De inrichting van procesgericht werken

Veel organisaties zijn bezig met de inrichting/ invoering van procesmanagement (ook wel BPM genoemd). Ondanks het feit dat er met de inrichting hiervan veel winst valt te behalen slagen slechts weinig organisaties hierin. Te vaak is het een feestje van een paar ‘specialisten’ die bezig zijn met een model, met tools, conventies e.d. en onvoldoende aansluiting hebben met de business. Dit is er de oorzaak van dat de organisatie niet verder komt dan voornamelijk theoretische discussies waarbij de business niet het gevoel heeft en in de praktijk ook niet merkt dat het hun gaat helpen.

Welke zaken rondom procesmanagement moeten organisaties onderkennen en welke vragen moet het management beantwoorden wil men succes boeken?  Hier volgen de punten die men aandacht moet geven om procesgericht werken wel succesvol in te voeren.

• Vaak is er teveel onduidelijkheid over de rol van proceseigenaren
  Vragen: kennen en herkennen de huidige benoemde proceseigenaren in voldoende mate hun rol? Welke communicatie heeft hierover plaatsgevonden? Welk mandaat hebben de proceseigenaren om hun rol uit te voeren?
• Er is onvoldoende focus op de inrichting van de rol of functie van de procesmanagers
  Vragen: is er voldoende helderheid over de managementrollen versus –functies ? Gaat iemand de rol van procesmanager ‘erbij’ doen – als rol- of is het een separate functie?
• Zoeken naar HET model van sturing voor het invoeren van processturing is niet effectief
  Vragen: Loopt de organisatie vast in het zoeken naar de ideale inrichting? Welk model past het beste bij de huidige situatie en doelstellingen van de organisatie? Besef: de keuze moet niet in beton gegoten worden.
• Proceseigenaren spreken zich niet hardop uit voor het pakken van hun rol
  Vragen: Voert het functionele en hiërarchische denken nog de boventoon? En is de organisatie bereid hier iets in te wijzigen? Voelt de proceseigenaar zicht ‘echt’ eigenaar van het proces of is het maar een van de vele dingen.
• Borging en beheer rondom procesmanagement blijkt in de praktijk vaak lastig
  Vragen: Is er voldoende kennis en kunde rondom procesgericht werken en sturen aanwezig? Heeft de organisatie tijd en aandacht voor kennisborging rondom procesmanagement? Is de organisatie bereid hier tijd en energie in te steken?
• Aandacht voor processen is bijna altijd een afgeleide van andere projecten
  Vraag: Zijn processen de basis van het inrichten van de organisatie of is de aandacht voor processen een afgeleide van ander zaken of projecten?
• Inrichting van een procesgerichte organisatie vereist langere en voortdurende inspanning
  Vraag: Is duidelijk waar de organisatie (volwassenheidsniveau in procesmanagement) staat? En weet men welke volgende stappen men moet zetten voor het bereiken van de doelstellingen?

Is het zo eenvoudig dat je een lijstje met punten kunt afwerken .. en klaar is Kees? Zeker niet. Belangrijk is de wil van de organisatie om over te stappen van verticaal naar horizontaal denken. Shifing conventional wisdom zoals Spanyi (1) zegt. BPM is een krachtig middel maar zeker geen quick fix. Het vraag dus om een organisatie (management) die betrokken is en dit ook echt wil. De organisatie moet bereid zijn er tijd en energie in te steken en echt willen dat het proces (end-to end) in de bedrijfsvoering leidend gaat worden.

(1) More for Less, Spanyi, 2007

Freek Hermkens is Principal Consultant bij Molenaar & Lok consultancy.