Wat te doen met lastige onbekwame collega's?

Hoe ga je om met free-riders en onbekwame collega's? Hoe voorkom je dat iemand met joúw eer strijkt? Hoe ga je om met collega’s die tijdens een vergadering altijd het hoogste woord hebben, zonder inhoudelijk echt iets toe te voegen? Binnen elke organisatie heb je er wel een paar. Een collega die de kantjes ervan afloopt. Helemaal vervelend als je manager jou hierop afrekent.

Kwebbelaars

Mensen die tijdens een overleg, of eigenlijk altijd veel aan het woord zijn, anderen continu afkappen, en dat terwijl ze inhoudelijk niet eens erg sterk zijn. Gevolg is dat het gesprek vastloopt en dat het bij een herhaling van standpunten en argumenten blijft.

Elk gesprek kent drie niveaus:

1. de inhoud van wat iemand vertelt,
2. de procedure waarbinnen het gesprek plaatsvindt en
3. de relatie tussen de gesprekspartners.

Op het moment dat er een storing is in de relatie tussen twee gesprekspartners of als er iets mis is in de procedure, zal de inhoud ook niet landen. Kunst is dan om te schakelen naar een van de andere niveaus, dus van de inhoud naar de procedure of relatie.

Als je merkt dat je collega boos is, maak dat dan bespreekbaar. Die emotie staat een goed gesprek in de weg. Vraag bijvoorbeeld of het klopt dat hij boos is en hoe dat komt. Dat kan de druk van de ketel halen. Praat kort over wat de ander dwars zit. Als hij weer rustig is, dan kun je terugschakelen naar de inhoud.

Loopt een overleg vast, omdat drie mensen steeds aan het woord zijn en geen ruimte laten voor anderen? Schakel dan even over naar de procedure. Zeg bijvoorbeeld dat alle nadelen nu genoemd zijn, en vraag of andere mensen voordelen kunnen noemen. Door vragen te stellen en structuur aan te brengen in een gesprek, kom je inhoudelijk ook een stuk verder. Wat ook kan helpen, is het gesprek onderbreken om nog eens kort stil te staan bij de reden van de bijeenkomst. Vaak verliezen mensen tijdens een verhitte discussie namelijk het doel uit het oog. Zo geef je wel tegengas, zonder mee te gaan in het gedrag van die dominante collega.

Saboteur

Wat doe je met de collega die zijn deadlines niet haalt of zijn taken niet goed uitvoert, waardoor het hele project in duigen valt?

1. Probeer te begrijpen waarom de collega fouten maakt
   Verschillende problemen kunnen de fouten van de collega veroorzaken. Probeer deze achterliggende oorzaken te achterhalen, voordat je uit je slof schiet. Spreek je collega aan in een informele omgeving. Beschuldig hem nergens van. Het is goed mogelijk dat hij zich van geen kwaad bewust is. Stel je open op en achterhaal of jullie de situatie hetzelfde interpreteren.Noem concrete voorbeelden van fouten. Val de collega in ieder geval niet aan op persoonlijke eigenschappen die ten grondslag kunnen liggen aan zijn slechte werk. Je valt dan je collega als persoon aan en niet zijn werk. Dit is uiteindelijk niet goed voor jullie relatie.
2. Fouten met een korte termijnoorzaak
   Misschien heeft de collega korte termijnproblemen, bijvoorbeeld een ziek familielid of stress. Vaak hebben professionals met ‘snelle banen’ de neiging collega’s in zo’n geval in hun sop gaar te laten koken. Beter is het om te helpen door bijvoorbeeld tijdelijk werk uit handen te nemen. Zo bouw je een wederkerige relatie op. In de toekomst helpt je collega jou misschien weer. Pas wel op dat je niet ongemerkt zijn functie overneemt.
3. Fouten met een lange termijnoorzaak
   De collega helpen is ook de beste oplossing als de oorzaken voor fouten structureel zijn, bijvoorbeeld omdat iemand niet de juiste vaardigheden bezit om zijn taken goed uit te voeren. Je kan aanbieden om samen na te denken over andere taken binnen het team of voorstellen een cursus te volgen.
4. Free-riders
   Het is lastiger als je collega bewust met de eer van jouw werk gaat strijken. Als het niet werkt om de collega persoonlijk aan te spreken, kun je verschillende andere strategieën toepassen.Probeer je eigen werk meer zichtbaar te maken. Zonder op te scheppen kun je in besprekingen met je manager een meer actieve in plaats van passieve toon kiezen. Bijvoorbeeld: ‘ik probeer met dit rapport aan te tonen dat deze maatregel winst oplevert,’ in plaats van ‘dit rapport toont aan dat deze maatregel winst oplevert.’Een andere mogelijkheid om je aan je eigen werk te binden, is aan te bieden de resultaten te presenteren. Aanhoorders van een presentatie zien de spreker vaak als de leider van een project.Een derde optie is om je manager simpelweg uit te leggen welke onderdelen van het project jij hebt uitgevoerd.
5. Klikken
   Gaat het nog steeds fout dan kun je proberen om in de toekomst niet meer met de collega te hoeven werken. En de allerlaatste optie is om naar je manager te stappen. Vraag hem niet tussen jou en je collega te komen, maar leg de situatie uit en vraag om advies. Je loopt wel het risico om voortaan als  ‘klikspaan’ bekend te staan in je team. Dit komt jouw positie niet ten goede.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. In elk bericht vermelden wij de oorspronkelijke bronnen. Bron: Elsevier Door Floortje Gunst