Hoe effectief vergaderen

Nergens in organisaties botst het nut zo vaak met mogelijke verspilling als bij vergaderingen. En weinig begrippen leveren zoveel weerzin op, met als mogelijke uitzondering ‘herstructurering’, als vergaderingen .
Toch zijn vergaderingen, als vorm van gestructureerd overleg, noodzakelijk. Misschien kun je de frequentie verminderen door gebruik van technologie en informeel overleg, helemaal uitbannen kun je ze niet. Dan is dus de vraag: hoe kun je er meer uithalen en tijdverlies voorkomen?

“If you had to identify, in one word, the reason why the human race has not achieved, and never will achieve, its full potential, that word would be ‘meetings.’” Dave Berry

Zo gaat vergaderen beter:

1. Meerwaarde
   Vergader alleen als een vergadering een bepaalde meerwaarde biedt. Nodig alleen mensen uit die direct betrokken zijn bij de onderwerpen van een vergadering. Niet iedereen hoeft bij elk agendapunt aanwezig te zijn. Nodig alleen mensen uit van wie u een belangrijke bijdrage kunt verwachten. Streef ernaar om met maximaal 5 tot 8 mensen te vergaderen.
   Hoe het aantal dus zo klein mogelijk. Het is ook afhankelijk van de voorzitter: hoeveel mensen kan de voorzitter/leidinggevende aan? Dit is afhankelijk van gezag, persoonlijke competentie en ondersteuning.
   
   Bespreking van majeure veranderingen vereisen de aanwezigheid van een groot aantal betrokkenen, andere onderwerpen en urgenties vragen eerder een handvol. Afhankelijk van het doel zijn dit vuistregels:
   Informatieoverdracht: onbeperkt
   Brainstorming: 6-10
   Discussie: minder dan 15
   Planning: 8-10
   Besluitvorming: 3 tot 6
   
   
2. Frequentie
   Pas de frequentie van de vergadering aan het doel aan. Vergader alleen als er onderwerpen zijn om over te vergaderen, verval niet in de routine van wekelijkse (maandelijkse) vergadering.
   
   
3. Tijdstip
   Het tijdstip is belangrijk. Meestal zijn alle medewerkers geneigd sneller te vergaderen als de vergadering later in de middag, met een duidelijke deadline wordt gepland. Belangrijke vergaderingen kunnen het best ’s ochtends plaatsvinden als mensen fris en energiek zijn als juist ’s avonds, als het stil is en er geen hinderlijke onderbrekingen. Laat het einde samenvallen met het begin van de lunch of met het einde van de werkdag.
   Maar het is geen uitgemaakte zaak. De meerwaarde van het tijdstip hangt ook af van factoren als het soort vergadering, of alle aanwezigen in hetzelfde kantoor werken, de beslissingsbevoegdheid, op welke manier je techniek gebruikt voor het plannen en leiden van de vergadering, beschikbaarheid, en ga zo maar door.
   
   
4. Optimale duur
   Zorg dat de vergadering strak gepland blijft. Begin op tijd en houd ook vast aan de eindtijd. Mensen lijken het beste zich te kunnen concentreren in tijdblokken van 45 minuten. Zorg na drie kwartier voor een (korte) onderbreking en, als een vergadering langer duurt dan 2x drie kwartier, voor een substantiële pauze. Stel voor elk agendapunt een bepaalde tijdsduur vast. Zie erop toe dat die niet wordt overschreden. In elk geval: maak een tijdsplanning en hou daaraan vast.
   
   
5. Focus
   Haal het sociale aspect uit de vergadering. Als een vergadering ook een ontmoetingsmoment is: organiseer een (vrijdagmiddag)borrel of een gezamenlijke lunch om hieraan tegemoet te komen. Zonder het sociale aspect wordt er sneller en effectiever vergaderd.
   
   Tijdens een vergadering moeten alle deelnemers gefocust zijn en actief deelnemen. Schakel mobiele telefoons uit. Of beter nog: neem ze niet mee in de vergaderzaal. Zo zijn er geen vervelende ringtones en geestelijk afwezige mail-checkers.
   
