Doorbreek de bureaucratie met integrale procesdoorlichting

Natuurlijk is iedereen tegen bureaucratie. Regels zijn immers voor vlegels! Maar desondanks stapelen de procedures zich op tot een bijna niet meer werkbaar systeem. We hebben het met z’n allen zo ongelofelijk ingewikkeld gemaakt dat bijna niemand meer het totale overzicht heeft. Logisch dus dat we het zo ontzettend druk hebben en dat we allemaal als nijvere miertjes de hele dag aan het hollen zijn.

Doen we dan wel de goede dingen? Een greep uit de praktijk van alledag. Er is al een tijdje geleden besloten dat een aantal externen verambtelijkt zouden moeten worden. Dit alles volgens de gedachte dat als we specifieke professionals - die we nu op structurele wijze inhuren - in eigen huis zouden hebben, het niet alleen veel goedkoper zou zijn, we zouden ook investeren in deze type competenties die we ten principale zelf zouden moeten hebben. Klink goed hè? Dat is dan mooi besloten, zo dacht ik in mijn naïviteit. Nu nog even goede externen spotten en hen verleiden om te overstap te maken. En daar dan natuurlijk passende opdrachten bij zoeken. Vanuit een pool zodat ze concernbreed ingezet zouden kunnen worden, daar waar ze het beste tot hun recht zouden komen. Biedt zo immers ook perspectief aan die professionals en hun opdrachtgevers. Zo gezegd, zo gedaan. Maar toen begon het. Velen op bestuurlijk niveau wilde erover mee praten, begrijpelijk, want het slimmer gebruiken van deze resources zou hen ook raken!

Maar al snel bleek dat er ook een schaduwkant zat aan deze bestuurlijke bemoeienis: in tijden van taakstelling zijn nieuw gecreëerde stoelen een schaars artikel! ‘Moeten we die stoelen dan niet pons-pons gewijs verdelen opdat iedereen een fair share krijgt’ zo betoogde sommigen. Dan de medezeggenschap. Met hen waren er ook afspraken als onderdeel van de ambtelijke krimp: logisch natuurlijk, zeker als je bedenkt dat er eind 2011 voor 10% minder ambtenaren plek is in onze herberg! Maar dat was allemaal nog wel te managen. Veel ingewikkelder werd het toen we het productieproces ‘werving tot en met benoeming’ inzichtelijk gingen maken. Je zou verwachten dat de grootste uitdaging zou zitten in het binnenhalen van dat talent en het matchen daarvan met uitdagende klussen. Niets was minder waar. Dat benoemingstraject (‘hoe krijgen we ze daadwerkelijk op onze payroll’) bleek een waar hoofdpijndossier, zeker toen inzichtelijk werd om hoeveel regels en procedures het daadwerkelijk ging. En hoeveel mensen daar allemaal bij betrokken zouden moeten worden. Het was al een hele toer om exact uit te zoeken wat die afspraken dan allemaal waren, laat staan hoe je ze dan allemaal in een vloeiend productieproces ingebed zou krijgen! Het managen van een dergelijk traject bleek een absolute tour de force te zijn waarbij we écht alle zeilen moesten bijzetten qua energie, managementattentie en noodzakelijke resources.

Het onderstreept maar weer eens dat het mijns inziens écht helpt om dit soort processen integraal door te lichten op de stappen in relatie tot het eindproduct. Vanuit een ketengedachte, dus van zand tot klant. Met alle relevante stakeholders. Vanuit een blik van ‘kan het ook simpeler, efficiënter en effectiever’. En waarbij iedere stap wordt getoetst op toegevoegde waarde in relatie tot het eindproduct. Volgens mij is daar veel winst in te boeken die in het huidige tijdsgewricht elders heel goed van pas kan komen! En dat heet volgens mij verzilveren van die verborgen synergie.