Channels

Verlopen jullie vergaderingen stroperig? Hoor je meestal dezelfde mensen (niet)? Word je gek van die collega die nooit eens zijn mond houdt? Of die collega’s die nooit eens een mening geven. Wil je daar graag verandering in zien? De sleutel ligt in ‘anders kijken’ naar de dynamiek in het team.

Voorbeeld

“Zoals jullie weten starten we binnenkort met een ander inwerkprogramma voor de leerlingen. Ik zou het fijn vinden als jullie even met me meedenken over hoe en wanneer we dat het beste kunnen gaan implementeren en wat jullie nodig hebben om het nieuwe programma een succes te laten zijn” zegt Lynn.

Ze is teamleider van een groep ervaren verpleegkundigen. Zodra Lynn is uitgepraat, kijkt het merendeel van het team meteen naar Stan. Stan neemt het woord: “Het lijkt me heel zinvol als wij daar over meepraten. Daar hebben we zeker een mening over.” Stan kijkt rond in het team. Een aantal mensen knikt bevestigend.

Hij vervolgt: “Dat programma gaat niet werken. Dat hebben we eerder ook al gezegd. Waar moeten we de tijd vandaan halen om al die extra gesprekken te voeren?!”

Kim vult aan: “Ik red het nu al niet om een keer per week te gaan zitten met die leerling.” Een aantal mensen stemt non-verbaal in. Op andere plekken aan de tafel ontstaan onderonsjes. Het wordt onrustig.

Lynn probeert intussen haar geduld te bewaren en richt zich tot Stan: “Stan, deze discussie is toch allang gevoerd?” Lynn herhaalt geduldig alle afwegingen die gemaakt zijn om tot dit programma te komen. Het leidt tot nieuwe discussie in de groep over een besluit dat allang genomen is.

Ruimte nemen of krijgen?

De wisselwerking tussen leidinggevende, Stan en de rest van het team herhaalt zich een paar keer. Wordt er om initiatief gevraagd? Dan néémt Stan als eerste het woord.
Tenminste daar lijkt het op als je in eerste instantie naar dit team kijkt. Als je anders kijkt dan zie je niet alleen dat Stan het woord neemt, maar ook dat Stan het woord krijgt van de rest van het team. Dat doen ze door stil te blijven en zo ruimte te bieden aan Stan. En door verwachtingsvol zijn kant op te kijken, telkens als om een reactie of initiatief wordt gevraagd. Iedereen draagt er zo aan bij dat Stan een dominante rol in het team krijgt. In de sociale psychologie heet dit fenomeen ‘opwaartse communicatie’. Het is een natuurlijk fenomeen dat in vrijwel alle groepen terug te zien is. Zet een willekeurige groep bij elkaar en dit patroon tekent zich binnen een uur af.

Lees ook:

Voorkom de ramp na de crisis

Stan versterkt zelf het patroon door steeds opnieuw het initiatief te pakken, door namens iedereen te spreken en door zich op het hele team te richten zodra hij het woord neemt. Als je luistert naar wat Stan zegt, dan merk je dat hij in ‘wij-termen’ praat, zonder dat iemand hem daarop corrigeert. Blijkbaar mag hij namens de groep praten. Het is een valkuil om aan te nemen dat hij ook namens iedereen spreekt.

Hoe het patroon zich versterkt

Het beschreven patroon versterkt zich, heel simpel, doordat het zich steeds herhaalt, zonder dat iemand er iets aan probeert te veranderen. Hoe vaker het zich herhaalt, hoe normaler het wordt. Veel teams berusten na verloop van tijd in hun patronen. Ook in patronen die hun goede prestaties in de weg staan.

Uiteraard kiezen de teamleden uit dit voorbeeld hun gedrag niet bewust. Het interactiepatroon dat we beschrijven is het resultaat van een onbewust proces.

We gaan even terug naar het voorbeeld.

