Teamwerken met incompetente collega’s

Lastig, een collega die de kantjes ervan afloopt. Helemaal vervelend als je manager jou hierop afrekent. Op de werkvloer is teamwerken steeds meer de norm. Collega's werken samen aan één project en worden collectief afgerekend op het eindresultaat. Wat doe je met de collega die zijn deadlines niet haalt of zijn taken niet goed uitvoert, waardoor het hele project in duigen valt?  Wat doe je als een directe collega niet berekend is op zijn taak? Hoe ga je om met zo'n emotioneel en carrière-technisch mijnenveld?

Als managers hebben we een grondige hekel aan incompetent personeel. Als we zo iemand tegenkomen, maken we daar het liefst korte metten mee, hoe pijnlijk dat soms ook is. Als je een incompetente baas hebt moet je misschien een wat subtielere aanpak kiezen, maar dan weet je in elk geval uit welke hoek je steun kunt verwachten. Veel lastiger is het als je te maken krijgt met incompetente collega’s op hetzelfde functieniveau. Dat zijn precaire situaties. Iedere benadering die je kiest kan zich tegen je keren. Je hebt de volgende opties:

• Niets doen of helpen? Je simpelweg met je eigen zaken bemoeien lijkt misschien het veiligste scenario, maar als je collega uiteindelijk dan toch door de mand valt, kunnen anderen zich afvragen waarom je niets hebt ondernomen, terwijl je toch op de hoogte moet zijn geweest. Dat komt ook niet erg collegiaal over. Probeer te begrijpen waarom de collega fouten maakt Verschillende problemen kunnen de fouten van de collega veroorzaken. Probeer deze achterliggende oorzaken te achterhalen, voordat je uit je slof schiet.Spreek je collega aan in een informele omgeving. Beschuldig hem nergens van. Het is goed mogelijk dat hij zich van geen kwaad bewust is. Stel je open op en achterhaal of jullie de situatie hetzelfde interpreteren. Noem concrete voorbeelden van fouten. Val de collega in ieder geval niet aan op persoonlijke eigenschappen die ten grondslag kunnen liggen aan zijn slechte werk. Je valt dan je collega als persoon aan en niet zijn werk. Dit is uiteindelijk niet goed voor jullie relatie. Dit is een kwestie van een goed gesprek over een oplossing.
  
• Klagen bij het hoger management. Misschien dat je baas alleen maar blij is dat je haar de ogen opent. Aan de andere kant loop je ook het risico dat ze het helemaal niet met je eens is, en brandmerk je jezelf als klager, klikspaan of (erger nog) intrigant en dit komt jouw positie niet ten goede. Het is dus de allerlaatste optie is om naar je manager te stappen. Vraag hem niet tussen jou en je collega te komen, maar leg de situatie uit en vraag om advies.
• Op naar personeelszaken. Laat je informeren, misschien heeft de collega korte termijnproblemen, bijvoorbeeld een ziek familielid of stress. Vaak hebben professionals met ‘snelle banen’ de neiging collega’s in zo’n geval in hun sop gaar te laten koken. Beter is het om te helpen door bijvoorbeeld tijdelijk werk uit handen te nemen. Zo bouw je een wederkerige relatie op. In de toekomst helpt je collega jou misschien weer. Een goede en behulpzame afdeling Personeelszaken is wellicht in staat zo iemand op de rit te krijgen, of een exit-traject te starten als verbetering er niet in zit. Maar ze zouden ook kunnen besluiten dat het echte probleem bij jou ligt. Houd er rekening mee dat, als PZ met je collega gaat praten, hij waarschijnlijk al snel weet waar dat verhaal vandaan komt. Helaas zijn lang niet alle PZ-afdelingen in staat de vaardigheden van technisch personeel goed in te schatten.
• Stuur aan op zijn ontslag. Dan ga je de kantoorpolitiek in, en ook dat is niet zonder risico. Je zou zomaar de held van de afdeling en je collega’s kunnen worden omdat je een lastig obstakel uit de weg hebt geruimd, maar voor hetzelfde geld gaan mensen je als een bedreiging zien; als iemand die over lijken gaat om zijn eigen carrière veilig te stellen.

Elk van die opties heeft mogelijk vervelende consequenties. Voordat je besluit wat je gaat doen, doe je er goed aan jezelf twee vragen te stellen:

Weet je het zeker? Houd er rekening mee dat incompetentie geen feit is, maar jouw evaluatie van enkele feiten. Misschien heb je geen volledig beeld van de beperkingen waar de persoon in kwestie aan gebonden is. Misschien laat je zijn zwakheden wel zwaarder wegen dan zijn sterke kanten. Misschien hebben jullie eenvoudigweg een heel andere houding ten opzichte van werk, technologie of de wereld in zijn algemeenheid – en misschien leidt die andere houding wel tot heel andere conclusies. Deze vraag zou reden moeten geven tot voorzichtigheid en bescheidenheid.

Waarom zou je? Ben je de organisatie iets verplicht? Waarom zou je, gezien de risico’s, überhaupt iets doen? Gaat het je wel wat aan? Als de betreffende persoon je in de weg staat en er voor zorgt dat jij je werk niet kunt doen, is het helder. Maar zelfs als dat niet zo is, is zo’n figuur op zijn best geldverspilling, en zijn er waarschijnlijk anderen die te lijden hebben onder zijn onbekwaamheid. Als je collega een manager is, is de kans aanwezig dat zijn medewerkers last van hem hebben, maar niet in staat zijn er iets aan te doen. Welbeschouwd draagt de hele organisatie er wellicht de gevolgen van. Waar de vorige vraag tot terughoudendheid leidt, zou deze vraag juist tot actie moeten aansporen.

Als je besluit er iets aan te gaan doen, is er waarschijnlijk maar één regel waar je je absoluut aan moet houden: houd het bij de feiten. Als het niet werkt om de collega persoonlijk aan te spreken, kun je verschillende andere strategieën toepassen. Als je problemen gaat benoemen, concentreer je dan op het specifieke gebrek aan kennis of de specifieke gedragsproblemen, en laat je eigen mening over de persoon, en vooral je gevoelens bij die persoon, buiten beschouwing.

Dat klinkt simpel genoeg, maar het is niet altijd even eenvoudig feiten te scheiden van interpretaties en emoties. Het beste kun je de zaak eerst doornemen met een collega of adviseur die je vertrouwt. Let vooral op de taal die je daarbij gebruikt. Als je merkt dat je woorden gebruikt als moeten, altijd, nooit of steeds (absolute termen), dan ben je waarschijnlijk vooral een mening aan het geven en overdrijf je de zaak wellicht. Let ook op de emotionele lading van je uitspraken. Emotiemanagement is belangrijk: Druk je je kalm en helder uit, of is het meer boos, treurig, verontwaardigd of verward? Emoties passen erbij maar gedoseerd en gecontroleerd. Met wild geschreeuw of verward getier schiet het niet op. Zolang je voor jezelf niet helder hebt hoe je hier in staat, is het niet verstandig actie te ondernemen.

Als je probeert constructief en objectief te blijven, heb je de beste kans deze situatie tot een goed einde te brengen.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. Bron: ComputerWorld door Ruud Deijkers