Nederlandse HR-professionals  die internationaal werken, komen vaak dezelfde uitdaging tegen: de Nederlandse feedbackstijl werkt niet voor iedereen. Ik merkte dat als trainer ooit toen ik een training gaf in Oost-Afrika. Laten we daarom eens twee feedback culturen bespreken en die met elkaar vergelijken. Ik kies daarbij voor een westers en een Aziatisch voorbeeld. Japan en de USA  lenen zich hier prima voor. Waar de één subtiele harmonie zoekt, verwacht de ander duidelijkheid, snelheid en positieve framing.

Wie met beide nationaliteiten werkt, moet niet alleen cultuurverschillen kennen, maar vooral begrijpen welke communicatiemechanismen erachter zitten. Anders ontstaat er allerlei ongemak. Dit artikel laat zien hoe beide systemen werken en hoe je als Nederlandse professional jouw feedback daarop kunt afstemmen.

(foto: Yasar Ustuner ontvangt in 2017 eerste exemplaar van Bert's boek 'Diversiteit')

De Japanse benadering: harmonie, indirectheid en gezichtsbehoud

Japanse professionals communiceren op een manier die gericht is op harmonie binnen de groep. Feedback moet veilig aanvoelen, relationeel kloppen en iemand nooit direct in verlegenheid brengen. Het gaat niet om de scherpte van de boodschap, maar om het behoud van de relatie en het voorkomen van gezichtsverlies.

De kernprincipes zijn subtiliteit, vriendelijke suggesties, teamgerichte formuleringen en één-op-één gesprekken wanneer iets ècht besproken moet worden. Feedback klinkt dan als: 'Misschien kunnen we overwegen om…', 'Het zou kunnen dat nog een andere aanpak helpt…' of 'Laten we als team nog eens kijken naar…'

Japanners waarderen empathie, nuance, reflectie en een geleidelijke opbouw naar het verbeterpunt. Hardere vormen van kritiek worden meestal alleen privé gedeeld en dan nog voorzichtig. Directe kritiek in een groep wordt gezien als een gezichtsverlies en kan relaties blijvend verstoren.

De Amerikaanse benadering: duidelijk, persoonlijk en toekomstgericht

Waar Japanners subtiliteit verwachten, zoeken Amerikanen juist naar duidelijkheid en actiegerichtheid. Een Amerikaan wil weten wat werkt, wat niet werkt en vooral: wat hij of zij morgen moet doen om beter te worden.

Amerikaanse organisaties hebben een cultuur waarin persoonlijke verantwoordelijkheid en individuele prestatie centraal staan. Feedback is geen bedreiging van de relatie, maar een manier om te groeien en beter te presteren. Daarom is Amerikaanse feedback

• direct, maar niet bot
• positief geformuleerd
• resultaatgericht
• specifiek
• gericht op wat iemand kan dóen

Een typische Amerikaanse feedbackzin klinkt als: “You did a solid job here. To make it even stronger next time, focus more on X.”

Complimenten spelen een belangrijke rol. Ze worden openlijk gegeven, vaak grootser dan een Nederlander of Japanner gewend is. Positieve feedback is geen franje, maar een onderdeel van het motiverende systeem.

De verschillende verwachtingen samengevat

-Japanners verwachten dat feedback relationeel, bescheiden en subtiel blijft. Amerikanen verwachten duidelijkheid, richting en motivatie.

-Waar Japanners bescherming van harmonie belangrijk vinden, zien Amerikanen feedback als een instrument voor persoonlijke groei.

-Waar Japanners indirecte formuleringen gebruiken, waarderen Amerikanen concrete voorbeelden en acties.

-Waar Japanners gevoelig zijn voor status en gezichtsverlies, vinden Amerikanen het juist prettig als dingen open en direct besproken worden.

Als trainer kun je je voorstellen dat dezelfde zin totaal anders wordt ontvangen. Een zachte Japanse suggestie kan in de VS worden gezien als omtrekkende beweging; een directe Amerikaanse correctie kan in Japan als confronterend of respectloos worden ervaren.

Een werkbaar model voor beide doelgroepen

Het is mogelijk om één feedbackstructuur te hanteren en die subtiel anders te framen per cultuur. Onderstaand model laat dat zien.

Feedback aan Japanners

1. Start met erkenning van de inspanning
2. Vraag naar hun eigen reflectie
3. Doe een zachte, indirecte suggestie
4. Eindig met toekomstgericht vertrouwen
5. Indien nodig: vervolg één-op-één voor openere dialoog

Taalgebruik: voorzichtig, relationeel, empathisch, indirect.

Feedback aan Amerikanen

1. Begin met een duidelijk compliment
2. Beschrijf specifiek welk onderdeel sterker kan
3. Formuleer concreet wat iemand kan doen
4. Zorg voor energie in de afsluiting
5. Wees open over verwachtingen en resultaten

Taalgebruik: helder, positief, concreet, actiegericht.

De rol van de Nederlandse professional

Nederlandse professionals (managers, coaches, trainers) hebben van nature een stijl die ergens in het midden ligt: minder indirect dan Japan, minder uitgesproken positief dan Amerika. Dat maakt hen tot ideale bruggenbouwers, maar alleen als zij zich bewust aanpassen aan hun publiek.

In Japan zal de trainer vooral zachter, indirecter en relationeler moeten communiceren. In de VS vooral concreter, actiever en enthousiasmerender. De kunst is om dezelfde intentie (iemand helpen groeien) via twee verschillende culturele routes vorm te geven.

Tot slot: twee stijlen, één doel

Of je nu werkt met Japanners of met Amerikanen, feedback draait uiteindelijk om ontwikkeling en samenwerking. Maar de manier waarop die ontwikkeling wordt bereikt, verschilt fundamenteel.

Wie die verschillen begrijpt en beheerst, wordt effectiever, betrouwbaarder en succesvoller in internationale omgevingen. Voor HR-managers en trainers is dit geen luxe, maar een essentiële vaardigheid in een wereld waar teams steeds internationaler worden.

Door de Japanse fijngevoeligheid te combineren met de Amerikaanse duidelijkheid, creëer je een stijl die niet alleen cultureel passend is, maar ook duurzaam resultaat oplevert.

www.bertoverbeek.com