Lieke probeert de discussie te onderbreken: “Volgens mij was je vraag om mee te denken over hoe we het programma gaan implementeren, toch…?” Quincy gaat ineens rechtop zitten en knikt heftig mee. Ze kijken beiden hoopvol naar Lynn. Maar voordat Lynn kan reageren pakt Stan weer het woord. “Nog één vraag over die tijd; mogen we ook overuren schrijven?”. “Nee Stan” zegt Lynn geïrriteerd. “Dat mag niet. En intussen zijn we een kwartier verder en hebben we het nog niet over de implementatie gehad. Ik wil dit punt voor nu afronden. Ik kom met een voorstel en dat bespreken we de volgende vergadering.”

Zie je hoe in dit team de hazen lopen? Wat herken je uit je eigen team(s)? Van een afstand kun je misschien al zien welke kansen de leidinggevende en de teamleden laten liggen. Verderop in dit artikel lees je er meer over.

Heb je al een idee wat er ná deze vergadering gebeurt? Grote kans dat:

  • Er flink nagepraat gaat worden.
  • De actie van Lynn wordt geduid als ‘er is weer niet naar ons geluisterd’.
  • Bestaande dominante meningen verder versterkt worden en noodzakelijk tegengeluid verder op de achtergrond raakt.

Waar ligt je focus?

Groepsleden in dit voorbeeld nemen verschillende posities in. De één treedt meer op de voorgrond, neemt initiatief, doet voorstellen en neemt besluiten. Terwijl anderen meer op de achtergrond blijven. Ze volgen, blijven stil of leveren subtiel protest.

Psychologisch onderzoek naar onze waarneming laat zien dat we maar één ding tegelijk aandacht kunnen geven. Zodra we ons op het één richten, raakt het andere min of meer buiten beeld. We zien bovendien vooral dat wat het sterkst aanwezig is en dus op de voorgrond staat. Door je veel bezig te houden met de voorgrond mis je wat op de achtergrond gebeurt. In dit (klassieke) filmpje wordt dit mechanisme mooi geïllustreerd.

Dat verklaart dat onze aandacht in groepen meestal uit gaat naar mensen die op de voorgrond treden. Deze neiging is zó sterk, dat we niet meer zien wat de mensen op de achtergrond doen.

Uitzoomen

Wil je de bestaande dynamiek in jouw team doorbreken? Vind je dat sommige collega’s te veel plek innemen? Of vind je dat teveel mensen zich afwachtend opstellen? Kijk dan eens door een andere bril en zie het bredere perspectief.

Wanneer je je aandacht bewust verlegt van de teamleden die op de voorgrond treden naar de hele groep ga je andere dingen zien. Dat noemen we uitzoomen.

Wat gebeurt er wanneer we in ons voorbeeld uitzoomen en een blik op de achtergrond werpen? Dan zien we verschillende collega’s met elkaar smoezen tijdens de discussie. Aan hun gezichten is af te lezen dat ze moe worden van deze discussie. Een ander teamlid is zichtbaar afgeleid en grabbelt in haar tas. Twee anderen wisselen blikken uit. Lieke kijkt intussen boos naar Stan.

Beheers je de vaardigheid om zowel de voor- als achtergrond te zien, in de teams waarin je werkt, dan heb je goud in handen. Je ziet dan namelijk precies:

  • Waarover straks bij de koffieautomaat gemopperd wordt.
  • Of dingen onbesproken blijven.
  • Wie welke invloed heeft in en op het team.
  • Welke waardevolle kwaliteiten en inbreng blijven liggen.
  • Aan wie jij een medestander hebt voor het punt dat je wilt maken of het gedrag dat je wilt veranderen.
  • Of je echt commitment hebt voor die afspraak of dat besluit.

Voorgrond achtergrond Illustratie, Sylvia van Haren

We geven je een aantal tips om vaker uit te zoomen, als middel om de potentie van het hele team meer te gaan benutten:

  1. Wissel steeds van perspectief tussen voorgrond en achtergrond: luister naar de mensen op de voorgrond en kijk naar hoe de mensen op de achtergrond daarop reageren. Door jezelf te trainen in deze manier van kijken ga je meer mogelijkheden zien om het team met hun eigen disfunctionele patronen af te laten rekenen.
  2. Probeer vervolgens het non-verbale gedrag te ondertitelen en kijk welke informatie dit je oplevert. Welke vragen zou je ze willen stellen?
  3. Bedenk ook wat je niet ziet maar wél zou verwachten. Dat is ook een vorm van uitzoomen. In dit voorbeeld: van een team professionals mag je verwachten dat ze op een bepaald punt stoppen met klagen en gaan denken in mogelijkheden.
  4. Last but not least: luister niet naar de inhoud. Maak van de woorden een soort brij waardoor je ze niet echt meer kunt horen. Zo kun je je makkelijker richten op wat je ziet in plaats van wat je hoort.

