Agile Verandermanagement

Ontwikkelingen binnen vakgebieden hebben vaak de neiging om autonoom te zijn. Experts binnen de vakgebieden werken, vaak op basis van ‘best practices’ een succesvol concept uit. De mogelijke reikwijdte van deze concepten is soms breder dan waartoe ze ontworpen zijn. De constante factor die door al die vakgebieden heen loopt is nou eenmaal de mens en zijn gedrag. Wat kunnen vakgebieden van elkaar leren? Met die gedachte in het achterhoofd ben ik eens gaan kijken naar een tweetal vakgebieden die mij na aan het hart liggen: ICT projectmanagement en Veranderkunde.

De Agile aanpak die vanuit de ICT wereld belangrijk is geworden kan breder worden geïnterpreteerd. Het is meer een gedachtegoed dan een softwaredevelopment aanpak alleen. Dat gedachtegoed is ook bruikbaar voor o.a. een verandermanagement aanpak. Het combineren van succesvolle concepten uit verschillende vakgebieden kan interessante ontwikkelingen opleveren.

ICT projectmanagement
Binnen de ICT wint de Agile softwaredevelopment aanpak steeds meer terrein. En terecht want anders dan bij klassieke projectmanagement aanpakken krijgen de menselijke interactie in het team en de samenwerking met de klant eindelijk de focus die het toekomt. Late wijzigingen, nieuwe inzichten en gewijzigde omstandigheden worden op een elegante wijze geaccommodeerd. De kunst van het weglaten van zaken die niet of niet meer belangrijk worden geacht is een sport geworden. Niet voor niks is in het Agile Manifesto de waarde van processen, tools, uitgebreide documentatie, contractonderhandelingen en projectplannen ondergeschikt gemaakt aan praktische zaken zoals echte samenwerking zowel in je teams als met klanten, het opleveren van bruikbare software en het soepel omgaan met wijzigingen.

Veranderkunde
Ook het vakgebied van veranderkunde is continu in beweging. De Caluwé en Vermaak zetten al eind jaren negentig het kleurendenken neer. De geel, rood, blauw, groen en witte wereld. Een manier van kijken naar verschillende families van veranderen die veel aanhangers kent. De lerende-organisatie theorie van André Wierdsma is misschien nog wel het best te vergelijken met het groendruk denken van de Caluwé en Vermaak. Wierdsma gaat ervan uit dat een verandering het best gezien kan worden als een trektocht i.p.v. een geplande, verzorgde reis. De geplande verzorgde reis is het implementeren van een blauwdruk en de trektocht is het co-creëren van verandering.

Overeenkomsten en verschillen
Een verandertraject is geen project omdat het een aantal cruciale elementen mist die bij een project wel aanwezig zijn. Zo passen de headlines van een project vaak op 1 A4-tje, inclusief vastomlijnde kaders in termen van doelstellingen, resultaten, kwaliteit, tijd en geld. Bij een verandertraject zijn die relaties veel abstracter waardoor het niet als een project “gemanaged” kan worden. De overeenkomsten zijn een zekere complexiteit, een uniek karakter en doelstellingen / resultaten die buiten de kaders van de staande lijnorganisatie opgepakt worden. Het zijn precies die elementen die bij ICT projecten hebben geleid tot de Agile aanpak. In de ICT softwareontwikkeling werkt de blueprint aanpak (in ICT-jargon: watervalaanpak) niet. Juist het complexe en unieke karakter met veranderende situaties vroeg een creatievere aanpak.

Synergie
Het idee is dus dat verandertrajecten aangepakt kunnen worden vanuit het Agile gedachtegoed. Elementen van Wierdsma als ‘een lerende organisatie’, ‘faciliteren van het besluitvormingsproces’ en ‘condities creëren voor beperkte zelfsturing’ komen rechtstreeks terug in de Agile aanpak van softwaredevelopment projecten. Herformuleer het Agile Manifesto zodat het iets algemener wordt, zonder de ICT specifieke elementen. Met een beetje goede wil zijn ook de twaalf principes achter het Agile Manifesto zo te herformuleren dat ze ontdaan zijn van de specifieke ICT nestgeur, maar met behoud van de achterliggende intentie van de principes.
Wat je overhoudt is een denkkader, een gedachtegoed, een way of life dat zich uitstekend leent om complexe en unieke problematiek in een veranderende omgeving aan te pakken dat het domein van ICT projecten ver overstijgt.

Leuk idee, maar hoe werkt dat dan?
De idee klinkt ingewikkelder dan het is. Het is een kwestie van combineren van bestaande succesvolle ideeën en gedachtes uit verschillende werelden. The best of both worlds gedachte. Uiteraard geen garantie op succes, maar wel een voorwaarde.

• Wees transparant in de doelen die je wil bereiken.
• Neem niet teveel hooi tegelijk op je de vork en werk in kleine stapjes.
• Splits de doelen in subdoelen die realistisch en haalbaar zijn in een tijdspanne van pakweg 3 of 4 weken.
• Prioriteer die zodat je weet waar je de komende tijd de focus op wil leggen.
• Evalueer met de direct betrokkenen elke 3 of 4 weken. Kijk dan ook naar het proces. Wat is er bereikt, wat kan slimmer, wat moet anders, wie moet betrokken worden?

Het zijn allemaal leeraspecten in het veranderproces die je open tegemoet wil treden en die steeds opnieuw kansen bieden om te verbeteren. Feedback is het mooiste element dat er bestaat, het biedt kansen om te verbeteren, zowel persoonlijk, voor je verandertraject als voor je organisatie.

Ik ben ervan overtuigd dat ontwikkelingen in verschillende vakgebieden niet op zichzelf staan. Er is veel winst te behalen door te kijken naar mogelijke kruisbestuivingen. Door te kijken naar overeenkomsten én verschillen kun je verder komen dan op eigen kracht binnen een vakgebied alleen. Ook de ICT branche kan nog veel leren.

Anthony Louws
Projectadviseur Microbais