Er wordt hard gewerkt in de Tweede Kamer door de Parlementaire Onderzoekscommissie ICT. Ik volg het uiteraard met gepaste belangstelling, niet in de laatste plaats omdat ik onlangs door hen werd verhoord! En natuurlijk is het terecht dat het huwelijk ‘overheid en ICT’ meer politieke belangstelling krijgt. Want zoals iedereen weet zijn ICT projecten helemaal geen technische feestjes, maar zijn het integrale verandertrajecten met een forse technische component – waarmee ze nog taaier zijn. Dat laten succesvolle ICT projecten ook zien: die zijn heel huiselijk begonnen bij het begin. Niet bij de architectuur of bij de applicaties, maar bij het stroomlijnen van de hoofdprocessen. Soms zelfs organisatie-overstijgend. Met de opdracht om fors te snoeien: te standaardiseren en te uniformeren. Waarbij óók beleidsmakers en wetgevers een dominante verantwoordelijkheid hebben. Opdat er multidisciplinair wordt geacteerd om zo met elkaar te komen tot de meest eenvoudigst aanvaardbare oplossing. Zonder onnodige franje. Want de uitvoering is inmiddels getransformeerd tot een ICT fabriek. En laat die nou net – wil men komen tot efficiënte productie – om rust en regelmaat vragen.

Mooie 'best practice' vind ik het Landelijk Register Kinderopvang. Er deed zich zo’n jaar of vier geleden een probleem voor in het domein kinderopvang: de uitgaven explodeerden. Van €1 miljard (in 2005) naar €3 miljard (in 2009). Er moest een basisregistratie voor kinderopvanginstellingen worden opgezet om zo de rechtmatigheid van de uitgaven via Belastingdienst/toeslagen te garanderen. Daarbij zijn we begonnen bij de bron: bij de beleidsmakers en de wetgevingsjuristen van OCenW (en later SZW). Maar ook vanaf dag twee mét alle stakeholders die in het traject een rol van betekenis hadden zoals Belastingdienst, VNG/KING en de GGD, maar ook de bouwers (ICTU) en de partij die het systeem zou gaan beheren (DUO). Opdat we niet in de val zouden trappen van het traditionele watervalconcept. Waarbij iemand wat bedenkt of ontwikkelt om het daarna over de bekende heg te kieperen. Natuurlijk heeft de Scrum-methode ons daarbij geholpen – iedere drie weken werd er wat opgeleverd dat direct door de gebruikers werd getoetst – , maar de grootste winst zat ‘m in het feit dat er sprake was van een gezamenlijke aanpak waarbij alle partijen met elkaar zich hadden gecommitteerd aan dat ene doel. Hier dus één basisregistratie voor alle kinderopvanginstellingen om zo de kosten in dit domein beheersbaar te krijgen.

Mijns inziens ligt naar analogie van dit simpele voorbeeld híér dan ook de sleutel. Want als je kijkt hoe er wordt geacteerd in de keten ‘politiek-beleid-wetgeving-uitvoering-handhaving’ dan lijkt daar wel wat aan de hand te zijn… De Amerikaanse statisticus Deming (jazeker, de man van de kwaliteitsbeweging in Japan) zou zich omdraaien in z’n graf! Want de bekende Plan-Do-Check-Act cirkel is hier gewoon non existent. Er is duidelijk sprake van een eenrichtingsverkeer waarbij iedere schakel in de keten iets bedenkt – passend bij hun rol en verantwoordelijkheid – het daarna loslaat en overgaat tot de orde van de dag. Want de praktijk leert dat er niet of nauwelijks sprake is van een stroomopwaartse terugkoppeling. Waarbij het aloude VBTB (‘van beleidsbegroting tot beleidsverantwoording’) principe wordt gebruikt: de keten ‘input-output-outcome’.  Waarbij met name het effect van de voorgestelde maatregelen onderwerp van gesprek is: heeft het opgeleverd wat we hadden beoogd?

Hoop dan ook dat de Commissie Elias zich niet laat verleiden – zoals gebruikelijk bij parlementaire onderzoeken – om een schuldige aan te wijzen. Die dan politiek geofferd moet worden (met het idee dat het probleem dan is opgelost). Maar vooral om aanbevelingen te doen over het systeem. Ook hier weer is het interessant om te leren van William Edwards Deming: hij was er namelijk van overtuigd dat verreweg de meeste problemen voortkomen uit het proces en niet vanuit de persoon. Om die reden heeft hij de ‘80-20 regel’ gepromoot. Die regel is gebaseerd op zijn ervaring dat 80% van de problemen terug te voeren is op de wijze waarop het systeem, end-to-end proces of keten is georganiseerd. Klinkt als oude wijn in nieuwe zakken, maar wel wijn die nu op dronk is!

Lijkt me dat begrippen als ‘integraal of end-to-end’, ‘multidisciplinair’, ‘gemeenschappelijk hoger doel en win-win’ en ‘systeeminnovatie’ centraal moeten staan in het eindrapport van de Parlementaire Onderzoekscommissie ICT. Want alleen zo kunnen we de stap zetten van operationele optimalisatie (doing the same things better) naar systeemvernieuwing (doing good, by doing new things together with others). En iets in mij zegt dat we daar wel aan toen zijn... En dat ik daarbij niet alleen sta bleek uit het recente citaat in het FD van onze kersverse Staatssecretaris Eric Wiebes: ‘Dat de Belastingdienst onvoldoende met zijn tijd is meegegaan – anno 2014 gaan er jaarlijks nog zo’n 160 miljoen brieven op de post – heeft de politiek vooral aan zichzelf te wijten. Het belastingstelsel is door toedoen van elkaar snel opvolgende kabinetten de voorbije tien jaar steeds complexer geworden.’