Channels

Door de huidige crisis werken we ineens en onverwachts thuis. Veel zaken liggen stil of staan op een laag pitje. Maar sommige activiteiten moeten gewoon doorgaan. Zoals bijvoorbeeld bij een organisatie in het sociale domein, waar een nieuw te vormen projectgroep klaar stond om in een aantal begeleide online sessies toch aan de slag te gaan. De eerste online poging liep echter op niets uit: de mensen waren afwachtend en snel afgeleid.

 We beschrijven in dit artikel aan de hand van dit praktijkvoorbeeld hoe je wel effectief online samenwerkt. We liepen bij dit project tegen twee uitdagingen aan: hoe maken we, van een groep collega’s die elkaar nog niet kennen, een samenwerkend team en hoe kunnen we in deze situatie toch creatief samenwerken?

Een nieuw project

De situatie gaat over een nieuw projectteam van 18 collega’s, die elkaar niet of nauwelijks kenden. Ze werken allemaal bij een organisatie in het sociale domein en met de gemeente als opdrachtgever. Zij helpen cliënten met een beperking of complexe problemen om de weg te vinden in de hulpverlening en richten de benodigde ondersteuning in. Het werk van henzelf en bijna alle collega’s gaat het komende jaar behoorlijk veranderen. Ze krijgen een hele andere positie en de samenwerking met de ketenpartners wordt opnieuw ingericht. Wat het precies inhoudt is nog niet duidelijk of concreet gemaakt, het is wel duidelijk dat ze hechter in teams met andere organisaties gaan samenwerken.

Lees ook:

Hebben we de menselijke interactie verwaarloosd?

Het projectteam heeft als opdracht om de nieuwe rol uit te werken en om de andere collega’s voor te bereiden op de nieuwe situatie. Ze zouden in gezamenlijke brainstormsessies een plan maken, nadenken over de impact en instrumenten bouwen. Denk daarbij aan beschrijvingen van hun toegevoegde waarde, een nieuwe procesbeschrijving van het werk en trainingen en intervisies om collega’s klaar te stomen voor de nieuwe situatie.

Wij waren gevraagd om dit team te begeleiden.

De flow van een fijne samenwerking

In een team dat goed op elkaar ingespeeld is, hoeft veel niet gezegd te worden. Je voelt elkaar aan en zit in een flow. Hiermee werk je snel, effectief en het voelt prettig: je ervaart verbondenheid. Hersenonderzoekers ontdekten wat er op zo’n moment met de hersenen gebeurt: hersengolven van de teamleden gaan letterlijk synchroniseren. De hersengebieden die te maken hebben met samenwerking, zoals sympathie en taal, werken harder. Door elkaar te zien komt ook oxytocine vrij, ook wel bekend als het ‘knuffelhormoon’. Dit effect neemt toe als je op elkaar inzoomt en bij fysiek contact (een arm op de schouder). Oxytocine zorgt voor een gevoel van vertrouwen, verbondenheid en hogere weerbaarheid tegen stress.

We zijn dus als mensen bedraad om samen te werken. Daarvoor moeten we elkaar eerst leren kennen en vertrouwen. Als je elkaar fysiek niet ziet, verloopt de samenwerking al niet meer natuurlijk. Als je elkaar nog niet of nauwelijks kent, is de teamvorming op afstand helemaal lastig. Enerzijds doordat je informatie mist (je ziet en hoort letterlijk minder), de interactie stroef verloopt (wie mag wanneer wat zeggen?) en de groepsleden nog niet de gezamenlijke verbinding ervaren om de werkwijze en rolverdeling af te stemmen. Cohesie in een groep ontstaat dus door elkaar veel te spreken en te zien en een gezamenlijk doel te doorleven. Zonder geborgenheid in een groep durven mensen hun creatieve ideeën minder uit te spreken.

