Acht gouden regels bij IT-investeringen

Grote ICT projecten bij de overheid blijven mislukken. Miljarden zijn al verloren gegaan. De tweede kamer gaat een parlementair onderzoek instellen. Een factor van groot belang is ongetwijfeld de sturing vanuit de opdrachtgever.  Zijn er regels die deze sturing handen en voeten geven?

Dergelijke regels zijn al jaren geleden opgesteld in de VS naar aanleiding van grote fiasco's bij automatiseringsprojecten bij de overheid. Regels als "Kijk eerst of er niet reeds een alternatief beschikbaar is. Ontwikkel het project in kleine stapjes zodat je tussentijds kunt bijstellen."  Deze regels zijn in 1996 opgesteld door Franklin D. Raines, die toendertijd directeur was van het Office of Management and Budget, één van de executive offices van de President. In de VS moeten IT-investeringen voldoen aan de Raines Rules anders komen ze niet in aanmerking voor accordering.

Volgens Chris Verhoef, hoogleraar informatica aan de VU, wordt een dergelijk lijstje voor ICT-investeringen bij onze overheid niet gebruikt wordt. Hij wil dat het zo snel mogelijk voorgeschreven wordt bij overheids-investeringen in ICT. De regels geven houvast. Het opdrachtgeverschap, de planning en het management moeten versterkt worden. Van te voren moet er grote duidelijkheid zijn over het wat en hoe; korte metten maken met oververtrokken programma-eisen (Bron: deVolkskrant, 06-12-11).

De Raines regels  snijden hout. Ook het bedrijfsleven kan er zijn voordeel mee doen. Voor zowel overheden als het bedrijfsleven is het zaak met een leverancier in zee te gaan die al jaren volgens deze regels werkt.

De 8 Raines regels waar IT-investeringen aan moeten voldoen:

1. De ICT-oplossing moet de kernprocessen van de organisatie ondersteunen
2. Zijn er alternatieven in de private sector? Zijn er andere (overheids)organisaties die het proces efficiënt kunnen ondersteunen?
3. Processen zo simpel, goedkoop en effectief mogelijk maken, met speciale aandacht voor gebruik van (commerciële) bestaande oplossingen.
4. Investeringen moeten een aantoonbaar beter rendement hebben dan bij (her)gebruik van andere reeds beschikbare middelen en/of voorzieningen binnen de overheid. ROI moet risk-adjusted zijn. Denk hierbij aan de complexiteit van het project, de managementcapaciteiten van de opdrachtgever en de kans op kosten- en tijdoverschrijding.
5. De ICT-oplossing moet consistent zijn met al ontwikkelde informatiearchitecturen. Hierbij is de integratie van proces- en informatiestromen met de technologie die de kernprocessen moet realiseren een voorwaarde.
6. Risico's beperken door  gebruik te maken van volledig geteste pilots en simulaties, geen maatwerk of alleen geisoleerde maatwerkoplossingen. Vooraf bepalen wat succes betekent, dat testen voor de uitrol.
7. Het ICT-project dient opgedeeld te worden in zo klein mogelijke deeloplossingen die elk aantoonbaar een eigen rendement hebben onafhankelijk van de nog te realiseren gedeeltes.
8. Een aankoopstrategie volgen die risico's tussen opdrachtgever en opdrachtnemer balanceert, effectief het middel van concurrentie inzet, betaling aan behaalde resultaten koppelt, en maximaal gebruik maakt van bestaande commercieel beschikbare technologie.

In de voorbereidende fase, bij het opstellen van de projectbrief is het al van belang dat wordt aangegeven hoe invulling wordt/is gegeven aan deze principes. Op basis daarvan bepaalt de opdrachtgevende instantie of het verantwoord is een project te laten definiëren. In eventuele vervolgfasen wordt de invulling van de principes verder uitgewerkt en verantwoord. Het is uiteraard ook goed mogelijk en zeer verstandig om deze principes toe te passen op kleinere projecten. (Meer info over de 8 regels in Goed IT-bestuur begint bij minimale eisen, Chris Verhoef) .

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. In elk bericht vermelden wij de oorspronkelijke bronnen. Bron: WikiXL