9 Tips om effectief te vergaderen

Vergaderingen zijn vaak noodzakelijk. Ze kunnen heel productief zijn. Maar even vaak kosten vergaderingen vooral tijd, geld en energie.

De effectiviteit van het vergaderen wordt regelmatig bekritiseerd, en niet ten onrechte. Het blijkt dat meer dan de helft van de aan vergaderen bestede tijd verspild is. De gemiddelde professional verliest 31 gewerkte uren per maand aan ineffectief vergaderen.

Als de effectiviteit van een vergadering te wensen overlaat, is dit vaak omdat teveel mensen mee vergaderen, deelnemers de vergaderregels niet kennen of niet hanteren, de voorzitter de vergadering niet strak genoeg leidt, of omdat het niet voldoende duidelijk is waarover wel, en vooral ook, waarover niet wordt vergaderd. De onderstaande tips helpen bij het goed organiseren van een vergadering.

9 Tips om effectiever te vergaderen:

1. Vergader alleen met mensen die daar een positieve bijdrage aan leveren
2. Vergader alleen als dat nodig is
3. Alle vergaderingen moeten heldere doelen hebben
4. Alle vergaderingen moeten een heldere agenda hebben
5. Bepaal de duur van de bespreking van elk agendapunt
6. Plan korte vergaderingen
7. Laat notulen maken
8. Maak een besluitenlijst
9. Maak een actielijst

Door herverdeling van bevoegdheden en taken, toepassing van meer doelmatige vergadertechnieken en strakkere discipline kunnen de vergaderkosten in vele organisaties met 20 tot 50% worden teruggedrongen. De meest hardnekkige vergaderproblemen zijn saaiheid en geringe besluitvaardigheid. Bij dergelijke structurele problemen is het noodzakelijk het hele vergadercircuit van een organisatie onder de loep te nemen en in goede banen te leiden. Dat kan, gezien de enorm hoge kosten van vergaderen, zeer lonend zijn. Vraag je kritisch af of een vergadering wel echt nodig is. Vergader niet, omdat een bijeenkomst is gepland, maar alleen als er substantiële punten te bespreken zijn. De vergadernoodzaak kun je bepalen door de volgende vragen te stellen:

* Is de nodige kennis en informatie aanwezig maar versnipperd? Hoe meer versnipperd, des te groter de vergadernoodzaak.
* Is het probleem overzichtelijk? Hoe minder, des te groter de vergadernoodzaak.
* Hoe groot is de kans op een conflict? Hoe groter de kans, des te groter de vergadernoodzaak.
* Hoe belangrijk is het dat het team de beslissing draagt? Hoe belangrijker, des te groter de vergadernoodzaak.

Het gebruik van technische hulpmiddelen kan face-to-face-vergaderingen vervangen, bekorten en ondersteunen. Te denken valt hierbij aan telefonisch vergaderen, videoconferencing, internet en intranet, stem- en computersystemen met LCD-projectoren.

Lees verder op:
Vergaderen is toch best effectief
door: Edwin Lambregts

Of ga naar de kennisbank/persoonlijke-effectiviteit/vergaderen

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen artikelen in andere media. Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron. (samenvatting uit: BusinessCompleet door Rikco Pardoen