Effectief Vergaderen vereist vaardigheden

Er wordt wat af vergadert binnen organisaties. Of zo ook effectief zijn valt te betwijfelen. Zo besteden werknemers gemiddeld 18 uur per week aan vergaderingen. 14% van de uitgenodigden laat de vergadering voorbij gaan terwijl 31% dat ook zou willen.

Met tegenzin naar een niet-kritische vergaderingen gaan, verspilt ongeveer $ 100 miljoen per jaar bij grote organisaties, zo bleek uit de enquête. 

Wat als een deel van die $ 100 miljoen besteed zou worden aan ontwikkeling vaardigheden van voorzitters en deelnemers aan vergaderingen? Wat zou dat opleveren?

Kader effectief vergaderen

Een effectieve vergadering telt maximaal 7 deelnemers en duurt maximaal 1 uur. Want na 30 minuten gaat het al bergafwaarts met de aandacht. Gemiddeld is 16% van de deelnemers afgehaakt na 30 minuten. Dat is na 45 minuten al 27%. Duurt de vergadering langer dan 45 minuten, dan let nog maar 64% van de deelnemers op. Bijna de helft let dus niet meer op, waardoor er veel kostbare tijd en energie verloren gaat. 

Een effectieve vergadering dient te worden geleid door een vaardige voorzitter en liever niet door een  leidinggevende vanwege neutraliteit.

Rol voorzitter cruciaal

Een vaak onderschatte rol is die van voorzitter. Je kunt de rol van de voorzitter zien als een procesleider. Een voorzitter neemt niet deel aan de inhoud, is niet verantwoordelijk voor het resultaat maar focust zich op het proces. Daarom is het niet raadzaam om als leidinggevende een vergadering te leiden vanwege diens betrokkenheid bij de inhoud en het resultaat van een vergadering. Een voorzitter zorgt dat de belangrijke stoorzenders in vergaderingen beheersbaar blijven zodat de voortgang niet in gevaar komt.

Veel voorkomende stoorzenders

1. Onduidelijke agenda
2. Onvoorbereide deelnemers
3. Angst voor onvolledigheid
4. Sluimerende Conflicten en negativiteit
5. Te veel praten en niet genoeg luisterenHet

Angst voor onvolledigheid is een van de grootste stoorzenders die vergaderingen doen vastlopen.

Reduceer angst voor onvolledigheid

Angst voor onvolledigheid versterkt de andere stoorzenders en dient dan ook de nodige aandacht te krijgen. Anders belandt een vergadering in oeverloos gepraat, uitstelgedrag en besluiteloosheid. En die angst is groter dan leidinggevende denken. Uit een onderzoek van Egon Beaart, Directeur Personeel en Bedrijfsvoering bij het Commando Diensten Centra (CDC) van defensie blijkt dat 80 tot 90% van de medewerkers angst heeft om dingen te doen die noodzakelijk zijn! Angst is dus prominent aanwezig op de werkvloer en dus ook in vergaderingen. Angstregulatie is dan ook een belangrijke vaardigheid van een voorzitter. 

Een voorzitter kan dat op de volgende manieren bereiken:

1. Zorg dat alle relevante informatie beschikbaar is vooraf aan de vergadering
2. Laat de deelnemers van tevoren de relevante informatie tot zich nemen
3. Gebruik tools zoals Trello, Asana of Slack om samen te werken en informatie te delen
4. Stel vragen en vraag om verduidelijking
5. Focus op het vinden van oplossingen in plaats van te blijven hangen bij de angst voor onvolledigheid
6. Communiceer welke informatie er ontbreekt, wat de mogelijke risico's zijn en wat de kosten zijn van uitstellen
7. Maak tussenstappen voor de voortgang
8. Accepteer dat onvolledigheid onvermijdelijk is

Zwaarwegend bezwaar

Stel als laatst de vraag vooraf aan een besluit, wie heeft nog een zwaarwegend bezwaar? Zo niet, dan wordt er een besluit genomen. Op deze wijze reduceer je “achteraf wijsheid” zoals; ik dacht al dat het geen goed idee was, ik vond het ondoordacht, etc. 

Doel van vergaderingen is voortgang

Door deze strategieën te gebruiken, kunnen vergaderingen productiever en effectiever worden, zelfs als er sprake is van angst voor onvolledige informatie. Het kan nodig zijn om meerdere vergaderingen te houden om tot een oplossing te komen. Het is belangrijk om te onthouden dat het doel van de vergadering niet altijd is om alle vragen te beantwoorden, maar om vooruitgang te boeken en beslissingen te nemen op basis van de beschikbare informatie.