De kunst van vergaderen

Managers in de hogere functies verdoen hun kostbare uren met eindeloze én structuurloze vergaderingen waarin geen echte beslissingen tot stand komen.

Hooguit drie dagen per maand, en vaak nog minder. Dat is de tijd die de gemiddelde manager uit een managementteam heeft om zich te wijden aan de kerntaak waarvoor hij of zij is ingehuurd: strategieontwikkeling. Het heel goed mogelijk om de schaarse managementtijd wél adequaat te gebruiken, en wel met de volgende vergadertechnieken.

1. Houd operationele zaken gescheiden van de strategie
Operationele kwesties vergen een totaal andere inzet en manier van discussiëren dan strategische onderwerpen. Plan daarom voor beide zaken aparte vergaderingen.

2. Focus op beslissingen, niet op discussie
Geef het management vijf dagen voor een bijeenkomst de vergaderstukken, zodat iedere deelnemer voldoende gelegenheid heeft om zich terdege voor te bereiden, en er tijdens de vergadering geen kostbare tijd verloren hoeft te gaan.

3. Stel beslissingen niet uit
Probeer niet alleen de juiste onderwerpen óp de agenda te zetten, maar zorg er ook voor ze er weer zo snel mogelijk vanáf te krijgen. Belangrijk hulpmiddel daarbij: een ondubbelzinnig tijdpad, waarin duidelijk staat aangegeven wanneer en hoe besluiten moeten worden genomen en wie uiteindelijk het groene licht moet geven voor de uitvoering ervan.

4. Leg reële keuzemogelijkheden voor
Niemand kan gefundeerd beslissen zonder kennis te hebben genomen van (bij voorkeur minimaal drie) alternatieven. Dit moeten dan wel echte alternatieven zijn, geen kleine variaties op hetzelfde thema.

5. Zorg ervoor dat beslissingen worden nageleefd
Oftewel in goed Nederlands: ‘Agreeing on what is agreed’. Beslissingen die niet zijn vertaald in tastbare taken en verantwoordelijkheden worden al snel onderwerp van ‘herinterpretatie’ of zelfs stilzwijgende obstructie.

Wat gaat er fout?
· Managementteams besteden in verhouding veel te weinig uren aan leidinggevendenoverleg; dit geldt in versterkte mate voor bedrijven met verschillende vestigingen.
· De agenda voor dit soort vergaderingen is doorgaans weinig to-the-point. Vaak wordt in elke vergadering dezelfde lijst met agendapunten afgewerkt. Prioriteiten stellen? Nooit van gehoord! Verantwoordelijkheden worden niet duidelijk bepaald.
· Strategie - in feite het belangrijkste onderwerp van MT-vergaderingen – krijgt lang niet de aandacht die het verdient.

(bron en meer op: KLUWER MANAGEMENT)

Of bekijk de instrument:

Hoe vergaderen met lastige mensen?
Online advies over het omgaan met 5 typen lastig gedrag in vergaderingen en besprekingen.