Managementvergaderingen zijn niet effectief genoeg

Met vergaderingen gaat meer productiviteit verloren dan met telefoongesprekken, kopieerwerk, reizen en geroddel bij de koffieautomaat. Er valt dus veel te verdienen door goed te vergaderen.

Reken maar uit. Als u vijf uur vergadert per week, dan komt u met 48 werkweken op jaarbasis uit op 240 uur in totaal. De gemiddelde manager besteedt al snel tien uur per week aan vergaderingen. Daar komt bij dat niemand in z’n eentje vergadert, dus de kosten lopen exponentieel op.

Managementvergaderingen zijn ook niet effectief genoeg, doordat managers weigeren zichzelf te verplaatsen in een ander. De zogenaamde ‘stoelendansmethode’ zorgt er niet alleen voor dat doelen gehaald worden, maar resulteert ook in goede binding tussen de collega’s.

De stoelendansmethode
De stoelendansmethode is een makkelijk toepasbaar spelelement voor vergaderingen waarbij de manager zich willekeurig verplaatst in een andere functie om de ander te leren begrijpen. Mensen vergaderen meestal vanuit hun eigen referentiekader. Dit mondt uit in onbegrip en een minder heldere boodschap, als de deelnemers überhaupt al luisteren. Het resultaat is een inefficiënte vergadering waarbij veel mensen door elkaar heen praten.

Managers moeten hun masker afzetten
De ‘gedaanteverwisseling’ zorgt er voor dat het team gaat scoren en de doelen bereikt worden. Mensen gaan elkaar op deze manier beter begrijpen en doordat er met een frisse blik naar zaken gekeken wordt komen er veel nieuwe ideeën. Bovendien zorgt deze kennisdeling voor een grotere binding, meer loyaliteit en een betere cohesie tussen de collega’s onderling.

Werknemers, en vooral managers, worden vaak door angst geregeerd. Ze stellen zich niet kwetsbaar op en willen niet door de mand vallen bij hun collega’s. Om hulp vragen en problemen toegeven is er vaak niet bij. Door deze techniek zetten mensen hun masker af en spreken ze meer vanuit hun eigen kracht.

De algemene regels voor een vergadering blijven natuurlijk bestaan:

1. Belangrijke informatie vooraf versturen
In veel vergaderingen gaat onnodig veel tijd verloren aan informatie-uitwisseling. Dit hardop denken leidt daarbij tot misverstanden en onbruikbare notulen. Verstuur de belangrijkste informatie van tevoren via e-mail.

2. Gebruik een weblog
Wellicht kunnen projectteams en directieleden hun belangrijkste feiten, bespiegelingen en mijlpalen ook melden op interne weblogs. Zo bereiken ze meer collega’s. Deze kunnen oplossingen aandragen voor problemen die in droge opsommingen bij een vergadering niet ter sprake zouden komen.

3. Bereid u goed voor
Bepaal duidelijk de belangrijkste doelen voor de ontmoeting. Stel een korte agenda op die binnen de gestelde tijd kan worden afgewerkt. Meld begin- en eindtijd duidelijk. Zorg ervoor dat de vergadering ook binnen die tijd is afgerond.

4. Maak een goede deelnemerslijst
Kijk kritisch naar de deelnemerslijst. Zorg dat de sleutelfiguren aanwezig zijn. Andere collega’s hebben misschien genoeg aan de stukken vooraf en de notulen achteraf.

5. Steeds minder
Plan de ontmoeting zodanig, dat de groep eventueel tijdens de vergadering kleiner kan worden. Behandel dus de onderwerpen waar iedereen bij betrokken is het eerst.

6. Tijdens de vergadering

• De voorzitter zorgt voor dynamiek in de vergadering. Hij motiveert de aanwezigen voor de doelstellingen van de ontmoetingen, maar respecteert hun andere bezigheden.
• Begin op tijd en wacht niet op laatkomers, want dat verspilt de tijd van degenen die wel op tijd zijn. Sluit de deur!
• Wees duidelijk over de doelstellingen van de vergadering, het uitwisselen van informatie, het coördineren van actie, het motiveren van een team of het oplossen van problemen.
• Duld geen onderbrekingen. In een goed lopende vergadering heeft niemand tijd voor andere zaken. En alle deelnemers weten exact hoe laat de vergadering afgelopen is.
• Houd de rode draad vast. Zorg ervoor dat er alleen over het agendapunt wordt gesproken. Een onderwerp tegelijk.
• Sluit elk agendapunt af met een samenvatting en formuleer de volgende stappen: wie, wat, waar, wanneer en hoe? Rond nadrukkelijk af. Zorg ervoor dat alle betrokkenen hun instemming betuigen.

7. Uitlopen
Als een agendapunt onverhoopt meer tijd in beslag neemt, bekijkt de voorzitter of het onderwerp niet in een kleiner comité of in de volgende vergadering kan worden afgehandeld. Als dat echt niet lukt, kijk dan of een ander agendapunt korter kan. Moet de vergadering écht langer duren, vraag dan toestemming van alle aanwezigen en maak duidelijk dat het om een uitzondering gaat.

8. Na de vergadering
Een goed geleide vergadering kan eenvoudig worden samengevat. Zorg ervoor dat de notulen zo snel mogelijk bij de aanwezigen en andere betrokken zijn. De notulen zijn bondig en precies. Vooral actiepunten zijn ondubbelzinnig.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen artikelen in andere media. Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron. (bron: P&O Actueel)