Checklist voor het leiden van een vergadering

Vergaderen is een onderdeel van uw werk. En dat vindt u ook helemaal geen probleem, zolang de vergaderingen maar efficiënt verlopen en u tijdens zo'n bespreking ook belangrijke zaken voor elkaar krijgt. Maar dat is niet altijd even eenvoudig. Hoe houdt u tijdens een meeting de regie in handen? En hoe komt u bij een vergadering zo overtuigend mogelijk over? Het succes van een vergadering staat of valt met een aantal factoren. Een checklist voor de voorzitter.

Belangrijke punten voor een succesvolle vergadering zijn: agenda en stukken op tijd bij de deelnemers, grondige voorbereiding op de vergadering door allle leden, actief inbreng leveren tijdens de vergadering door alle leden. Een belangrijke sleutelspeler in het geheel is de voorzitter. Hij/zij dient de leden op de hierboven genoemde punten aan te spreken, te stimuleren, zo nodig bij te sturen. En hij/zij moet tijdens de vergadering actief de voorzittersrol ter hand nemen: de meeste mensen willen liever meer dan minder leiding van de voorzitter.

1. Noem het onderwerp van de bespreking

2. Geef een korte toelichting:
• Wat is de aanleiding om erover te spreken?
• Welke stukken zijn bij de behandeling nodig?
• Is er al vaker over gesproken en wat heeft die bespreking opgeleverd?

3. Wat is de bedoeling van de bespreking in deze vergadering, wat moet het opleveren? Benoem het doel zo concreet mogelijk:
• Informatie krijgen.
• Informatie geven.
• Een besluit nemen.
• Actie ondernemen.

4. Doe een procedurevoorstel:
• Eerst informatie verstrekken, daarna discussie voeren, dan besluit nemen.
• Eerst een 'rondje' om de mening van alle deelnemers te horen, zonder discussie, daarna discussie.
• Eerst vijf minuten om een stuk te lezen, dan vragen stellen, dan discussie.
• Vraag om oplossingen en verbeteringen.

5. Geef aan hoeveel tijd je voor het onderwerp wilt uittrekken.

6. Open de bespreking van het punt met een concrete openingsvraag.
• U vergroot de participatie en betrokkenheid door vragen.
• Rem spraakzamen af, vraag zwijgzamen om hun mening.
• Geef als voorzitter nooit als eerste je eigen mening.

7. Lever actieve bijdragen aan een goede interactie tijdens de vergadering door:
• Regelmatig samenvattingen te geven.
• Aan alle standpunten recht te doen.
• Dóór te vragen indien standpunten onduidelijk zijn.
• Deelnemers gelijke kansen te geven om invloed uit te oefenen.
• Bevorder kruisgesprekken (vermijd tweegesprekken).
• Houd de hoofdlijn vast, noteer zijpaden op een voorraadlijst.

8. Heel belangrijk: zorg ervoor dat niet alleen een besluit wordt genomen over het 'wat' (inhoud) maar ook over het 'hoe'. Hoe valt maximaal resultaat te behalen?

9. Vat de gemaakte afspraken ter afronding helder samen.

10. Sluit de bespreking van het onderwerp af , ga door naar het volgende onderwerp.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen artikelen in andere media.
Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron.
(bron: OR Net)