Ons projectteam in de startblokken

De projectleden waren enorm gemotiveerd om aan dit project deel te nemen, zeker in de huidige situatie van thuiszitten. We zetten een online meeting op. We gingen in op het doel en de aanpak. We merkten snel dat we als teamleden niet echt op elkaar aansloten: feitelijk gebeurde er niet veel meer dan afwachtend luisteren en een enkele schuchtere vraag over het doel. Eigenlijk was vooral de projectleider aan het woord. Men liet weinig van zichzelf zien en iedereen gaf hele korte antwoorden toen de projectleider aan iedereen vroeg om iets over zichzelf te vertellen (‘ik werk hier 2 jaar als…). Toen nummer 5 aan de beurt was, zagen we ook dat mensen gingen afhaken: iemand was uit beeld om thee te halen en iemand anders ging (gelukkig op mute) een telefoontje aannemen. Los van de vreemde sfeer, leverde dit zeker niet de gewenste samenwerking op waarin iedereen op zijn of haar manier een bijdrage kan leveren.

Om toch een team te worden, maakten we een nieuw plan om iedereen de kans te geven meer van zichzelf te laten zien. Alle teamleden hadden het gevoel dat dat nodig was om het creatieve proces in te gaan. We spraken iedereen individueel over de wensen en verwachtingen in het project. We gingen in op de eigen professionele achtergrond en kwaliteiten maar ook op de persoonlijke situatie. We vroegen iedereen om foto’s te mailen en hun favoriete boek of film door te geven. Op basis van deze informatie maakten we een persoonlijke ‘factsheet’ van alle groepsleden die werd verwerkt in een presentatie. Tijdens de online bijeenkomst van totaal 45 minuten mocht elk projectlid de eigensheet in 2 minuten toelichten en was er steeds ruimte voor 1 vraag. De sfeer werd direct losser (zeker toen iemand bekende een schiet-hobby te hebben). Dit zorgde op afstand voor meer cohesie en verbondenheid in de projectgroep en men kreeg ook meer informatie over de mogelijke toegevoegde waarde van elkaar. Opvallend was ook dat veel van de persoonlijke feitjes in latere sessies weer voorbij kwamen. We besloten daarnaast ook om vaker kort bij elkaar te komen, ook in wisselende groepjes, zodat iedereen elkaar vaker zag en sprak.

De tips voor hechtere teamsamenwerking

Wat leert dit ons? Samenwerken (en ook kennismaken) is normaal gesproken een vrij organisch, natuurlijk proces. De kern: je leert elkaar kennen door met elkaar te werken en tijd door te brengen. Online werkt dat minder vanzelf.

De drie tips:

  1. Neem expliciet tijd en ruimte voor het persoonlijke Informeel contact ontstaat online niet vanzelfsprekend. Door gerichte vragen te stellen (liefst voorbereid) nodig je de teamleden uit iets van zichzelf te tonen.
  2. Structureer het contact nog meer dan normaal.. Door te structureren (wie is wanneer aan het woord, in dit geval onderbouwd met te presenteren factsheets) kun je ervoor zorgen dat iedereen expliciet ruimte krijgt om zich te laten zien.
  3. Zet kleine stapjes en verhoog de frequentie van het contact.

In bestaande teams zie je nu ook vaak korte online dagstarts: hier kun je bespreken hoe het gaat, wat ieders plan is en of iemand daar nog hulp bij nodig heeft. Een paar andere tips:

  • Zet bij contact de webcams altijd aan. Non-verbale communicatie zorgt voor minder misvattingen, een video helpt daarbij. Je ziet elkaar tijdens online overleggen vaak op een klein scherm, zorg er daarom voor om signalen uit te vergroten, bijvoorbeeld door overdreven te knikken of zwaaien wanneer je het ergens mee eens bent.
  • Zorg als projectleider dat iedereen een rol krijgt en het gevoel heeft van waarde te zijn. Een fijne samenwerking kenmerkt zich door een duidelijk doel waaraan iedereen bijdraagt. Stimuleer het team nog meer dan normaal om een persoonlijke rol te pakken en initiatief te nemen bij het bereiken van dit doel en maak de rol en bijdrage, die in een ‘offline’ team via de hersensynchronisatie vorm krijgt, expliciet door dit bijvoorbeeld in een presentatie te zetten.

