De App-groepjes organisatie

Digitalisering kan de onderlinge communicatie over het werk, projecten en klanten enorm verbeteren. Behalve WhatsApp zijn er de meer zakelijke online tools.

Met een aantal vrienden ga ik binnenkort naar Londen. De uitnodiging werd gedaan door een van hen die daar deels woont en veel werkt. Van de 9 genodigden reageerden er 5 direct positief en vormden een app groepje. De anderen konden niet en haakten voorlopig af. In dat app groepje speelt zich bij vlagen intensief berichtenverkeer af over vluchten, auto’s, vertrektijden, programma, werkbezoeken, restaurants, etc. Bij nader inzien stapten er toch weer 2 in. Wie er mee gaan, hoe we er komen, wat we gaan doen, etc: het wordt gaandeweg duidelijk.

In een zorgorganisatie is vorig jaar een decentralisatie ingevoerd. 25 Teamleiders en hun teams, in totaal zo’n 800 mensen, hebben 'alleen nog een directeur boven zich’. Zij werken als teams zeer zelfstandig en wisselen in hun team en tussen een aantal van die teams vragen en vondsten uit. Sommige daarvan zijn erg relevant voor een aantal teamleiders. Die zoeken elkaar op en nemen naar behoefte de gelegenheid er meer aandacht aan te besteden.
Er zijn ook brede thema’s die door een programmaleider worden ontwikkeld; ‘scheiden van wonen en zorg’ bijvoorbeeld. Dat onderwerp is van groot belang voor de toekomst van een aantal teams. Die vormen een groepje dat een paar keer extra bijeenkomt. Bij vlagen speelt zich daaromheen intensief mail-, app- en direct overleg af. Bij door-ontwikkeling van het thema haken andere teamleiders aan, sommigen bemoeien zich er juist weer een tijdje minder mee, omdat het in die fase niet direct relevant voor ze is.

Dergelijke flexibele en opportunistische organisatievormen zien we meer en meer. We waren gewend aan vaste traditionele overleggen met standaard-deelname van hiërarchische, functionele en/of regionale groepen. Dergelijke overleggen hadden veelal het karakter van ‘toerustings-overleggen’. Het management maakte duidelijk wat er speelde en stelde in het overleg ter discussie wat er nodig was of moest worden vastgesteld om je werk te kunnen doen. Een interessante vraag in dergelijke overleggen was altijd of dat overleg voor alle deelnemers wel nodig of op zijn minst nuttig was. (Tip: stel die vraag regelmatig in je overleggen: “wat zou er in je werk of samenwerking mis gaan of wat zou je zelf missen als je dit overleg niet had bijgewoond?”).

Meer en meer gaan we naar vormen van organiseren en managen waarin op belang, interesse en relevantie zelf contact en verbinding wordt gezocht. De organisatie wordt een verzameling van app-groepjes.

De essentie
Wat er gebeurt is dat mensen zelfselecterend toegang leren zoeken tot de informatie, ondersteuning en steun die zij nodig achten om goed werk te leveren. Is dat niet de essentie van het nieuwe organiseren? Afscheid nemen van de traditionele toerustings-structuren, vanuit de visie dat mensen in en rond het bedrijf zelf nadenken, verantwoordelijkheid nemen en dus zelf op zoek gaan naar wat ze nodig hebben om de bedoelingen van hun werk, hun organisatie te realiseren, ‘Beleid omlaag en actie omhoog’? Er ontstaat een grote dynamiek, waarbij de pretentie om dat allemaal tot in detail te kunnen managen en monitoren niet meer kán worden waargemaakt. Dat stelt nieuwe eisen aan leiding, die sterker dan nu hun toegevoegde waarde zullen vinden in het faciliteren en verrijken van die processen en in het verbinden van al die actie met de bedoelingen van de organisatie.

Toen een van de Londen-appers begon met de suggestie, dat er juist in Manchester een mooi innovatief bedrijf te zien was, gaf de uitnodiger aan: ‘He, hoho, we gaan naar Londen hoor!’.

De vernetwerking van organisaties is sterk gebaat bij dit zelfzoeken en zelfselecteren. Het gaat piepen en kraken als te logge overlegmolens en monitoringssystemen het antwoord moeten zijn op de turbulentie van de netwerkinitiatieven en -opgaven*. Leer in plaats daarvan kijken naar je organisatie als een verzameling van zelfzoekende app-groepjes.

*Leestip: het essay ‘Pop-up Publieke waarde’ van Martijn van der Steen e.a van het NSOB, 2013.

Noot Redactie
Behalve populaire communicatie tools als WhatsApp zijn er de meer zakelijke online tools zoals: Kaiwa, Slack, Yammer, Scrumwise, Basecamp en Podio. De onderlinge communicatie over het werk, projecten en klanten wordt erdoor gefaciliteerd.

Meer informatie over  Nieuwe media en communicatie.