Kort op de bal

Afgelopen jaar -toen ik actief was als ICTU directielid- heb ik de kracht van Scrum ontdekt. En eerlijk gezegd zei me die kreet aanvankelijk helemaal niets. Ik dacht dat het een van de vele technische afkortingen was die toen over me werden uitgestort. Sprak het woord ‘agile’ (wat zoveel betekent als lenig of flexibel) ook helemaal verkeerd uit. Maar door mijn betrokkenheid bij een paar van die omvangrijke ICT projecten ben ik me erin gaan verdiepen. En ik ben werkelijk razend enthousiast geworden! Want Scrum is niet zozeer een aanpak, maar eerder een filosofie.

Echt een managementfilosofie! Die mijns inziens breed toepasbaar is. Want het neemt afscheid van het traditionele blauwdruk denken. Waarbij we eindeloos i'n splended isolation' zitten te studeren. Liefst met de gordijnen lekker dicht. En waarbij we slechts zicht hebben een (klein) deel van die weerbarstige werkelijkheid. Waarbij we ook denken dat de wereld maakbaar is van achter dat glimmende bureau. En als we het dan gieten in een gedetailleerd rapport -waarin alles tot op drie cijfers achter de komma is beschreven- dat we er dan zijn. Zeker als dat rapport wordt vastgesteld in de verantwoordelijke stuurgroep. Voorzien van een indrukwekkende handtekening. Om het daarna dan over de heg te kieperen en het te geven aan de technici met het verzoek om daar nog even een systeem van te maken… Tsja.

Het mooie van Scrum is dat het helemaal past in John Kotter’s de filosofie van ‘see-feel-change’. Mensen komen immers niet in beweging op basis van resultaten van een (papieren) analyse, maar als ze de noodzaak tot veranderen zélf ervaren. Waarbij we met elkaar (dus alle ketenpartners gezamenlijk, in een multidisciplinair team, in aanwezigheid van opdrachtgever, klant en/of gebruiker) kijken wat ons gemeenschappelijk doel dan is. Waar we dus met z’n allen voor aan de lat staan. Wat dat gemeenschappelijke winnen dan werkelijk betekent. En waarbij ieder zijn of haar fair share levert. Vanuit eigen kracht en verantwoordelijkheid. Om daarbinnen aan de hand van sprints (korte cycli: iteraties) kort op de bal te zitten. Middels proeftuinen of pilots. Om met elkaar te kijken of we dan samen op de goede weg zijn. Op basis van nieuwe inzichten uit de praktijk van alledag. Waarbij feedback een essentieel wapen is. Om zo direct in te kunnen spelen op die verandering. Want laten we eerlijk zijn: in het donker zet je toch ook kleine stapjes? Of niet soms?

En het leuke is: de Scrum methodiek biedt een aantal hele leuke elementen die elders ook toepasbaar zijn. In het dagelijkse leven. Zoals het feit dat het software-ontwikkelteam zelf verantwoordelijk is voor het resultaat. En dat het daarom zichzelf managed. Waarbij de traditionele projectleider is vervangen door een Scrum-master. Die naar analogie van een overall proceseigenaar de verantwoordelijkheid heeft voor het totale proces. Maar dan voor de goede orde wel de verantwoordelijkheid voor een efficiënt én effectief proces! Maar ook de dagelijkse stand-up meeting (niet zittend, maar inderdaad staand) met het karakter van een gemeenschappelijk ochtendgebed. Om ervoor te zorgen dat we als team een zo effectief en goed mogelijke dag gaan hebben. Want tijdens die stand-up krijgt iedereen een ‘beurt’. En mag dan compact antwoord geven op de volgende drie kernvragen:
1) Wat heb jij bereikt sinds de vorige stand-up?
2) En wat ga jij bereiken tot de volgende stand-up?
3) Wat is je probleem, wat blokkeert je?

Het mooie is dat  iedereen wordt uitgenodigd aan het team om zijn of haar toegevoegde waarde aan het team te vertellen. (Als je daar drie keer met een prietpraat verhaal zit dat voel je je toch wel wat ongemakkelijk zo leert de ervaring…) Bovendien dwingt dit het team dwingt om met elkaar te communiceren over de onderlinge afhankelijkheden of koppelvlakken. Je maakt het team als het ware belangrijk. Waardoor mensen zich ook zichtbaar anders gaan gedragen! Een ander facet is dat door deze methodiek je verwachtingen naar buiten (je opdrachtgevers, je klanten, je ketenpartners) ook daadwerkelijk managed. Domweg omdat je ze erbij betrekt!

En het goede is: de invoering van Scrum hoeft helemaal niet lang worden voorbereid. Want het gaat immers om de achterliggende filosofie. Als je die Scrum-mindset oppakt, dan kun je er nog vandaag mee beginnen! Het past dan ook helemaal in het denken van de grote Confucius (zo’n 2.500 jaar geleden!): ‘Vertel het me en ik zal het vergeten. Laat het me zien en ik zal het onthouden. Laat het me ervaren, en ik zal het me eigen maken.’ Want alleen zo krijg je écht iedereen mee!

Noot Redactie:
Scrum en ICT bij de overheid; De problemen met omvangrijke ICT projecten zijn bekend. Vooral het ICT projectmanagement bij de overheid krijgt veel aandacht. Toch zijn er er projecten die goed verlopen. Zie de related items bij dit artikel en de volgende links.

• ICT projectmanagement bij de overheid: voorbeeld geslaagde aanpak!
• Middels het 'kort op de bal 'principe wél succesvolle ICT projecten realiseren

Gemeenschappelijk kenmerk is de werkwijze van Scrum.