Aanspreken op gedrag…. Gewoon doen! Maar hoe dan?

Het is de vraag die mij het meest gesteld wordt; hoe doe ik het goed, een collega of een medewerker aanspreken op zijn gedrag? We vergeten daarbij dat we al lang weten hoe het moet en dat we de oplossing meer moeten zoeken in hoe we over aanspreken denken, dan in wat we doen.

Valkuil 1 Geen voorbereiding                   

Het niet voorbereiden van een aanspreek-gesprek vergroot de kans op een verwarrend gesprek of escalatie aanzienlijk. Juist omdat het voor beide partijen tegennatuurlijk en spannend of emotioneel is doen we in het gesprek vaak dingen die niet effectief zijn. We ratelen maar door, meanderen of wauwelen, we zwakken ons verhaal af door het uitbundig te nuanceren, we verdedigen onszelf.

Maarten is controller en moet regelmatig wachten op input van zijn collega’s in de regio. Ahmed is daar een van. Op de dag dat Maarten met zijn vrouw naar het ziekenhuis moet en een van zijn kinderen ziek thuis is (met de buurvrouw als geimproviseerde oppas) gaat het mis. In een team-meeting ontploft Maarten; ‘Je bent gewoon niet betrokken! Het is iedere keer hetzelfde liedje. Je bent nooit op tijd!’. Ahmed schrikt. Waar komt dit nou ineens vandaan? Hij voelt zich overdonderd en stamelt ;’Nee, maar … uhhhh, ik ben WEL betrokken!’. ‘Nou laat dat zien dan!’ schreeuwt Maarten. ‘Maar dat DOE ik toch?’ vraagt Ahmed. ‘Nee dat doe je dus NIET!!!’ flapt Maarten eruit en hij sluit de meeting, Ahmed in vertwijfeling achter latend. ’S Avonds aan tafel zegt Achmed tegen zijn vrouw; ‘Maarten kan ik dus ook niet meer vertrouwen. Geen idee wat er met hem aan de hand is, maar ik houd een beetje afstand’.

Tip

Maak eerst een ‘selfie’.
Zorg dat je voor je het gesprek ingaat de antwoorden op deze drie vragen helder hebt.

1. Met welke afspraak of verwachting is het gedrag in strijd? Wijkt het gedrag af van een organisatiebrede norm, de norm in dit team of jouw persoonlijke norm? Check dit eerst. Als dit niet het geval is, maak je verwachtingen dan expliciet. Aanspreken is dan (nog) niet nodig. Klaar over en uit.
2. Bedenk welk punt je in ieder geval wilt maken (welke boodschap je wilt afgeven, waar jouw grenzen liggen) en waar je flexibel wilt en kunt zijn.
3. Bereid je voor op een mogelijke defensieve reactie en hoe jij daarop zou kunnen reageren.

 Valkuil 2 Verschuilen en inpakken

 Wees je bewust van je gedrag tijdens het gesprek.

Tips

Als je iets te bespreken hebt, bespreek het dan ook echt en niet tussen neus en lippen door. Houd in de gaten dat je je eigen boodschap niet gaat relativeren (‘maak je geen zorgen, zo belangrijk is het nou ook weer niet’). Haal ook niet halverwege bakzeil (‘misschien heb je wel gelijk, ik overdrijf een beetje, sorry’). Sta voor je punt of maak het niet. Let daarbij op je non-verbale communicatie; daar ‘luistert’ de ander naar. Maak oogcontact en leg je armen niet over elkaar.

Verschuil je nooit achter je functie, Verschuil je ook niet achter anderen (‘het MT, de collega’s van afdeling X, de rest van het team … vindt / vinden ook dat …’).

Let op je woordkeuze. Woorden doen er toe. Vraag nooit ‘wat vond je er zelf van?’ als het antwoord je eerlijk gezegd niet interesseert. En zeg ‘ik wil’, in plaats van ‘ik moet’. Dus niet ‘ik moet nu een grens trekken’ (van wie?), maar ‘ik wil nu een grens trekken’. Wees voorzichtig met ‘ik begrijp dat …’ of ‘ik kan me voorstellen dat …’, en wees terughoudend met ‘ik vind …’ De laatste lijkt een goede ik-boodschap, maar wat jij vindt leidt af van wat er feitelijk gebeurde. Dus niet ‘ik vind dat je te veel je eigen koers vaart’ maar ‘wat je doet, sluit op onderdelen X en Y niet aan op wat is afgesproken'.

Valkuil 3 Vast willen houden aan je plan

Omdat je nooit weet wat de ander gaat zeggen, is het niet zo zinvol een stappenplan voor het gesprek in je hoofd te hebben. Als je bezig bent jouw stappen te doorlopen, verlies je namelijk het contact met de ander.

Tips

De juiste mindset is belangrijk. Hoe je denkt bepaalt immers wat je doet. Je kunt onderstaande tips gebruiken om het gesprek in goede banen te leiden. Ga er in het gesprek flexibel mee om.

• Contact maken met iets positiefs als ‘fijn dat je even tijd hebt gemaakt’. Uiteraard alleen als je het echt meent. Sla dit anders over.
• Doel van dit gesprek; waarom het voor jou belangrijk is dit nu te bespreken. Uitspreken van jouw ‘waarom’ is een must om het echte gesprek te kunnen voeren.
• Beschrijf in één zin de situatie met het gedrag dat jij wilt bespreken.
• Geef de ander de ruimte om zijn verhaal te vertellen
• Bedenk samen welk ander gedrag passender zou zijn.

Probeer het niet geforceerd in één gesprek af te ronden. Soms lopen de emoties zo hoog op dat het beter is even af te koelen.

En don’t push! Je kunt iemand niet dwingen. Hoe harder jij drukt, hoe groter de tegendruk. Laat los dat je iemands gedrag wilt veranderen. Maar blijf wel vasthoudend in wat voor jou niet acceptabel is.

Gytha Heins, auteur van Aanspreken? Gewoon doen!