Channels

‘Maandag en dinsdag zijn altijd verloren dagen, dan zit ik de hele dag in overleg’, zei mijn opdrachtgever. Komen wij nog wel aan ons echte werk toe? Aanhangers van Peter Drucker zullen zeggen van niet, want ‘Meetings are by definition a concession to a deficient organization. For one either meets or one works’. Anderen zien bijeenkomsten juist als de ruggengraat van de organisatie omdat daar betekenisgeving plaatsvindt. ‘Meetings embody the organization and give it some substance’, aldus Karl Weick. De waarheid ligt ongetwijfeld in het midden.

Er is genoeg informatie over effectief en efficiënt vergaderen. Wat mij opvalt is de aanname dat er nu eenmaal vergaderd moet worden. Ik zie veel bruikbare tips, maar zo lang het aantal vergaderingen toeneemt is het dweilen met de kraan open. Naar de vraag waarom wij überhaupt vergaderen is opvallend weinig onderzoek. Het standaardwerk van Schwartzman ‘The Meeting, Gatherings in Organizations and Communities’ dateert uit 1989. Inmiddels is de B.V. Nederland jaarlijks 60 miljard aan salarissen kwijt aan vergaderen. Waarom eigenlijk?

Een basale functie van vergaderen is coördinatie. Bij het ontwerpen van een organisatie, wordt het werk zo logisch mogelijk verdeeld. Elke vorm van arbeidsverdeling (differentiatie) verbreekt echter de oorspronkelijke samenhang. Er is vervolgens coördinatie (integratie) nodig om deze samenhang te herstellen. Mechanismen voor coördinatie zijn bijvoorbeeld regels, procedures en standaarden. Maar ook vergaderingen. Een relatief dure voorziening, want als je aan het coördineren bent, kun je geen uitvoerend werk verrichten. Als in een organisatie meer gepraat dan gewerkt wordt, zijn er volgens Drucker kostbare ontwerpfouten gemaakt.

Lees ook:

Dynamische Oordeelsvorming als management-tool

Alleen coördinatie benoemen als functie van vergaderen is wat kort door de bocht. In een organisatie werken in de regel mensen. Onze kenniseconomie drijft erop. Nu hebben mensen in tegenstelling tot machines behoefte aan betekenisgeving. En die vindt plaats door sociale interactie. Bijeenkomsten definiëren, representeren en produceren sociale entiteiten. Posities en relaties worden hier opgebouwd en afgebroken. De behoefte aan ontmoetingen neemt bovendien toe in tijden van onzekerheid, bijvoorbeeld bij organisatieveranderingen.

En wat hebben we hier in de praktijk aan? Mijns inziens is coördinatie in organisaties noodzakelijk, maar moet dat zoveel als mogelijk ondervangen moet worden met regels, procedures en standaarden. Een kwestie van één keer goed neerzetten en af en toe bijwerken: incidentele kosten.

De terugkerende vergadering is een duur coördinatiemechanisme en vanuit organisatiekundig perspectief een noodzakelijk kwaad.

Het zou niet gek zijn om periodiek een ‘organisatiekundige controle’ uit te voeren op de toegevoegde waarde van de bestaande coördinatiemechanismen.

Rigoureus treffen van deze maatregelen kan ertoe leiden dat we voortaan stilletjes ons eigen werk zitten te doen, met eens per maand een vergadering die puur en alleen gericht is op coördinatie. Dat klinkt niet heel aantrekkelijk voor de sociale dieren die wij zijn. Bovendien hebben we sociale interactie nodig om chocola te maken van gebeurtenissen in en om de organisatie.

De vraag is in hoeverre het nodig is om deze ontmoetingen te institutionaliseren met terugkerende vergaderingen. In professionele organisaties mogen we vertrouwen op een behoorlijke mate van zelforganiserend vermogen. Men zoek elkaar wel op als daar aanleiding toe is. En natuurlijk zijn er ook situaties waar een geplande bijeenkomst voor de hand ligt, zoals een aandeelhoudersvergadering waar formele besluitvorming plaatsvindt, een managementsessie waar de organisatiestrategie wordt heroverwogen of een collectieve, organisatiebrede bijeenkomst waar een aanstaande reorganisatie wordt gecommuniceerd.

Maar het feit dat uw Outlook-agenda u er zojuist op wijst dat u naar uw wekelijkse vergadering toe moet, betekent niet dat dit vanzelfsprekend de beste besteding is van uw kostbare tijd. De maatstaf moet zijn dat u vergadert dan en slechts dan als het bijdraagt aan het realiseren van de missie van uw organisatie.

Dit artikel is toegankelijk voor Pro-abonnees

Voor € 4 per maand of € 30 per jaar ontvangt u:

  • onbeperkt toegang tot alle artikelen.
  • geen commerciële emails en geen reclame op de site.
  • de keuze of u wel of geen nieuwsbrief wilt ontvangen
  • het E-book: Negotiating as emotion management t.w.v. €8.00
Upgrade naar Pro-abonnement
 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

[…] Bron: De functie van vergaderen – ManagementSite […]

Uit mijn hart gegerepen. Ik observeer wel eens vergaderingen en het valt me op dat dat vaak nogal rituele bijeenkomsten zijn zonder dat de deelnemers echt beseffen waarom ze bij elkaar zitten laat staan dat ze erbij stilstaan hoe duur dat is. Ik zelf vergader alleen maar incidenteel, soms spontaan en soms georganiseerd en dat bevalt me uitstekend.

x
x