Stop de vergadergekte!

Columns

Wij Nederlanders zijn best wel gek op vergaderen. De meeste vergaderingen lijken op netwerkborrels: heel veel mensen willen niet echt gaan, maar ze zouden het vervelend vinden als ze niet worden uitgenodigd.

Achtergrond

Lopen jouw teambijeenkomsten lekker? Zijn ze waardevol? Tja, wellicht vergis je je. Hoewel we ons nog steeds suf vergaderen, leveren de meeste meetings bedroevend weinig op: ze inspireren ons zelden en dragen weinig bij aan leren, innoveren of betere prestaties. Daarbij overheerst nogal eens een negatieve toon. Geen wonder dat meer dan de helft van alle overleggen als overbodige tijdverspilling wordt ervaren. Wat we daartegen doen? Helemaal niets! We vergaderen gewoon vrolijk verder. 

We blijven ons suf vergaderen

Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde werkende in ons land ongeveer 7 uur per week aan vergaderen besteedt. Dat is 315 uur per jaar. Zij die hoger op carrièreladder staan, kunnen daar gerust een veelvoud van het aantal vergaderuren aan toevoegen. Onderzoek wijst uit dat we in de hybride wereld zelfs 10 % meer zijn gaan vergaderen.

Tijdverspilling

Uit Onderzoek onder 200 leiders uit verschillende sectoren bleek dat 17 %  van alle meetings als een productieve besteding werd ervaren. 54 % van alle respondenten vond vergaderen vooral ‘a waste of time’ dat veroorzaakt werd door: 

  1. Te veel 
  2. Slecht gepland
  3. Slecht geleid

 (Perlow, Hadley en Ean, Harvard Business Review, 2017). 

Tel daar nog eens bij op het feit dat voorzitters van vergaderingen, meestal deze zelfde leiders, vaak nog positiever zijn over hun vergaderingen dan de deelnemers zelf, dan weten we dat de meeste deelnemers nog wat negatiever erover zijn. 

Toch veelzeggende onderzoeksresultaten, zou je zeggen. Het wonderlijke nu is dat iedereen dat meteen zal bevestigen, maar vervolgens vrolijk op dezelfde voet verder gaat. Terwijl de vergaderpijn toeneemt, blijven we liever steen en been klagen over onze stress, werkdruk en uitputting. Maar daar lijkt nu serieus een einde aan te komen.  

Canadese E-commerce bedrijf introduceert vergaderwetten

pastedGraphic_1.pngTijdens de corona-pandemie schoot bij Shopify het aantal meetings fors omhoog: gemiddeld duurden ze korter maar ze waren véél frequenter. Medewerkers klaagden al gauw over het feit dat ze continu onderbroken werden door al die meetings en overlegjes. Om dit een halt toe te roepen, voerde de directie de volgende drie ‘wetten’ in:

  • Wet 1: in online vergaderingen maximaal drie mensen.
  • Wet 2: per week mag er 1 grote bijeenkomst van meer dan 50 mensen plaatsvinden
  • Wet 3: op woensdag wordt er niet vergaderd.

Onder de groepsdruk uitkomen

Goed, niet goed? Gaat het werken? Misschien lijkt het jou niks, maar hoe dan ook is het lef hebben. Daarnaast, en volgens mij minstens zo belangrijk, versterkt het medewerkers om op deze manier onder de groepsdruk uit te komen en ‘nee’ te zeggen tegen een vergaderverzoek. Zoiets krijg je nooit voor elkaar door het  toepassen van een paar nieuwe vergadertechnieken of een cursus notuleren.

Vervang voortgangsoverleg 

Uit onderzoek van Laker, Percira, Malik en Sage (HBR 2022) bleek dat wanneer je het aantal voortgangsoverleggen met 60% reduceert:

  • De samenwerking met 55% wordt versterkt
  • 44 % van de respondenten zich meer gewaardeerd en vertrouwd voelt
  • De communicatie 45 % duidelijker is

De meeste voortgangsoverleggen kun je eenvoudig vervangen door de belangrijkste zaken in Slack,Trello en Teams te plaatsen. Voor sommigen even wennen, maar teambelang boven persoonlijke schroom, zou ik zeggen. Je wijst dan per kwartaal een teamlid aan die de redactie erover voert. Mocht het nodig zijn, kun je dit snel via een korte bila oppakken. 

Ontmoeten? zeker, maar anders graag!

Ga eens experimenteren met korte, staande meetings. Een paar praktische tips: 

  1. Maximaal 20 minuten
  2. Niet meer dan vijf mensen
  3. Bespreek één thema, of benut de sessie voor praktische afstemming
  4. Flipover, stiften en een krukje voor degene die moeilijk te been is
  5. Werk off-line

Het samenwerken in de vloeibare, hybride wereld vraagt om een herontdekking van onze meetings:

  • Vorm: synchroon en a-synchroon (tijd- en ruimte onafhankelijk), fysiek en hybride, zittend, staand, wandelend en bellend en in kleinere groepen
  • Frequentie: minder en doorgaans korter
  • Groepsdynamiek: boeiender, inclusiever, interactiever en veiliger 

Zeker in een tijd waarin de meeste mensen in diverse teams werken en intensief wordt samengewerkt. Want waar het in teams om gaat, is dat je je lekker voelt en elkaars talenten optimaal benut, zodat de gezamenlijke teamprestatie meer is dan de som der delen. 

Wil je eens met elkaar lachen om onze hilarische vergadergewoontes, maar ook getriggerd worden door verrassende inzichten en gave voorbeelden van vooraanstaande bedrijven? De unieke en ludieke voorstelling ‘Stop de vergadergekte! Zin en onzin van ons alledaags toneelstuk’ kun je vanaf 1 juni aanvragen op: www.robdehaas.nl 

Rob is meeting- en teaming expert en auteur van o.a. ‘Ongewoon Goed Vergaderen’ (2015) en ‘Praktijkgids online vergaderen’ (2020)

Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren

Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)

Word een pro!

SCHRIJF MEE >>

Meer over Vergaderen