Ik krijg vaak de vraag “hoe maak je nou dingen simpel?" Dat is niet makkelijk. Het vraagt lef, scherpte en de wil om het gedoe niet langer te accepteren. Maar wie eenmaal begint, wil nooit meer terug. Hier zijn de 10 stappen naar simpel, in een toegankelijke, praktische en verhelderende vorm.

1. Benoem wat ingewikkeld is

​Ingewikkeldheid verdwijnt niet vanzelf. Je moet haar aanwijzen. Zolang niemand benoemt wat stroperig of omslachtig is, weet je ook niet wat er eenvoudiger moet, en verandert er niets. Door iets hardop te zeggen — “Waarom doen we dit zo?” — geef je anderen de ruimte om mee te denken. Je maakt iets bespreekbaar wat anders onder de radar blijft.

​Veel complexiteit blijft bestaan omdat we denken: “Zodra ik het benoem, krijg ik er weer een teamoverleg bij”. Maar zodra je het zegt, is de eerste stap gezet.

🟢 Doen:“Dit formulier is toch onnodig ingewikkeld?”​
🔴 Niet doen: “Ach, we doen het al jaren zo.”

​Dus wees diegene die wél zegt: “Dit is toch onnodig complex?” Alleen al door het uit te spreken, zet je iets in beweging.​

2. Zoek bondgenoten, geen toestemming

Je hebt geen formele goedkeuring nodig om dingen slimmer te maken. Je hebt collega’s nodig die het snappen, er lol in hebben en willen bouwen aan beter.

👥 Denk klein: één collega met energie is meer waard dan tien die wachten op toestemming van het MT. Samen kom je verder dan alleen — en leuker is het ook.

​3. Weet waarom je bestaat

Als je niet weet waar je voor staat, weet je ook niet wat overbodig is. Met een helder kernverhaal kun je makkelijker keuzes maken. Het helpt om nee te zeggen tegen werk dat niets toevoegt. Het geeft richting en maakt het makkelijker om te schrappen. Een goed verhaal is geen marketingtruc, maar een praktisch kompas.​ Zonder duidelijk verhaal weet niemand wat belangrijk is — en dus ook niet wat je kunt schrappen.

🎯 Voorbeeld:
Een organisatie zegt: “We leveren toegevoegde waarde in de bouwketen.” Maar het werkt pas als je zegt: “Wij zorgen dat aannemers op pad kunnen zonder gedoe.” Een goed verhaal is geen slogan, het is je kompas.

​4. Kijk eerlijk naar hoe het nu gaat

Maak zichtbaar wat mensen al jaren op de automatische piloot doen. Niet om iemand te pakken (al is dat verleidelijk als je weet wie verantwoordelijk is voor dat Excelbestand met 48 tabbladen!). Maar om samen slimmer te worden.

📌 Voorbeeld:
Vier afdelingen houden dezelfde klantgegevens bij, allemaal nét iets anders. Het gevolg: dubbele invoer, ruis, tijdverlies. Leg het naast elkaar. Vraag: wie doet wat, waarom, en hoe vaak? Grote kans dat de helft weg kan.

​5. Begin opnieuw — in gedachten

Stel dat je morgen helemaal opnieuw moest beginnen. Wat zou je dan wél doen? Wat zeker niet?

​🧠 Deze denkoefening geeft lucht.
Je ziet ineens wat je eigenlijk allang wist: veel dingen doe je omdat ze er nu eenmaal waren. Bedacht door iemand die al met pensioen is. In Portugal. Omdat die dingen er waren, niet omdat ze logisch zijn. Laat even los wat er allemaal al is. Dat opent ruimte.

​​6. Kies voor één duidelijke werkwijze

​Een beetje versimpelen is vaak geen versimpeling. Een beetje versimpelen leidt vaak tot hybride varianten — en dus meer verwarring. Kies voor helderheid: één route, één aanpak, één systeem. Dat vraagt even wat, maar levert daarna veel rust op.

⚠️ Voorbeeld:
“We houden de oude formulieren nog even aan, voor de zekerheid.” Gevolg: verwarring, fouten, frustratie.
✅ Beter: “We gaan nu allemaal deze simpele versie gebruiken.” Duidelijkheid geeft rust. Kies voor duidelijkheid en uniformiteit. Ja, dat doet soms even pijn. Maar daarna wordt alles makkelijker.

7. Gooi de achterdeur dicht

​Zolang de oude route nog openstaat, blijven mensen hem gebruiken. Dus: verwijder, blokkeer, archiveer. Geen toegang meer tot verouderde systemen. Geen links naar oude SharePoint-mappen. Geen “mag ook nog op de oude manier”. Als je beide systemen openlaat, krijg je chaos. Simpel wordt pas de standaard als het de enige optie is. Sluit de oude optie af. Liefst met een glimlach.

​8. Kijk naar gedrag, niet alleen naar systemen

Nieuwe systemen zijn handig, maar pas effectief als mensen hun gedrag ook aanpassen. Complexiteit zit vaak in routines, in hoe we met elkaar omgaan, in de ongeschreven regels. Kijk dus niet alleen naar het proces, maar ook naar de gewoontes daarbinnen. Versimpelen vraagt aandacht voor mensen.

​🧠 Vaak zit de complexiteit niet in systemen, maar in wat mensen doen (of nalaten).
Hoe niet: “We hebben een nieuw systeem gebouwd, maar iedereen blijft werken zoals eerst.”

Hoe wel: “Hoe zorgen we dat mensen anders gaan denken en doen?”

Wil je echt versimpelen? Begin dan het gesprek over hoe we dingen doen — niet alleen over hoe we ze hebben ingericht.

​9. Laat het effect zien

Als je iets simpeler maakt, laat dan ook zien wat het oplevert. Minder e-mails. Snellere afhandeling. Meer tijd voor echt werk. Maak dat zichtbaar. Niet om jezelf op de borst te kloppen, maar om anderen te inspireren. Niets is zo aanstekelijk als succes dat meetbaar is.

📊 Voorbeeld:
“We hebben 8 stappen geschrapt. Doorlooptijd van 5 naar 2 dagen. Klanttevredenheid +20%.” Meten is niet saai. Het is een manier om succes te vieren én te beschermen. En dat maakt dat mensen willen aanhaken.

10. Vier eenvoud

​Vier als iets simpeler geworden is. Benoem het, deel het, bedank de mensen die het deden. En blijf alert: eenvoud is net een tuin — als je niks doet, groeit het dicht.

💬 Vraag regelmatig: “Wat kan hier simpeler?”
Of:
“Wat zou jij schrappen als je morgen opnieuw mocht beginnen?”
Eenvoud is geen project, maar een houding. Hoe meer je oefent, hoe leuker het wordt.

Noot van de redactie
Meer goede tips? Zie de kennisbank-pagina's  Complexiteit versus eenvoud in organisaties en Bureaucratie.