Waar is onze focus?

Het projectteam was, na de eerste bijeenkomsten, klaar om samen aan de opdracht te werken. We merkten dat dat bij het ene onderwerp of punt makkelijker werkte dan bij het andere. Mededelingen, de gesloten agendapunten, verliepen prima met een paar kleine structuuraanpassingen (meer structuur aanbrengen in het ophalen van de reacties: bijvoorbeeld op alfabet iedereen het woord geven). Maar de kern van dit project was juist om open te brainstormen en samen de doelen en aanpak vorm te geven (dus veel ‘open agendapunten’). Waar begin je? We hadden geen fysieke ruimtes, flip-overs en geeltjes om te stickeren. Het bleek lastig om iedereen ‘aan’ te zetten en de aandacht was snel weg. We nodigden de groep bijvoorbeeld uit om na te denken over de veranderingen, waarvan zij dachten dat die het meeste impact gingen krijgen. Er waren steeds maar twee mensen aan het woord, en ze stelden vooral vragen aan de projectleider over de afbakening en kaders vanuit de gemeente. Dat was nu net niet de bedoeling, we wilden brainstormen! Ook hier merkten we dat veel teamleden aan het afhaken sloegen in deze saaie discussie tussen drie personen.

Focus en creativiteit online

Een feitje: als je aan het multitasken bent, is je reactietijd vijf keer langzamer. Dat is zelfs lager dan wanneer je een joint rookt. Je kunt dus voor je focus en snelheid beter stoned zijn dan twee dingen tegelijk doen… Het rottige hieraan is dat we het ergens wel weten maar toch niet door hebben. We overschatten onze eigen aandacht (daarom zijn er zoveel campagnes nodig om mensen niet te laten appen in de auto).

Mensen zijn tijdens online bijeenkomsten makkelijker afgeleid dan normaal. Je bent in je eigen huis sneller met andere dingen bezig. Met de kat, met de camera, met de kinderen, appjes. Je kunt makkelijker doen alsof je actief meedoet. We worden tijdens online bijeenkomsten nog sneller verleid tot multitasken dan normaal.

Onze aandachtspanne is ook fysiek begrensd. Een hersengebied genaamd hippocampus, dat onder andere zorgt voor opslag en ophalen van informatie, heeft maar een opslagcapaciteit van 20 minuten. Daarna is een soort reset nodig, anders wordt de informatie overschreven. Een te lange bijeenkomst zonder pauzes of wisselingen in onderwerp, stijl en aanpak is heel vermoeiend en weinig zinvol.

Bij face-to-face bijeenkomsten zijn er vaak ‘natuurlijke’ onderbrekingen zoals een korte koffiepauze, het ‘praatje pot’ over wat mensen afgelopen weekend hebben gedaan of het geklungel als de volgende spreker zijn laptop op de beamer aansluit.

In de online bijeenkomst ontstaan deze breaks minder vanzelfsprekend: we gaan lang door (informatie-uitwisseling kost ook meer tijd), zitten op dezelfde stoel naar hetzelfde scherm te kijken en onze hersenen worden ook nog extra belast doordat we non-verbale signalen kleiner of niet zien en we elkaar niet met een knikje het woord kunnen geven.

Zowel het multitasken als onze begrensde aandacht maken online samenwerken minder effectief en veel vermoeiender. In ons project gingen we daarom anders werken.

Het project en de stappen

Om, juist bij de meer open en creatieve punten, gezamenlijk voortgang te boeken gaven we de stappen anders vorm dan normaal.

