Scrum bij andere projecten dan ICT? Hoe werkt dat?

Scrum is een methode die veel bij ICT projecten gebruikt wordt: met korte sprints, stap voor stap een ICT-systeem opzetten. Scrum wordt in toenemende mate ook buiten de ICT-sector gebruikt.

Lisette Tijs en Thomas Geelkerken, stafmedewerker en informatiemanager bij Pluryn, een grote zorginstelling, vertellen in dit interview hoe dat werkt.

Eind 2014 werd bij Pluryn het project gestart ‘Inrichten verzuimproces met ondersteuning van AFAS software’. Jullie besloten de poging te wagen om dit project met de Scrum methode aan te pakken. Hoe ging dat?

We hadden het idee dat Scrum zou kunnen helpen en we zagen het als een experiment om van te leren. De directie vond het een goed idee. We zijn begonnen met de selectie van leden voor de projectgroep.

Teamleden moeten 2 dagen per week voor het project beschikbaar zijn. Dat was wel even een drempel. Toen we het team rond hadden hebben we met het team meteen een dag belegd met de externe scrum specialist. In de ochtend is de werkwijze van scrum besproken. In de middag zijn we gestart met het project volgens Scrum.

Zeker in de eerste periode heb je wel enige begeleiding van buitenaf nodig om de nodige duidelijkheid te scheppen. De scrum-master moet daarin voorzien. We beschikken nu over scrum-masters uit de eigen organisatie die zijn opgeleid door externe scrum specialisten.

Op de eerste dag meteen al gestart met werken volgens Scrum; dat is vlot!

Zeker, je moet gaan werken volgens het principe ‘Al doende leren’. Dus daar zijn we meteen mee begonnen. Ook hebben we meteen alle betrokken disciplines bij elkaar gebracht. Over scrum valt best veel te vertellen. Maar waarom van alles overhoop halen als je het pas echt leert in de praktijk. Dat is de stijl die we van het begin af aan hebben vastgehouden. Scrum leent zich daar perfect voor.

Het team bepaalt hoe er gewerkt wordt en stemt met elkaar af wat elk teamlid doet. Teamleden komen uit afdelingen van Pluryn maar moeten zonder inmenging van bovenaf aan het project kunnen werken. Het kader waarbinnen ze werken wordt bepaald door Scrum. Dat kader bestaat uit allerlei spelregels met een boel Engelse termen. Van die Engelse temen hebben we ons niets aangetrokken. We hadden iets van daar schiet je niets mee op. Het is zoals het is, als het maar werkt.

Wat zijn de spelregels van Scrum?

Behalve het team zijn er een product-owner en een scrum-master. De product-owner is verantwoordelijk voor de visie op het gewenste resultaat. Daartoe overlegt hij met de stake-holders. Vervolgens neemt hij de route naar het gewenste resultaat door met het team in de vorm van een aantal deelresultaten. Deelresultaten worden geformuleerd in globale termen. SCRUM gaat er namelijk vanuit dat de product-owner nog niet ECHT weet wat de beste uitkomst is. Dit wordt gaandeweg en al doende duidelijker. Dat betekent dat alleen de gewenste resultaten van een eerstvolgende sprint concreet gespecificeerd worden. Zo blijft er heel bewust ruimte voor voortschrijdend inzicht en ervaring.

Is dat de kern van de aanpak?

Dat is de kern en de mensen groeien hier al doende in. Dit lukt niet zonder een scrum-master. De scrum-master legt al doende de spelregels uit en faciliteert team en product-owner bij de voortgang. Scrum-masters ondergaan ter voorbereiding een training van 2 dagen. We hebben geleerd dat begeleiding van een scrum-master essentieel is.

Dat was het eerste project. Hoe werkte deze aanpak? Planning gehaald, stake-holders tevreden?

Zeker, dat is gelukt en meer dan dat. We hebben er zelf veel van geleerd. Bovendien is er in de organisatie belangstelling voor ontstaan We hebben nu 11 scrumprojecten waarvan inmiddels 6 zijn afgerond.

Kunnen jullie iets vertellen van wat de belangrijkste leerpunten waren van het ‘al doende leren’?

Belangrijk is hoe de product-owner omgaat met de stake-holders. De product-owner dient met visie, gezond verstand en tact de wensen van de stake-holders bij elkaar te brengen. De ervaring leert dat de wensen van stake-holders gemakkelijk de pan uitrijzen. Heel belangrijk is het om voortdurend focus te houden op wat echt bijdraagt tot een betere dienstverlening van Pluryn.

Scrum helpt dan wel want je kan als stake-holder van alles wensen en met mooie ideeën komen maar als product-owner zit je voortdurend met de vraag Hoe ziet dat er dan uit? Een aanbeveling, een product, een procedure, een dienst, een nota? Wat moet er zijn als het klaar is? Wie gaan er mee werken en hebben ze hieraan voldoende houvast ?

