Heeft u zich wel eens afgevraagd hoe het kan dat er zo vaak iets misgaat bij taken die de overheid uitvoert? Waarschijnlijk wel, want er gaan nogal wat beelden rond: ivoren torens, starre bureaucratie, bestuurders die meer aan het pluche kleven dan dat ze verbinding hebben met de buitenwereld; en ambtenaren die zich achter regels verschuilen. Die beelden zijn natuurlijk karikaturen. Ze raken vaak wel een pijnpunt maar helpen niet wanneer je echt wilt begrijpen wat er misgaat en hoe het beter kan.   

Het boek Behoorlijk organiseren beschrijft een elftal beginselen die helpen om voorbij oppervlakkige beelden en karikaturen te gaan herkennen wat behoorlijk organiseren in het publieke domein vergt, wat er misgaat en hoe dat beter kan.   

Voorbij interventies die het probleem niet oplossen

Het is onze ervaring dat bijna iedereen die in het publieke domein werkt, echt gedreven is om een waardevolle bijdrage te leveren aan de samenleving en zich daar dagelijks voor inzet. Dat levert veel goeds op. Maar er gaan ook dingen mis. De burger is dan de dupe. Het vertrouwen in de overheid en degenen die daar werken loopt deuken op. Vaak komen dan meteen de karikaturen, klinkt dan de schuldvraag en volgen beleidsaanpassingen, zonder echt te doorgronden waardoor het mis ging. Oorzaken in de organisatie blijven vaak buiten beeld, waardoor de interventies die worden ingezet op zijn best ontoereikend zijn en de problemen opnieuw opduiken. Meer aandacht voor behoorlijk organiseren is nodig. 

Organiseren als blinde vlek 

Organiseren, en zeker ‘behoorlijk organiseren’, lijkt een collectieve blinde vlek in het publieke domein. In ons werk komen wij die blinde vlek op veel manieren tegen. Bij bestuurders, die zich te weinig realiseren dat ‘iets besluiten’ nog niet betekent dat het vervolgens ook gebeurt. Bij oprecht betrokken politici en beleidsmedewerkers, die als blijkt dat ingezet beleid niet de gewenste resultaten oplevert, bijna reflexmatig de oplossing in nieuw beleid zoeken. Bij medewerkers die waarnemen dat er dingen misgaan, maar daarvoor geen gehoor weten te krijgen bij het management omdat er geen gedeelde taal en kaders zijn voor ‘goed organiseren’. Die blinde vlek veroorzaakt veel onnodig ongemak en schade. Op het recente jubileumcongres van gecertificeerde controllers EICPC spraken we met veel controllers die in hun praktijk ervaren dat opmerkingen hierover in hun organisaties vaak niet gewaardeerd en gehoord worden.

Impactvolle keuzes blijven buiten beeld

Door deze blinde vlek voor het belang van behoorlijk organiseren, blijven veel impactvolle beslissingen in de manier waarop opgaven georganiseerd worden, buiten beeld. Zo vinden tussen het bepalen van politiek-bestuurlijke ambities en de uitvoering daarvan regelmatig onopgemerkt wonderlijke vervormingen plaats. Bijvoorbeeld: een politiek besluit om inkomensondersteuning te bieden aan huishoudens die de energierekening niet kunnen betalen wordt door de politiek nooit begrensd tot huishoudens die slim genoeg zijn om er zelf achter te komen dat deze regeling bestaat en die de digitale formulieren foutloos kunnen invullen. In de praktijk krijgt het politieke besluit echter ongemerkt vaak wel zo’n vertaling, waardoor vervolgens discussie ontstaat of we wel zo ver moeten gaan om huishoudens die dat niet zelf kunnen actief te gaan helpen om van de regeling gebruik te maken. Een discussie die niet nodig zou zijn als het organiseren van de opgave niet in de dode hoek zou gebeuren maar de aandacht zou krijgen die het verdient. 

 In de praktijk van het publieke domein zijn er tal van zulke gevallen van praxiscentrisme, waarbij het scopevastheidsbeginsel in het geding is doordat de gekozen werkwijze de opgave vertekent.

Normatief kader is nodig

Binnen het publieke domein kennen we – terecht - normatieve kaders voor goed bestuur.  De algemene beginselen van behoorlijk bestuur en diverse governance codes zijn breed bekend en erkend. Deze kaders richten de aandacht en faciliteren het gesprek binnen organisaties en daarbuiten over wat er van het bestuur mag worden verwacht. 

Een dergelijk normatief kader zou er ook moeten zijn als het gaat om behoorlijk organiseren in het publieke domein. Immers, daar wordt met publieke middelen (van ons allemaal!) gewerkt aan maatschappelijke doelen die via democratische besluitvorming bepaald zijn. We mogen dus best normatief zijn over de manier waarop dat gebeurt. Wordt echt gerealiseerd wat er bedoeld werd met het politiek-bestuurlijke besluit, of zijn daar vervormingen in geslopen? En worden de middelen die bestemd zijn voor de realisatie van de zorgvuldig bepaalde doelen daar ook op een verstandige manier voor ingezet?  

Andere manier van kijken naar organiseren

Toen wij enkele jaren geleden op zoek gingen naar algemene beginselen van behoorlijk organiseren, bleek dat die nog nergens expliciet gedefinieerd waren. En sterker: in de gesprekken die we voerden met wetenschappers, bestuurders, managers en collega’s en in de literatuur ontdekten we dat nadenken over beginselen een andere manier van kijken naar organiseren veronderstelt. Een manier van kijken die veel meer basic is dan de benaderingen, theorieën en zelfs de taal over organiseren die we doorgaans aantreffen. 

Onder organiseren verstaan wij ‘het bundelen van krachten en energie om een opgave te realiseren’. Daarmee beperken we het kijken niet tot structuur, cultuur of tot ‘een organisatie’. We ontdekten dat die manier van kijken naar organiseren nodig is om algemene beginselen te kunnen herkennen. 

Methodologisch individualisme

Als je organiseren opvat als het bundelen van krachten en energie om een opgave te realiseren, dwingt je dat om altijd tot op het niveau van menselijke afwegingen en gedrag te kijken bij het analyseren van wat er misgaat. En ook tot op dat niveau te kijken bij het organiseren dat wél gebeurt wat de bedoeling is. Dit ‘methodologisch individualisme’ voorkomt dat het blijft bij wat Sheila Sitalsing ‘krabben aan de buitenkant’ noemt. Het voorkomt dat er te snel naar oplossingen wordt gegrepen, zonder eerst te begrijpen waarom het misging. Het voorkomt dat te gemakkelijk wordt gescholen in ongrijpbare abstracties als: ‘het systeem zit in de weg’, ‘de organisatie is teveel naar binnen gericht’. De mierenhoop op de cover van het boek symboliseert dat bewegingen en resultaten van een organisatie altijd de optelsom zijn van alle individuele gedragingen. Als je een andere uitkomst wilt, zul je moeten zorgen voor verandering van individuele gedragingen. 

Elf beginselen
In Behoorlijk organiseren beschrijven we elf algemene beginselen als een samenhangend kader voor behoorlijk organiseren in het publieke domein. Geen afvinklijstje of recept dat je eenvoudig stap voor stap kunt uitvoeren en dat dan automatisch tot succes leidt. Ieder beginsel is een perspectief waarvan je als bestuurder, manager en adviseur moet kunnen uitleggen hoe de keuzes die je maakt zich daartoe verhouden. Vaak vraagt dat ook afwegingen, en altijd oog voor veranderingen in de (omgeving van de) organisatie.