Vergaderingen zijn vaak weinig efficiënt en productief. Het doel, het delen en doorgeven van informatie, wordt dan ook zelden bereikt. Een betere voorbereiding kan daar verandering in brengen.
Doelmatig vergaderen is in veel organisaties een probleem. Veel leidinggevenden zouden het aantal vergaderingen het liefst met zeker de helft willen terugbrengen, of op een andere manier bijeen willen komen. Maar meetings kúnnen wel degelijk effectief:
Wat werkt wel
- Nodig alleen de noodzakelijk betrokkenen uit van wie een wezenlijke bijdrage te verwachten valt.
- Deze mensen moeten zich kunnen voorbereiden aan de hand van een tijdig verstuurde agenda.
- Wacht niet op laatkomers.
- Varieer de zitposities per vergadering. Als iedereen altijd op dezelfde plaats zit, ontstaan standaardreacties en -gesprekspatronen tussen buren en mensen die tegenover elkaar zitten.
- Sluit de vergadering positief af. De laatste indruk blijft het langst hangen.
Doe eens iets anders
Denk bijvoorbeeld eens aan staand vergaderen. Vergaderen tijdens de lunch met een broodje leidt tot meer productieve uren. Webvergaderen is de nieuwe trend; het scheelt ook reis- en filetijd. Schaf de rondvraag af; dat neemt vaak al de helft van de vergadertijd weg. Geen notulen meer, maar een actielijst die binnen 24 uur bij alle deelnemers bekend is.
Voor meer praktische tips: DE ZAAK
Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren
Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)
Word een pro!
SCHRIJF MEE >>