Organisaties moeten steeds sneller veranderen. Bedrijven bestaan tegenwoordig veel korter dan vroeger: waar ze in de jaren vijftig gemiddeld zestig jaar oud werden, is dat nu nog maar achttien jaar. Wie wil overleven, moet dus kunnen vernieuwen en snel groeien om voldoende veerkracht te ontwikkelen  — en dat lukt alleen met voldoende verandersnelheid. Om veranderingen (snel) door te kunnen voeren worden projecten ingezet als middel. Of een project snel of traag verloopt is te herkennen aan de bestuurlijke intensiteit.  

Inleiding

Voor hun voortbestaan zijn veel organisaties anno 2025 afhankelijk van adequate en wendbare digitalisering en verandersnelheid. Projecten zijn niet langer een bijzaak maar hoofdzaak voor organisatieverandering. Organisaties hebben meer projecten dan vroeger vanwege de toegenomen flexibiliteit en behoefte aan verandering. De huidige ‘projecteconomie’ leidt vaker tot een projectmatige manier van werken, waarbij medewerkers op verschillende, tijdelijke opdrachten worden ingezet naast hun lijnfunctie. Meestal voeren organisaties een beperkt aantal grote projecten en tegelijkertijd een veel groter aantal middelgrote en kleine(re) projecten uit. De meeste projectmanagers hebben meerdere projecten onder hun hoede. Dit betekent dat ze door de dag heen hun tijd en aandacht moeten verdelen over deze projecten. Een werkdag kan er dan als volgt uit zien.    

'Een migratie van een aantal nieuwe serversystemen in een cloud-omgeving in combinatie met de installatie en configuratie van aantal bedrijfskritieke applicaties op deze nieuwe serversystemen startte na werktijd rond 18.00 en werd afgerond om ongeveer 2.00 uur 's nachts. Ook werden nog eens 50 telefoongesprekken gevoerd, 58 e-mails verzonden en 90 ontvangen om de vaart van andere projecten erin te houden of issues en knelpunten te bespreken en op te lossen.' 

Bestuurlijke intensiteit

Uit onderzoek blijkt dat de resultaten van projecten al jaren nauwelijks beter worden. Vertraging is hierbij een vaak genoemde oorzaak. Of een project snel of langzaam verloopt is te herkennen aan  de bestuurlijke intensiteit ervan. Bestuurlijke intensiteit van een project is dan de activiteit en tijd die een projectmanager besteedt aan een individueel project. 

Snelheid versus traagheid

Voor het analyseren van twee praktijkvoorbeelden gebruiken we de hoekstenen uit het artikel: 'The projectification of everything'. Het artikel onderscheidt vier hoekstenen: tijd, activiteit, relatie en locatie. Tijd verwijst enerzijds naar inspanning van een projectmanager en anderzijds naar de duur (of doorlooptijd) van een project. Activiteit is het soort werk dat een projectmanager uitvoert. Per fase zal dit verschillen. Relatie gaat o.a. over het aantal betrokkenen bij en belanghebbenden van een project. Ook het aantal betrokken leveranciers bij een project is een kenmerk van de hoeksteen relatie. Locatie zegt iets over de spreiding van een team en of de samenwerking fysiek dan wel virtueel gebeurt. Leveranciers van IT-personeel en diensten werken vaak vanuit bijvoorbeeld landen in Oost Europa of nog verder weg, vanuit India.  

Praktijkvoorbeeld 1

In een eerder artikel is de bestuurlijke intensiteit van twee, qua grootte en complexiteit, vergelijkbare projecten (A en B) al eens in kaart gebracht. Dit praktijkvoorbeeld van uitgevoerde projecten biedt interessante inzichten in de bestuurlijke intensiteit van projectmanagement en de invloed op snelheid. Project A werd in 16 weken afgerond, project B duurde 84 weken. Project A was snel doordat het werkte met een duidelijke fasestructuur, vaste rollen en weinig maar doelgerichte overleggen, 31 in totaal (hoeksteen activiteit). De bestuurlijke inspanning (hoeksteen tijd) was geconcentreerd: gemiddeld 6 uur per week, oplopend naar 7,8 uur in de periode van testen en oplevering om een afgesproken datum te halen. Dit zorgde voor urgentie. Project B verliep traag door wisselende opdrachtgevers (hoeksteen relatie), voortdurende herplanning, zorgen over risico’s en een gefragmenteerd testproces (hoeksteen activiteit). Het project kende 116 overleggen en ondanks meer totale uren (205) was de wekelijkse intensiteit laag: gemiddeld 2,3 uur per week (hoeksteen tijd).

