Vraag je manager wat hij de meest vervelende onderdelen van zijn werk vindt en 'vergaderen' zal ongetwijfeld een van de antwoorden zijn. Onnodige en onproductieve vergaderingen kosten managers ongeveer 10 procent van hun tijd - 24 werkdagen per jaar. Onnodig vergaderen is de grootste domper op de productiviteit van kleine ondernemingen is.

Ergernissen

Onordelijke, chaotische vergaderingen zijn grootste ergernis, gevolgd door collega's die hun mond niet kunnen houden en de vergadering naar hun hand proberen te zetten. Verrassend genoeg blijkt gebrek aan stiptheid niet eens zo'n grote ergernis: slechts 4 procent irriteert zich aan vergaderingen die te laat beginnen en slechts 5 procent aan mensen die te laat komen.

Een andere grote bron van ergernis zijn mobiele telefoons die afgaan tijdens de vergadering. Andere irritatiefactoren zijn: lange vergaderingen zonder drankjes, vergaderingen zonder 'plaspauze' en collega's die in slaap vallen.

Structuur

Gestructureerde vergaderingen met een strakke agenda zijn het meest productief, vooral omdat mensen hun aandacht niet heel lang bij één onderwerp kunnen houden. Mensen voelen zich niet betrokken bij een chaotische vergadering en daarom zal die zelden tot het gewenste resultaat leiden. Een gepast aantal vergaderingen, elk met een duidelijk omschreven doel, houdt het bedrijf vitaal en voorkomt dat de productiviteit er onnodig onder lijdt.

Checklist Vergaderen

1. Voorbereiding
   Stel de agenda op en verstuur hem tijdig
   Stel de vergaderdoelen vast en omschrijf deze concreet
   Bepaal datum, tijdstip, plaats en duur
   Stel vast welke stukken meegenomen moeten worden en hoe iedereen zich moet voorbereiden
   Stel vast wie erbij moeten zijn
   Verdeel de rollen
   Bepaal de actielijst voor de agenda
   
   
2. Tijdens de vergadering
   - De voorzitter begint op tijd, licht de basisregels toe, vat regelmatig samen, zorgt dat de agenda gevolgd wordt en neemt deel als groepslid.
   - De discussieleider houdt het vergaderproces in de gaten, zorgt dat iedereen betrokken blijft, roept lastige deelnemers tot de orde en treedt op als neutrale bemiddelaar.
   - De notulist noteert in kernwoorden de belangrijkste informatie en besluiten, vraagt om opheldering bij onduidelijkheden en maakt het verslag.
   - De deelnemers houden zich aan de basisregels, leveren ideeën en dragen bij aan het bereiken van overeenstemming
   
   
3. Evaluatie
   Na afloop wordt de vergadering gezamenlijk geëvalueerd. Zoek naar manieren om verbeteringen aan te brengen.

Hoe vergaderen met lastige mensen?
Online advies over het omgaan met 5 typen lastig gedrag in vergaderingen en besprekingen.
door: Loek Wijchers

(bron: ManagementNet)