Niet zo raar dat de product-owner zo denkt want alleen als helder is wat stakeholders/product owner opgeleverd willen hebben, kan het team het ‘hoe’ naar tevredenheid uitvoeren. Houd het klein en tastbaar en zorg voor zichtbare toegevoegde waarde! Daar moeten de teamleden hun sprint op richten. Zij moeten kleinere, meer hapklare overzichtelijke brokken eruit halen voor hun sprint. Je kan dan niet met ‘vaagtaal’ en fraaie vergezichten aankomen.

Om dit spel goed met elkaar te spelen zijn korte lijnen tussen team, product-owner en stake-holders gedurende het project belangrijk.

Ook telt de aanwezigheid van alle teamleden op de afgesproken tijden. Het bij elkaar zitten maakt dat het team echt focus krijgt op hetgeen moet worden opgeleverd.

Andere belangrijke leerpunten zijn:

• De rolverdeling binnen het team. Mensen weten zelf het beste hoe ze bij kunnen dragen aan het gewenste resultaat. Gun ze die rol. Laat ze er ook in groeien en leren. Het team groeit ondertussen ook.

Wat men leert is de combinatie van meer begrip tonen én elkaar scherp houden. Daarbij staat de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het resultaat voorop!

• Een ander leerpunt betreft de flexibiliteit van de aanpak. Niet alleen de teamleden leren al doende; de product-owner en de stake-holders leren ook. Gaat het de goede kant op. Is dit wat we verwachten. Hebben we wat aan deze stap of sprint? Dat helpt hen ook weer om duidelijker en realistischer te worden over de gewenste uitkomst. Aanpassingen in volgende stappen en in de gewenste uitkomst blijven dus mogelijk. Dit zien we als pure winst! Door dit leren en deze flexibiliteit in de aanpak neemt de kans dat de stake-holders de uitkomst accepteren en gebruiken toe. En daar gaat het natuurlijk om. De organisatie moet ermee uit de voeten kunnen.

• Deze flexibiliteit betekent weer niet niet dat, halverwege een sprint, stake-holders kunnen zeggen: “Ho, ho, dit gaat de verkeerde kant op. Stop met de sprint!” De sprint wordt altijd afgemaakt. Een sprint is nooit vrijblijvend. Bij zeer hoge uitzondering kan alleen de product-owner een sprint stop zetten. Dat is tot nu toe één keer gebeurd.

• Wat ook echt helpt zijn ‘de kaartspelen’. Eerst waren we daar wat lacherig over. Maar het werkt wel. Zo gebruiken we vaak ‘planning-poker’. Daarmee bepaal je met het team de complexiteit van een stap. Soms bleek dan dat we daar behoorlijk verschillend over dachten. Dat helpt weer om in de discussie allerlel inzichten en acties op tafel te krijgen die de aanpak eenvoudiger maken en het tempo ten goede komen.

• Wat zeker interessant is om te melden is de ogenschijnlijk overdreven nadruk op verslaglegging en transparantie:
  - Van elke sprint: zowel wat nog gedaan moet worden als wat al gedaan is.
  - Van ieder teamlid wat er gedaan is en wat nog gedaan moet worden.

• Vaak gaat dit via white-boards. Maar we konden de hand leggen op een simpel digitaal systeem zodat voortdurend alle teamleden inzicht hebben in de voortgang. Bij wijze van spreken per minuut. Dat werkt prima. Niemand zit ‘in the dark’. Iedereen weet of we nog meters maken. Het motiveert ook om bij te blijven en mee te doen. Indirect wordt je aldus voortdurend gestimuleerd in je verantwoordelijkheid.

Tot slot. Wat voor soort projecten pakt men op met Scrum?

Voorbeelden zijn:

• Inrichten verzuimproces met ondersteuning van AFAS software.
• Betekenis nieuwe WMO-wetgeving voor inrichting ambulante begeleiding en arbeidsparticipatie.
• Facturatie-, declaratie- en boekingsproces inrichten n.a.v. transitie zorgfinancering naar gemeenten.
• Samenwerking bevorderen tussen disciplines Dagbesteding en Wonen.
• Bevorderen van de mobiliteit binnen een locatie.
• Voorkomen van wachtlijsten.

Aanvankelijk waren het vooral projecten die bij de taken van het hoofdkantoor passen. Maar al snel kozen mensen in projecten dichterbij de uitvoering, in de regio en bij de locaties, voor Scrum.

Hoe denken jullie dat het nu verder gaat? Steeds meer projecten, steeds dichter bij de uitvoering?

Dat is moeilijk te voorspellen. Eigenlijk verloopt dit hele verhaal’ bottom –up’. Aangevuld met de overtuiging vanuit directie over de toegevoegde waarde van deze methodiek. Mensen tonen belangstelling en denken ‘he, dat wil ik in eigen kring ook wel eens proberen’. Zo ontstaat er een steeds grotere groep van gebruikers. We vinden dat een prima manier om verder te gaan, Vanuit eigen interesse, enthousiasme en verantwoordelijkheid, erop intekenen. Wat kan je je nog meer wensen!

Laten we afspreken dat we contact houden zodat we in een follow-up bijdrage kunnen melden hoe het verder gegaan is.

Goed idee, afgesproken.