 De bijeenkomsten duurden maximaal 45 minuten met tussendoor een heldere break en een pauze. We maakten afspraken over de aandacht: geen telefoon erbij en agendanotificaties uit. In een van de bijeenkomsten presenteerde een van de subgroepjes in 10 minuten hun voortgang, daarna werd iedereen gevraagd om vier minuten van het scherm af te gaan, bij terugkomst werden de teamleden in virtuele breakout-rooms gezet in groepjes van 4 met een concrete vervolgvraag (als jullie het verhaal van de subgroep zo horen, waar liggen de belangrijkste kans en belemmering volgens jullie?). Iedereen vond het ‘even in een kleine groep’ babbelen heel erg prettig en ze kwamen met veel nieuwe ideeën.

 Ook tussen de bijeenkomsten door ging het team aan het werk, in kleine en gestructureerde stapjes. Zo kregen de projectleden een teasermailtje over een Sushi-restaurant (een hele andere bedrijfstak) en de dag daarna een opdracht over dat restaurant (als analogie van hun situatie). Dit werd later gekoppeld aan het teamdoel, waarmee ze al met meer aandacht de eerste groepsbijeenkomst inkwamen.

Brainstormen over de eerste prioriteiten van het projectteam verliep met kettingmails: persoon 1 krijgt een startvraag, mag er op associëren en stuurt deze door naar persoon 2, zo door naar 3 en 4 , dan gaat de vraag weer terug naar 1. De informatie uit deze brainstorm werd door twee teamleden samengevat en als eerste conclusies gepresenteerd. Daarmee maakten we een eerste indeling in subgroepen en werden de taken verdeeld.

De subgroepen spraken apart met elkaar af en mailden hun voortgang naar een centraal punt. Dat werd weer verwerkt en tijdens de wekelijkse projectteambijeenkomst aan elkaar gepresenteerd. De rol ‘secretaris’ is in deze aanpak essentieel, anders raak je als team het overzicht over de aanpak, rolverdeling en voortgang kwijt.

Wat we ook merkten was, toen het team eenmaal van start ging in subteams, dat ze er echt lol in kregen. De voorbereidingsstappen maakten hen ongeduldig en ook nieuwsgierig en de gezamenlijke voortgang werd als bevredigend ervaren.

De tips voor online focus en creativiteit

  1. Bouw een plan waarbij je het proces in (veel) kleine stappen opdeelt met korte bijeenkomsten (maximaal 45 minuten).
  2. Zorg voor een gedegen voorbereiding en maak daar tijd voor. Tijdens de bijeenkomsten moet je strak sturen: elke stap geef je expliciet en eenduidig weer en elk informatiebrokje komt op het scherm (bijvoorbeeld via Powerpoint).
  3. Gebruik bewust verschillende werkvormen en geef iedereen tijd en middelen om er tussendoor op te kunnen ‘kauwen’ met individuele opdrachten. Maak het onderscheid waar en met wie je wat doet (individueel, hele team, subteams). Nog concreter dan normaal.

Een kort en duidelijk advies

We bespraken een voorbeeld dat extra lastig was: men kende elkaar niet, de groep was relatief groot en de klus vroeg om veel creativiteit. Voor bestaande teams, in een (zover nu mogelijk) relatief normale samenwerking vraagt de huidige situatie een andere aanpak.

Ons advies aan leidinggevenden en projectleiders voor online samenwerken is kort en duidelijk. Wanneer online vergaderingen alle kanten opgaan en niemand elkaar meer lijkt te begrijpen, plan dan frequenter korte contactmomenten in, structureer de vergaderingen strak en maak een duidelijke rolverdeling. Geef bij open en creatieve onderwerpen extra aandacht aan een veilige sfeer. Maak een plan met concrete stappen om de online aandacht te houden. Wissel flink af in werkvormen en laat kleine groepjes zaken afmaken.

Zo kun je als leidinggevende toch met je team van thuiswerkers voortgang boeken tijdens deze crisis.

Kennisbank onderwerpen:

Kennisbank onderwerpen:

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

Hebben jullie er bewust voor gekozen om geen digitale brainstorm tools (whiteboards) zoals bijvoorbeeld Miro toe te passen waarbij het wel mogelijk is om met grotere groepen digitaal post-its te plakken? Zo ja waarom deze keuze?

x
x