Hoe betrekt u onzekere deelnemers bij de vergadering?

We vergaderen wat af in Nederland. Niet verwonderlijk dat de term ‘vergadercultuur’ is ontstaan. Niet iedereen is even actief in de vergadering. Sommige mensen zijn te verlegen of te bang voor reacties van anderen om hun mening te durven geven. Hij of zij zegt nauwelijks iets. Het is iemand die bij een rondje meestal meegaat met een voorstel of met wat voor hem of haar gezegd is. 

Naar schatting heeft twintig tot 30 procent van de deelnemers aan vergaderingen last van sociale onzekerheid. Zij willen liever niet de aandacht op zichzelf vestigen en geven dus nauwelijks hun mening, terwijl u weet dat er heel veel in zit, maar dat komt er niet uit tijdens een vergadering.

Met een afwijkende mening komen

Velen hebben de neiging om mee te gaan met de mening van de groep. 'Nee' zeggen is veel confronterender dan 'ja'. Want bij 'nee' moet je beargumenteren waarom je dat zegt. Instemmen met een voorstel vraagt nauwelijks toelichting. Het voorstel ligt er en is al toegelicht. Een aantal tips om zo'n situatie te versoepelen:

1. Praat erover! Benoem het probleem en vraag in de vergadering om oplossingen. Doe meer rondjes over de agendapunten. Begin met de stille deelnemer en geef hem of haar heel veel ruimte en tijd om zich te uiten. Wees niet bang voor stiltes en luister goed naar elkaar.
2. Kijk naar non-verbale signalen. Stille deelnemers 'zeggen' soms heel veel. Ga daar op in. Ziet u dat hij of zij knikt of nee schudt vraag dan om dat toe te lichten.
3. Praat in kleine groepen over de agendapunten. In een kleine groep is de drempel om wat te zeggen veel kleiner en is men gelijkwaardiger. Laat alle kleine groepjes opschrijven waar ze over gesproken hebben. Iemand uit de groep vat het samen als iedereen weer bij elkaar is.
4. Betrek de stille deelnemer bij de voorbereiding. 
Bespreek informeel de agendapunten van te voren. Door er meer bij betrokken te zijn praat iemand makkelijker. Als hij of zij tijdens de vergadering niets zegt wijst u op de goede ideeën die zij of hij had tijdens het voorgesprek.
5. Vraag om de meningen op te schrijven. 
Schrijven is vaak minder 'eng' dan praten. Als iedereen van te voren haar of zijn mening opschrijft is het duidelijk hoe men erover denkt. In de vergadering is er dan een discussie over. Het kan ook anoniem opgeschreven worden. Dan is het niet duidelijk wie wat vindt en durft iedereen zich te uiten.
6. Zie in dat ieders bijdrage onmisbaar is. Een vergadering bestaat niet voor niks uit de deelnemers die erbij zitten. De eerste stap naar een oplossing is beginnen het probleem te erkennen. Zoek met elkaar naar een oplossing. Elke vergadering is anders en elke deelnemer is anders. Blijf niet te lang trekken als iemand niet wil of durft te praten. Probeer het dan op een andere manier. 
Bijvoorbeeld door rondjes te doen en naar ieders mening te vragen.

De vergaderopstelling

Als u gehoord wil worden ga dan niet zomaar ergens ziten.  Tijdens de meeste vergaderingen zitten alle aanwezigen rond een vierkante of rechthoekige tafel. Dit is helemaal niet efficiënt. Sterker nog: de vierkante variant is zelfs de slechtste manier van vergaderen. Deze opstelling gaat namelijk ten koste van het groepsgevoel, de betrokkenheid bij de inhoud, het aantal mensen in het gezichtsveld en de overlegsfeer. Probeer dus altijd een strategische positie te verwerven aan tafel.

Opstelling moet afhangen van doel
Is de vergaderruimte ingedeeld als een huiskamer, dan is deze opstelling uitermate geschikt voor gevoelige besprekingen, zoals functioneringsgesprekken. Een ovale vergadertafel is het geschiktst voor alledaagse overleggen. 
De baropstelling, waarbij iedereen staat, is het efficiëntst en is goed voor de groepseenheid en de samenwerking. Bij een baropstelling is de creativiteit vaak iets hoger en ontstaan er vaak goede ideeën. Staand vergaderen zorgt bovendien voor minder tijdverspilling. De duur van een vergadering zou zelfs met een derde verkort worden, aldus TNO. Een goede reden om het wekelijks overleg met uw team naar de kroeg te verplaatsen

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. In elk bericht vermelden wij de oorspronkelijke bronnen. Bron: ManagersOnline & ManagementRendement

Meer informatie over Vergaderen in de kennisbank van ManagementSite