De vergelijking laat zien dat snelheid ontstaat door urgentie, gefocuste besluitvorming en geconcentreerde bestuurlijke intensiteit, terwijl versnipperde aandacht en reactieve activiteiten leiden tot lagere bestuurlijke intensiteit en dus vertraging.

Praktijkvoorbeeld 2

De context van dit project bestond uit het migreren van de IT-omgeving van +/- 10 organisatieonderdelen (deelprojecten) van een bedrijf. De totale geschatte benodigde capaciteit was ongeveer 2 manjaren. De 10 deelprojecten werden zoveel mogelijk tegelijkertijd uitgevoerd en de totale doorlooptijd was ongeveer 6 maanden hetgeen beperkte spreiding in de tijd (planning) van de deelprojecten betekende . Alle projecten hadden dus een uiterst oplevermoment hetgeen betekent dat de projecten in zekere zin met elkaar in competitie waren voor het toewijzen van benodigde (schaarse) capaciteit.

Voor het maken van een gedetailleerde analyse zoomen we in op de praktijk van 2 deelprojecten. Deelproject 1 was qua omvang 2x zo groot als deelproject 2. In deelproject 1 dienden 6 serversystemen en meerdere applicaties te worden gemigreerd naar een moderne cloud-omgeving. Voor project 2 ging het om 3 serversystemen en een beperkt aantal toepassingen. Verder was voor deelproject 1 ook nog eens samenwerking nodig met meerdere (externe) leveranciers. Project 1 was in 15 weken gereed en project 2 in 12 weken. Op basis van het verschil in omvang was te verwachten dat het verschil in tijdsduur groter zou zijn. Vergeleken met het totaal aantal uren was de inspanning van de projectmanager (bestuurlijke intensiteit) voor deelproject 1 gemiddeld 3,2 uren per week. Voor deelproject 2 was dit 0,6 uur. Deelproject 1 had te maken met een naderende eindtermijn omdat het later gestart was dan project 2. Hierdoor was het urgentiebesef bij project 1 groter dan bij project 2. Naast urgentie had ook het grotere aantal betrokken leveranciers bij project 1 invloed op de bestuurlijke intensiteit. Hierbij geldt dat meer leveranciers de bestuurlijke intensiteit laten toenemen maar dat dit niet per se betekent dat projecten dan veel langer hoeven duren gezien het beperkte verschil tussen de doorlooptijd van deelprojecten 1 en 2.

Waarom sommige projecten dus traag zijn

Bestuurlijke intensiteit verwijst naar het soort inspanning (activiteit) en bestede tijd van een projectmanager. De voorgaande analyses met behulp van een aantal zogenoemde hoekstenen geven inzicht in de bestuurlijke intensiteit en verklaren waarom het ene project snel en het andere traag verliep — een belangrijk inzicht nu organisaties steeds meer en sneller projecten moeten uitvoeren. Snelheid van een project verwijst naar de doorlooptijd (of duur) van een project. Langzame projecten hebben vaak last van:

• Onduidelijkheid over of wisselende doelen en prioriteiten,
• Wisselende opdrachtgevers of te veel betrokkenen,
• Te weinig urgentie,
• En een gebrek aan mandaat of lef om door te pakken.

Het gevolg: eindeloos overleg, uitstel en frustratie.

Snelle projecten

Projecten die snel verlopen kenmerken zich door doelgerichte acties, betrokken opdrachtgeverschap en leveranciers. Beslissingen worden tijdig genomen en knelpunten snel opgelost, waardoor een project voortgang houdt. Een helder mandaat en gevoel van urgentie zorgen ervoor dat het project prioriteit heeft en het team met vertrouwen kan handelen. Doelen zijn scherp gedefinieerd en de scope is afgebakend, zodat iedereen weet wat er wel en niet bij hoort. Er is een evenwichtige houding ten opzichte van risico’s: leren en bijsturen staan centraal in plaats van afwachten. 

Conclusie

Aan het gemiddeld aantal projectmanagementuren per week en de aard van de managementactiviteiten, relaties en locaties is te herkennen of een project snel of langzaam verloopt. Voor projecten waarvan het voortbestaan van een organisatie afhangt is het dan ook van levensbelang om een traag verlopend project zo snel mogelijk te herkennen op basis van de bestuurlijke intensiteit.