Channels

U kent de statisticus die verdronk in een rivier van gemiddeld 50 centimeter diep. Onderscheid maken in het ‘wat’ en het ‘hoe’ is noodzakelijk anders scoort een organisatie door complexiteit hooguit gemiddeld. Hoe organisatiecomplexiteit terugdringen?

1: Productcomplexiteit (‘wat’)

Als ieder product of dienst uniek maatwerk is, of als uniek wordt benaderd, heeft u de garantie op maximale complexiteit. Efficiency en productiviteit zijn dan bijna niet te realiseren. Herkenbaar voorbeeld: de auto-industrie; in de beginjaren was iedere automobiel maatwerk, nu heeft iedere fabrikant modellen en opties. Dat vergt dus keuzes: wat willen we maken en voor wie. De marketingvraag is hier niet helemaal te vermijden, het gaat meer in detail over klant/product-combinaties. De hamvraag bij versimpeling is altijd: welke verschillende producten willen we voor wie bieden en waar stoppen we mee ?! . Voor dienstverleners geldt deze vraag natuurlijk evenzeer. Online verzekeraars hebben hun producten van meet af aan moeten standaardiseren. Maar ook bijvoorbeeld voor ziekenhuizen is deze vraag inmiddels van levensbelang geworden.

2: Procescomplexiteit (‘hoe’)

Met een heldere keuze voor ‘wat’ is op zichzelf nog niet voldoende. Ieder product of dienst zou een optimaal ingericht proces moeten kennen volgens mijn favoriete definitie: waarin het ‘in één keer goed’ gaat. Voor de wat minder simpele producten (waarvan je er meestal nog wel een paar hebt) kan je een separaat proces definiëren. Dat heeft in ieder geval het voordeel dat het de andere producten/processen minder verstoort. Overigens geldt voor Projecten hetzelfde als voor processen, ook hier is een onderscheid in de verschillende ‘soorten’ projecten van belang, al is het maar om er voor te zorgen dat ‘simpele’ projecten niet dezelfde ballast met zich mee torsen als de grote, complexe en risicovolle projecten.

Lees ook:

Alles draait om de eenvoud

Idealiter is er voor iedere klant/productcombinatie een bijbehorend optimaal proces, ja u ziet een matrix ontstaan!

Organisatiecomplexiteit

Met de bovenstaande versimpelingen verlagen we (volgens Jay Galbraith) de coördinatielast. Het coördinatievermogen vergroten we door een organisatie zo in te richten dat eenheden in de organisatie zoveel mogelijk zelf een product/proces combinatie kunnen leveren met de juiste mensen en middelen. Voor het ‘echte’ maatwerk dient in principe altijd een ‘apart’ organisatie-onderdeel te worden ingericht met als doel zo min mogelijk verstoringen te veroorzaken in de overige werkzaamheden.

De grootste valkuil en de bijbehorende tip.

De beste classificatie van producten en processen is een kleine zoektocht naar de meest onderscheidende kenmerken. Men verwart vaak ‘grootte’ met ‘complexiteit’. Een groot product of project is lang niet altijd complexer, ook kleintjes kunnen dat zijn. Voorbeelden van specifieke variabelen uit de praktijk:

  • Voorspelbaarheid (hoog/laag) van doorlooptijd (bij onderhoudsprojecten kan men onverwachte zaken tegenkomen),
  • Beheersbaarheid/risico’s (door afhankelijkheid van bepaalde technologieën of partners/stakeholders), hoge risico’s vergt niet alleen een andere aanpak en maatregelen maar vaak ook meer ervaring en expertise van medewerkers.
  • Professionaliteit klant (hoog/laag) (de laatste heeft meer aandacht nodig)
  • Loyaliteit klant (hoog/laag) van belang in de commercie, niet loyale klanten ‘shoppen’ voor de laagste prijs.

Er is in de praktijk vaak een combinatie van 2 of 3 variabelen, een over omvang/grootte en 1 of 2 zeer specifieke.

Drogredenen en excuses

Het maken van keuzes is lastig en heeft consequenties. Ik kom in de praktijk bij het begin van een verandertraject vaak de volgende drogredenen en excuses tegen;

  • Onze producten en diensten zijn uniek en veel te complex! “Wij zijn geen koekjesfabriek”.

U heeft vast complexe producten maar de 80/20 regel is het onderzoeken waard. zodat de 20% ook de aandacht krijgt die het verdient. (Overigens blijkt uit veel van mijn analyses dat het eerder 90/10 of zelfs 95/5 is!)

  • Onze professionals zijn hoog opgeleid en kunnen het allemaal.

Dat zou kunnen, maar dan is de professional in veel gevallen overgekwalificeerd, en wat betekent dat voor motivatie en kosten?

  • Wij zijn gehouden aan wet- en regelgeving.

Natuurlijk, maar wijs mij aan waar exact staat voorgeschreven hoe en door wie taken moeten worden uitgevoerd. (zie casus Vliegtuigonderhoud)

Kern

Versimpelen vergt doordringen tot de kern van wat complexiteit veroorzaakt. Een combinatie van gesprekken met de professionals enerzijds met harde analyses (van de 90/10 regel) zijn nodig. En vooral: keuzes maken en vasthouden. Niet makkelijk, wel nodig als uw organisatie ‘bovengemiddeld’ wil worden en misschien ook wel een randvoorwaarde om ‘nieuw organiseren’ succesvol te kunnen maken.

Casus: Vliegtuigonderhoud Boeing 747.

Veel wet- en regelgeving (met flinke sancties en risico’s): onderhoudsvoorschriften van Boeing zelf, onderhoudsvoorschriften van de Rijksluchtvaartdienst, ISO certificering ……

Door het werk anders te organiseren, in zelfsturende teams, kon de planning en uitvoering van het onderhoud drastisch worden versimpeld en werd daardoor 30% efficiënter en beter planbaar. De ‘kwaliteit’ is alleen maar toegenomen.

 

Noot Redactie: Meer over organisatiecomplexiteit in ons Dossier Complexiteit versus Eenvoud in Organisaties.

Kennisbank onderwerpen:

Kennisbank onderwerpen:

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

Beste Maaikel,

Bij Toyota hebben ze gewoon een koord langs de productielijn hangen. Loopt een medewerker tegen problemen op, dan trekt hij/zij gewoon aan het touw, en wordt het productieproces stil gelegd. Vervolgens wordt het probleem in teamverband opgelost.

Deze simpele ingreep heeft niet alleen het productieproces, maar ook het product een enorme boost gegeven. Mede hierdoor rollen er bij Toyota per jaar zo’n 29 auto’s per werknemer van de band. Bij Volkswagen ligt dit getal op slechts 17 stuks.

Koordje trekken heeft ook zijn onmiskenbare invloed op de betrouwbaarheid van het product. Al jarenlang komt Toyota als het om betrouwbaarheid gaat als beste uit de bus, en laat het gerenommeerde merken als BMW, Mercedes en Volkswagen ver achter zich!

Beter organiseren? Hang gewoon een trektouwtje op. Zo simpel is het!

Ha Ton, een simpele en blijkbaar effectieve methode,
zo’n mooi resultaat is alleen haalbaar als ook het product(ontwerp) maximaal simpel wordt, dus dat betekent ongetwijfeld dat ze ook echt multidisciplinair (productie en ontwerp) aan de bak gaan.
Banzai !

x
x