ICT projectmanagement: van push naar pull!

In de afgelopen jaren is er binnen het publieke domein volop geëxperimenteerd met het toepassen van nieuwe vormen van informatietechnologie. Daarbij zijn kosten nog moeite gespaard. En op zich ook heel logisch: de overheid is in feite een informatieverwerkend bedrijf. Waarbij de informatievoorziening over ketens en processen goed georganiseerd moet zijn.

Want dat is veelal wat we produceren in het publieke domein. Dat is immers de publieke waarde die we dagelijks creëren. Om vanuit een goede basisregistratie processen adequaat te kunnen faciliteren. Zoals het ondersteunen van wieg tot grafregelingen bijvoorbeeld. Of de wijze waarop incasso- of uitkeringsprocessen zijn georganiseerd. Maar dan wel graag over de grenzen van die afzonderlijke koninkrijken heen. En gericht op de eindgebruiker. Want alleen zo levert het ook wat op in termen van effectiviteit en doelmatigheid. En wie kan daar nou tegen zijn?

Maar de praktijk is taai en weerbarstig. Want te vaak zijn we aan de verkeerde kant begonnen. Waarbij we vanuit een mooi en indrukwekkend Haags ministerie aan de slag zijn gegaan. Omdat een beleidsafdeling dat had bedacht. Om vervolgens in splendid isolation mooie nieuwe systemen te gaan gebouwen zonder dat er ook maar één gebruiker op managementniveau actief bij was betrokken. Om daarna - als het klaar was- wat verbaast te reageren als het niet ging werken. Domweg omdat die gebruiker daar helemaal nooit om had gevraagd. En dan maar gillen dat ze ‘weer niet willen’. Om het dan met extra power en een glad verhaal toch te geïmplementeerd te krijgen. Tja ...

En dat terwijl het ook écht anders kan. Waarbij we vanaf dag één de gebruiker vragen wat hij of zij eigenlijk wil. Waar die gebruiker last van heeft en er dus zélf ook actief een bijdrage aan wil leveren. Om zo met alle ketenpartners samen te komen tot de bouw van een nieuw werkend systeem. Met de juiste balans tussen vraag (pull) en aanbod (push) wel te verstaan. Waarbij iedere speler in die keten ook zijn of haar verantwoordelijkheid ook écht neemt.

Onmogelijk? Welnee. Helemaal niet. Maar wel ingewikkelder om te managen. Omdat je bij de opzet met alle relevante disciplines het gesprek moet aangaan. Moet inspelen op hun concrete behoeftes. Waarbij je dus wat macht en vrijheid moet inleveren als beleidsclub. En waarbij je bij de start fors meer moet investeren. In draagvlak van al die partners, uiteraard op het juiste niveau. Van beleid tot beheer dus. Alles gericht op het creëren van die publieke waarde. Cocreatie heet dat bij ons thuis.

Maar het resultaat mag er dan ook wel zijn! Kijk maar eens naar het project Landelijk Register Kinderopvang (LRK) dat we als ICTU uitvoeren voor het ministerie van SZW. Daar is bij de opstart nadrukkelijk geïnvesteerd in hechte relaties met werkelijk alle ketenpartners inclusief de gebruikers. In dit geval de gemeenten. En die participeren allemaal vanuit hun eigen rol en verantwoordelijkheid. En het wordt gebouwd volgens het ‘kort op de bal’ principe waarbij we gebruikmaken van de bekende scrum methodiek. Dat betekent dat we in multidisciplinaire teams werken die in korte sprints - iteraties met een vaste lengte van drie weken - software opleveren. Die daarna direct wordt getest door een panel van deskundige gebruikers. Om zo te voorkomen dat er mooie dingen worden gebouwd die later werkloos in de hoek staan te schimmelen. En dat het succes is blijkt wel uit het feit dat de gemeentes werkelijk in de rij staan om het systeem geïmplementeerd te krijgen. Spreekt voor zich dat samenwerking, communicatie en teamgeest hierbij absoluut kritische succesfactoren zijn!

Wellicht dat de dames en heren die binnenkort aan de slag gaan met de parlementaire enquête naar het verloop van ICT-projecten in de overheid ook kennis kunnen nemen van hoe het ook anders kan. En wat daar dan allemaal voor nodig is! Want de overheid kan tweeduizend jaar na Christus echt niet meer functioneren zonder goed lopende informatieverwerkende systemen.