   
6. Voorzitter
   Vaak is de leidinggevende de voorzitter. Dat is niet altijd de beste voorzitter, al was het maar omdat hij of zij vaak zelf ook een duidelijke inhoudelijke mening heeft. Meepraten en voorzitten kan niet tegelijkertijd. Bepaal daarom van tevoren wie een punt of een vergadering het beste zou kunnen voorzitten, maar ga niet democratisch rouleren. Niemand wordt er gelukkig van als er iemand voorzit die het eigenlijk niet wil en niet kan. De goede voorzitter zorgt dat een vergadering snel en tot ieders tevredenheid verloopt. Misschien is een onafhankelijke voorzitter een oplossing.
   
   Probeer als voorzitter om strak te sturen op het beantwoorden van een centrale vraag. En laat niet toe dat er wordt afgeweken van het onderwerp of het verbreed wordt. Haal kemphanen uit elkaar en regeer met autoriteit.
   
   
7. Voorbereiding
   Stuur vooraf de agenda-/actiepunten en de besluitenlijst van de vorige keer naar alle deelnemers. Zo kan iedereen zich goed voorbereiden. Als de deelnemers goed zijn voorbereid, worden de discussies veel interessanter.
   
   
8. Specifiek
   Wees zo specifiek mogelijk over het doel. Als er al een agenda is, staat daar vaak een algemeen onderwerp op. Bijvoorbeeld: ‘jaarplan’ of 'leverancierscontracten’. Dit is te algemeen. Meer dan meningsuitwisseling wordt het dan niet. Wat is nu de conclusie of de actie? Bepaal waarom het agendapunt wordt besproken en wat het resultaat moet zijn. Als er geen specifiek doel is om te vergaderen is het zonde van de tijd.
   
   
9. Structuur
   Bepaal hoe u de agendapunten gaat bespreken. Stel een duidelijke structuur op, met specifieke doelen. Begin met het belangrijkste agendapunt. Zorg voor een ‘thematische’ indeling van de vergadering, gegroepeerd rondom verschillende agendapunten. Elk onderwerp heeft een eigen aanpak nodig, soms is dit een brainstorm, soms een bespreking in kleinere groepen, soms een inventarisatie in een ronde als de meningen sterk verschillen.
   
   Is er een PowerPoint-presentatie? Dan is de 7x7x7-regel van toepassing: maximaal 7 slides, 7 punten op elke slide en elk punt krijgt 7 woorden. Zo blijft het overzichtelijk. De persoon die de vergadering leidt, moet het doel duidelijk voor ogen houden en er niet te veel van afwijken. (Zorg vooraf dat de  beamer goed werkt.)
   
   
10. Besluit
    Neem een besluit expliciet, voorkom dat een genomen besluit opnieuw wordt bediscussieerd omdat deze onduidelijk is. Dus: vat aan het eind samen wat er precies is besloten, schrijf het op en bepaal eventueel wie er wat moet gaan doen.
    
    Vraag ook vaker wie er voor en tegen is. Gewoon even de handen opsteken. Meestal gaat het team op zoek naar een compromis of is uitstel de aangewezen weg, stelt het onderwerp uit. Bepaal (vooraf) wat je doet als het niet helemaal eens wordt.
    
    
11. Voortgang
    Vergeet niet de voortgang te bespreken.
    Dat kan met een actielijstje of aan de hand van het verslag. Weinig populair, maar wel essentieel onderdeel van vergaderen. Toch voorkom je hiermee dat het team zegt dat van alles wordt besloten, maar dat het niet wordt gedaan.
    
    Besluit met  een korte rondvraag van ongeveer 5 minuten. De beslissingen die genomen zijn, moeten voor iedereen duidelijk zijn en iedereen moet dus ook de kans hebben om vragen te stellen.
    
    
12. Leg vast
    Zorg voor een goede notulist en dito verslag. Het is belangrijk om een notulist te hebben die niet mee vergadert. Bedenk wat voor soort verslag geschikt is voor de vergadering: een besluitenlijst, een samenvattend of een uitgebreid verslag.
    
    En:
    Vermijd vaste zitplaatsen. Die bevriezen de interactie. Afwisseling kan een verbluffend effect hebben. Denk eens aan staand vergaderen. Staan houdt de vaart erin.