Luie interventies

Het kunnen spelen met voor- en achtergrond in de dynamiek van groepen noemen wij een ‘luie interventie’. Lui in de zin dat ze het team uitnodigen om hun eigen patronen te doorbreken en uit hun comfortzone te treden. Met luie interventies help je teams groeien in hun doelgerichtheid, zelfstandigheid, creativiteit en oplossend vermogen, juist door zelf weinig te doen.

De basis voor luie interventies is je manier van kijken naar de dynamiek in het team. Als het je lukt om meer uit te zoomen, dan kun je luie interventies gaan doen, die de kans vergroten dat het team haar eigen patronen gaat zien en aanpakken. Dat doe je door de mensen in beweging te zetten die aan de oplossing kunnen bijdragen.

In deze casus zijn er vele mogelijkheden voor luie interventies. We geven een paar voorbeelden:

  1. Benoem het patroon. Bijvoorbeeld: “elke keer als we dit onderwerp bespreken, vervallen we weer in dezelfde discussie. Terwijl er allang een besluit genomen is.” In ons vorige artikel lees je welke interventies hierop kunnen volgen.
  2. Stel vragen die ertoe leiden dat anderen zien wat jij ziet en zich daarover gaan uitspreken:
  • “Ik vraag me af of iedereen nog aangehaakt is. Wat denken jullie als je zo rondkijkt?”
  • “Mensen, wat zien jullie steeds gebeuren als we het hierover hebben?”
  • “Karin en Ton, ik zie jullie zuchten. Wat betekent dat?”
  • “Zie ik het goed dat een aantal van ons aan het afhaken is in deze discussie?”
  1. Spreek verwachtingen uit. Bijvoorbeeld: “Ik verwacht van een groep professionals dat je elkaar uitdaagt om in mogelijkheden te denken. Dat zie ik nu niet gebeuren.”

Een luie interventie mag echter niet verward worden met echte luiheid, die tot uiting komt in passiviteit en vragen als ‘wat had je zelf gedacht?’

Het is hard werken om je luie interventies eigen te maken. Op papier lijken ze eenvoudiger dan ze in de praktijk zijn. Maar als je ze eenmaal onder de knie hebt dan leveren ze veel rendement op voor jou en je team.

Wil je meer voorbeelden van luie interventies ontvangen? Klik hier.

Kennisbank onderwerpen:

Kennisbank onderwerpen:

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

De plek die leidinggevenden innemen is inderdaad cruciaal : als leider om het beste uit mensen te halen en daarmee ook te zorgen voor een balans tussen geven (aandacht, ruimte) en nemen (acties verwachten en zelf aan het woord zijn). Luie leidinggevenden geven de meeste ruimte!

We hebben overweldigend veel mails ontvangen van mensen die de luie interventies willen ontvangen. Leuk! In een paar gevallen is het emailadres niet goed doorgekomen (aanvragers van dinsdagochtend 25 augustus, voor 11 uur), waardoor we de beloofde handout niet kunnen sturen. Mocht je volgende week nog niks ontvangen hebben (ook niet in je spam-map), vul dan het formulier nog een keer in alsjeblieft. Onze excuses voor het ongemak.

[…] Slimme teaminterventies Hoe je met minder energie meer voor elkaar krijgt. […]

Als voorzitter van een (landelijke) patiëntenvereniging kom ik zowel in bestuursvergaderingen, als in alg. ledenvergaderingen als in alliantiegesprekken met andere partijen deze problematiek veelvuldig tegen. Red me daar redelijk mee, maar hulp in de vorm van ‘luie interventies’ zeer welkom.

Beste Jan,
Bedoel je dat je graag de extra tips ontvangt? Die kun je aanvragen via de link onderaan het artikel. Hartelijke groet, Annemieke

Toon alle 5 reacties
x
x