Projectmanagement nog onvoldoende

Checklist met 7 punten om de vaart erin te houden.De kunst is om de druk op de ketel te houden. Zeven aandachtspunten voor projectmanagers.

Veel organisaties beschikken niet over een proces voor het identificeren van de opbrengsten en/of het monitoren van een project. 
De meeste bedrijven en instellingen grijpen pas in wanneer het fout dreigt te gaan. Doorgaans wordt de kwaliteit van projecten door organisaties qua tijd bewaakt door voortgangsrapportages, qua geld door gerealiseerd versus gepland budget en qua kwaliteit door de inzet van ervaren collega’s of reviews.

Projectmanagement: 7 punten om de vaart erin te houden

Veel projecten ontberen een adequate en strikte begeleiding met alle gevolgen van dien. Wat ook de redenen mogen zijn voor projectvertragingen, getalm heeft zelden iets positiefs opgeleverd. De kunst is om bij de projectleiders de druk op de ketel te houden. Het gaat om de volgende aandachtspunten.

1. Maak de verantwoordelijkheden duidelijk
   Stel vast wie verantwoordelijk is voor welke resultaten en dat hij of zij echt beseft die verantwoordelijkheid te hebben.
2. Specificeer de doelstellingen
   Vermijd vaagheid. Wat met het project beoogd wordt en welke verbeteringen het bedrijf ermee wil bereiken binnen welke tijd, moet ondubbelzinnig vaststaan bij de projectleider.
3. Vraag om een '90-dagen plan'
   Natuurlijk kan niet elk project binnen 90 dagen zijn afgerond. De uitdrukking is figuurlijk bedoeld - u kunt het net zo goed hebben over een '30 dagen plan' of een '20-dagen plan'. Als uw projectmanagers maar beseffen dat ze moeten leveren, dat het project opgestart moet worden en dat er dingen van hen worden verwacht, bijvoorbeeld een ontwerp voor een prototype, een eerste opzet voor een voorgenomen klantsurvey of ideeën om iets te gaan aanpakken.
4. Beoordeel het 90-dagen plan
   Roep de projectmanagers bijeen om met elkaar alle 90-dagen plannen van alle projecten te evalueren. Gebruik deze bijeenkomsten om het eens te worden over doelstellingen en de fasering, kritieke punten te identificeren en beslissingen te nemen. De bedoeling is dat de projecteigenaren zicht houden op en toewerken naar de lange termijn doelstellingen.
5. Organiseer maandelijkse voortgangsbijeenkomsten
   Het is van groot belang de vooruitgang van het project te blijven volgen. Het achterliggende idee van deze vergaderingen is dat ze betrokkenen laten zien dat de organisatie resultaatgerichtheid voorop plaatst. Ook dragen ze bij aan verdieping van het verantwoordelijkheidsgevoel.
6. Vraag om langetermijnplannen
   Vraag aan de projectleider ideeën om het project te versnellen. Gaat het om een kostbaar project waar veel geld voor nodig is, vraag dan ook om financiële onderbouwingen voor bepaalde beslissingen. De bedoeling is hem of haar -ook financieel- te laten anticiperen op gebeurtenissen.
7. Hou voortdurend de vinger aan de pols
   Discipline is de sleutel. Een strikte focus op het volgende 90-dagen plan houdt iedereen bij de les waardoor de organisatie snel kan reageren op lastige of onverwachte situaties. De focus op korte-termijn resultaten moet steeds verknoopt zijn met aandacht voor de lange termijn, het eindresultaat.

Door de sturing en de uitvoering van projecten te verbeteren, ontstaat er ruimte om slagvaardiger te opereren en meer te bereiken met dezelfde inzet en hetzelfde budget. Hiervoor is het van groot belang om portfoliomanagement in te richten voor het selecteren én het actief sturen op de performance van projecten, zodat bij wijzigende omstandigheden een betere bijsturing mogelijk is. 
Daarnaast is het belangrijk om projecten te koppelen aan strategische doelstellingen. Vervolgens moet prioriteit worden toegekend aan projecten op basis van de bijdrage aan de strategie, waardoor een maximaal effect uit de projectportfolio wordt gehaald. Tenslotte is het van groot belang dat organisaties de moed hebben om met falende projecten te stoppen. Hierdoor ontstaat ruimte voor andere en betere initiatieven, die een grotere bijdrage kunnen leveren aan de strategie.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in de media. In elk bericht vermelden wij de oorspronkelijke bronnen. Bron: ControllersMagazine & Sigma