Online vergaderterreur

Ik had vorige week een CEO van een middelgrote organisatie aan de lijn: “Dat online meeten, sloopt me. Geen echte tijd om zaken zorgvuldig uit te werken, dat moet altijd in het weekend en de avonden.” Als we ons oude vergadergedrag kopiëren naar het scherm is dat de snelweg naar collectieve uitputting.

De mens is niet gemaakt om continu ‘aan’ te staan

Mindless Meeting Acceptance Syndrom (MMAS) is inmiddels een erkend syndroom: het achteloos accepteren van digitale vergaderverzoeken, liefst strak tegen elkaar aan. Met als gevolg fulltime zittende mensen die nauwelijks op adem kunnen komen. Met het stoom uit de oren van de ene naar de andere vergadering, hoe gek wil je het hebben? 

Door een minuutje stil te staan bij de vraag “Waarom deze meeting?” Kun je deze gijzeling doorbreken. Je kijkt naar de agenda van de meeting en scoort die met behulp van drie vragen:

• Hoe belangrijk is het?
• Hoeveel energie krijg ik ervan?
• Welke waarde voegt ze toe?

Scoor deze drie criteria op intuïtie met een 1, 3 of 9 en dan weet je of het de moeite waard is.

Meeting motivatie scan

Overweeg ook eens om voor twee weken 50 % van al jouw meetings te skippen, of dat je alleen bij bepaalde punten aanwezig bent. Zal je veel tijd en energie opleveren, en wie weet zijn anderen ook blij.

Angst dat je er niet bij hoort

De zwaarste straf voor de mens is niet voor niets isolatie. Het gevoel van er niet bij horen, is echt niet fijn. Dus angst dat je de boot mist en overgeslagen wordt, is een belangrijke drijfveer om overal te verschijnen. Maar om nu te voorkomen dat iedereen overal zijn plasje overheen moet doen, en je vervolgens met veel te grote groepen zit te vergaderen, kun je werken met ‘gedelegeerde stem’:  een deelnemer vertegenwoordigt een groep mensen. Het mes snijdt dan aan twee kanten:

1. De afwezigen hebben tijd om zelfstandig werk te doen
2. Het vergaderteam is een stuk kleiner – liefst rond de zeven personen – en daarmee slagvaardiger

Met een groep van zes tot acht mensen is het prima vergaderen: je voert dan gemakkelijk 1 gesprek, houdt beter focus op het onderwerp, doel en tijd van de bespreking en komt sneller tot besluiten.

Terreur door praatgrage types

Dominante, extraverte praters domineren nog steeds de introverte mensen en de dwarsdenkers. Inclusie, diversiteit en tegenspraak? Vergeet het maar. Doodzonde, want daarmee mist het team kennis en inzichten van een belangrijk deel van de groep. Nog erger, gaandeweg deze meetings haken ze gewoon af.

Meetings worden energieker en effectiever als we allemaal in de actiemodus mogen komen. Dat kan door actieve werkvormen in te zetten, zoals:

• Eigen bubbeltijd: deelnemers krijgen individueel in stilte enkele minuten de tijd om hun gedachten te ordenen.
• Na een korte presentatie van product, proces, enz. laat je de groep in tweetallen nadenken over de twee belangrijkste plus- en minpunten, het grootste voordeel voor de klant, enz.

We doen maar wat .. en da’s logisch

In online meetings zijn we veroordeeld tot elkaars stem, een vaag beeld van ons hoofd en wat schimmige gebaren. Dat maakt het allemaal veel vermoeiender dan live. Hoe geweldig we ons ook hebben aangepast in Coronatijd, de subtiele dynamiek van een groep die fysiek bij elkaar is, is door geen scherm te evenaren.

We zijn ons er nu van bewust dat we voor allerlei praktische overleggen geen  kilometers meer gaan rijden: dat kan prima vanuit huis, wandelend via telefoon of staand bij een max van 15 minuten. Ik schat in dat het gaat om zo’n 80 % van alle overleggen: goed voor het milieu, de files en ruimte voor zelfstandig werk en meer privé tijd. 

Maar sommige meetings moeten echt live: als je met elkaar strategische zaken wilt bespreken, besluiten met impact wilt nemen of eens goed wil onderzoeken hoe wij samenwerken, dan is het scherm ontoereikend.

Andere tak van sport

Tenslotte, geen enkel team kan een spel succesvol spelen als de spelregels niet voor iedereen bekend zijn. Dat geldt zeker voor online vergaderen. wat vinden wij als vergaderteam fijn, wat werkt voor ons goed? Met de antwoorden op deze vraag, stel je de mores van de groep vast. Wat namelijk voor de een prettig en vanzelfsprekend is - bijvoorbeeld uitgebreid zitten eten tijdens de meeting - is voor de ander een bron van ergernis. Als dit maar blijft duren, ontstaat een onderstroom die altijd ten koste gaat van de vergaderprestatie.

Voorbeelden van afspraken zijn altijd video aan, dresscode, In- en uitlogtijd om even op adem te komen, in – en uitlopen. We hebben ons gedrag aan te passen aan de online context. Anders lijkt het op blijven voetballen op een hockeyveld. Dat werkt niet.

Rob de Haas schrijft, spreekt en traint over professionele ontmoetingen. Hij is auteur van onder andere Praktijkgids online vergaderen met daarin  spelregels,  scripts en  praktische tools om zelf aan de slag te gaan. Op www.robdehaas.nl/onlinevergaderen kun je de spelregels voor online vergaderen downloaden