Channels

Checklist met 7 punten om de vaart erin te houden.De kunst is om de druk op de ketel te houden. Zeven aandachtspunten voor projectmanagers.

Veel organisaties beschikken niet over een proces voor het identificeren van de opbrengsten en/of het monitoren van een project. 
De meeste bedrijven en instellingen grijpen pas in wanneer het fout dreigt te gaan. Doorgaans wordt de kwaliteit van projecten door organisaties qua tijd bewaakt door voortgangsrapportages, qua geld door gerealiseerd versus gepland budget en qua kwaliteit door de inzet van ervaren collega’s of reviews.

Projectmanagement: 7 punten om de vaart erin te houden

Veel projecten ontberen een adequate en strikte begeleiding met alle gevolgen van dien. Wat ook de redenen mogen zijn voor projectvertragingen, getalm heeft zelden iets positiefs opgeleverd. De kunst is om bij de projectleiders de druk op de ketel te houden. Het gaat om de volgende aandachtspunten.

  1. Maak de verantwoordelijkheden duidelijk
    Stel vast wie verantwoordelijk is voor welke resultaten en dat hij of zij echt beseft die verantwoordelijkheid te hebben.
  2. Specificeer de doelstellingen
    Vermijd vaagheid. Wat met het project beoogd wordt en welke verbeteringen het bedrijf ermee wil bereiken binnen welke tijd, moet ondubbelzinnig vaststaan bij de projectleider.
  3. Vraag om een ’90-dagen plan’
    Natuurlijk kan niet elk project binnen 90 dagen zijn afgerond. De uitdrukking is figuurlijk bedoeld – u kunt het net zo goed hebben over een ’30 dagen plan’ of een ’20-dagen plan’. Als uw projectmanagers maar beseffen dat ze moeten leveren, dat het project opgestart moet worden en dat er dingen van hen worden verwacht, bijvoorbeeld een ontwerp voor een prototype, een eerste opzet voor een voorgenomen klantsurvey of ideeën om iets te gaan aanpakken.
  4. Beoordeel het 90-dagen plan
    Roep de projectmanagers bijeen om met elkaar alle 90-dagen plannen van alle projecten te evalueren. Gebruik deze bijeenkomsten om het eens te worden over doelstellingen en de fasering, kritieke punten te identificeren en beslissingen te nemen. De bedoeling is dat de projecteigenaren zicht houden op en toewerken naar de lange termijn doelstellingen.
  5. Organiseer maandelijkse voortgangsbijeenkomsten
    Het is van groot belang de vooruitgang van het project te blijven volgen. Het achterliggende idee van deze vergaderingen is dat ze betrokkenen laten zien dat de organisatie resultaatgerichtheid voorop plaatst. Ook dragen ze bij aan verdieping van het verantwoordelijkheidsgevoel.
  6. Vraag om langetermijnplannen
    Vraag aan de projectleider ideeën om het project te versnellen. Gaat het om een kostbaar project waar veel geld voor nodig is, vraag dan ook om financiële onderbouwingen voor bepaalde beslissingen. De bedoeling is hem of haar -ook financieel- te laten anticiperen op gebeurtenissen.
  7. Hou voortdurend de vinger aan de pols
    Discipline is de sleutel. Een strikte focus op het volgende 90-dagen plan houdt iedereen bij de les waardoor de organisatie snel kan reageren op lastige of onverwachte situaties. De focus op korte-termijn resultaten moet steeds verknoopt zijn met aandacht voor de lange termijn, het eindresultaat.

Lees ook:

Kort op de bal

Door de sturing en de uitvoering van projecten te verbeteren, ontstaat er ruimte om slagvaardiger te opereren en meer te bereiken met dezelfde inzet en hetzelfde budget. Hiervoor is het van groot belang om portfoliomanagement in te richten voor het selecteren én het actief sturen op de performance van projecten, zodat bij wijzigende omstandigheden een betere bijsturing mogelijk is. 
Daarnaast is het belangrijk om projecten te koppelen aan strategische doelstellingen. Vervolgens moet prioriteit worden toegekend aan projecten op basis van de bijdrage aan de strategie, waardoor een maximaal effect uit de projectportfolio wordt gehaald. Tenslotte is het van groot belang dat organisaties de moed hebben om met falende projecten te stoppen. Hierdoor ontstaat ruimte voor andere en betere initiatieven, die een grotere bijdrage kunnen leveren aan de strategie.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in de media. In elk bericht vermelden wij de oorspronkelijke bronnen. Bron: ControllersMagazine & Sigma

Kennisbank onderwerpen:

U heeft een gratis lidmaatschap

Upgrade naar een PRO-abonnement voor € 4 per maand of € 30 per jaar en ontvang:

  • onbeperkt toegang tot alle artikelen.
  • geen commerciële emails en geen reclame op de site.
  • de keuze of u wel of geen nieuwsbrief wilt ontvangen
  • het E-book: Negotiating as emotion management t.w.v. €8.00
UPGRADE NAAR PRO-ABONNEMENT >>

Kennisbank onderwerpen:

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

[…] volledige artikel is hier te vinden Posted in […]

Wow, wat een ongelofelijk goed inhoudelijk stuk. Helemaal eens met alle onderdelen. Het lastige is alleen dat iedereen dit soort zaken al lang weet en niemand de discipline daadwerkelijk op kan brengen om het toe te passen.

Hoewel ik de zelfde insteek toejuich pleit ik toch voor een andere insteek die toegevoegd moet worden. Laten we zeggen een punt 8. Vier, maak plezier, en geniet van alle deel-succesjes. En ja, die moet je wel kunnen herkennen. Dus neem in het plan de succesmomenten die je gaat tegenkomen op. Leg die vast en geniet er van als je ze behaald hebt.

Richt je niet te veel op het bewaken van de voortgang maar maak mensen in het team allemaal nieuwsgierig naar de voortgang. Dat voelt niet als verantwoording afleggen met alle mogelijke gevolgen van het maken van missers maar dat voelt als het geven van cadeautjes.

Stop er dus ook wat meer luchtigheid in!

Hartelijke groet
Arco Kats

Theatertrainer http://www.Prins4.nl

Miranda,

Je schrijft bij punt 2: “Wat met het project beoogd wordt en welke verbeteringen het bedrijf ermee wil bereiken binnen welke tijd, moet ondubbelzinnig vaststaan bij de projectleider.”

Helemaal mee eens, maar ook hier een toevoeging: Het moet ook duidelijk zijn bij degene die – binnen de stuurgroep, of project board – uiteindelijk zal moeten accepteren. Dat betekent dat er dus op voorhand duidelijkheid moet worden gegeven, en dat vinden mensen op directieniveau niet altijd fijn… die willen nog wel eens opties open houden…

Aan de projectleider om vooraf dan toch voldoende duidelijkheid af te spreken, een spel wat lang niet altijd eenvoudig is. Maar lukt het nu niet, dan komt er later zeker discussie over wat de projectleider gaat opleveren.
Succes projectleider!

Juist om deze discussie te faciliteren bieden wij een onderzoek Investeringsbeslissing. Het geeft duidelijkheid of de doelen en baten voldoende duidelijk zijn en eenduidig worden geïnterpreteerd, en of alle relevante informatie voor de “Go/No-go” beslissing nu voorhanden is. Voor meer info: http://j.mp/Sirtby

x
x