 Stel activerende vragen!

Vraag na de introductie van het agendapunt bijvoorbeeld aan een van de aanwezigen om de voor- en nadelen van het onderwerp te noemen. Spreek mensen persoonlijk aan. Vraag concreet naar bedenkingen, naar de beren op de weg. Geef iemand de opdracht om te schetsen hoe de werkelijkheid eruit ziet als het besluit uitgevoerd is. Wat is er dan anders dan nu? Voor wie is dat een voordeel? Welke acties moeten er genomen worden en wat is de eerste stap die nu al gezet kan worden?

Pimp je vergadering! Ga met een of meer van deze vijf tips aan de slag en creëer nieuwe vergader ervaringen!

Veel succes!

Veron Goemans