Channels

Feedback of terugkoppeling geven betekent dat u aan een ander laat weten wat u vindt van de resultaten van zijn werk. Het houdt ook in dat u een ander informeert over de effecten van zijn gedrag. Het gaat altijd over het effect dat het gedrag heeft op ú, dus zegt het net zo veel over de ander als over uzelf. Feedback geven betekent: medewerkers helpen, stimuleren en hen beter laten worden in hun werk. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk blijkt goed feedback geven een hele kunst.

Voorwaarden rond feedback

Veel mensen vinden het moeilijk om feedback te geven. Het past namelijk niet in onze cultuur om bemoeizuchtig en direct te zijn en in te breken op iemands autonomie. Het gevolg is dat mensen niet meer hun eigen verantwoordelijkheid durven te nemen.

Lees ook:

Progressiegerichte Feedback

Regelmatig bestoken managers hun medewerkers met opmerkingen als: ‘Ik heb gehoord dat…’ of: ‘Je collega zei dat…’. Hiermee komt u op gevaarlijk terrein, want een medewerker wil meteen weten van wie u dat heeft gehoord. Deze manier van feedback geven komt de werksfeer dan ook niet ten goede.

Het geven en ontvangen van feedback verlangt van zowel de gever als de ontvanger de nodige openheid. Als iemand geen feedback wil ontvangen, werkt het niet. Belangrijk in een feedbackgesprek is dat er – ondanks een functionele hiërarchie – gevoelsmatig sprake is van gelijkwaardigheid, vertrouwen en wederzijds respect. U voert een gesprek met élkaar, u praat niet óver elkaar. Beide gesprekspartners moeten zich veilig voelen. Zorg er dan ook voor dat er ruimte is in tijd, omgeving en omstandigheden.

Vaak ook nemen managers niet de tijd of moeite om zelf te observeren. Als u feedback geeft, doe dat dan altijd aan de hand van uw eigen ervaringen, zonder u achter anderen te verschuilen.

Gordon Ramsey  ‘That’s not a crabcake. It’s a crapcake!’

Feedback geven is niet het tot op het bot afbranden van uw medewerkers en hen tot wanhoop drijven. U bereikt veel meer door op een opbouwende manier feedback te geven aan uw medewerkers. Elke keer dat je een slechte performer uitfoetert, kun je hem in plaats daarvan ook coachen – en daarmee de businessresultaten oppoetsen.

Drie stappen van feedback:

Stap 1: ik zie, hoor, ruik, proef, lees
U neemt uw verantwoordelijkheid door feedback te geven op basis van uw primaire zintuigen. Beschrijf uw feedback aan de hand van wat u ziet, hoort, ruikt, lees en/of proeft. Bijvoorbeeld: ‘Ik zie dat je steeds langer wegblijft tijdens de lunchpauze.’

Stap 2: ik voel
Uit de eerste stap trekt u de conclusies en geeft u aan wat u voelt – op basis van uw secundaire zintuigen. Verwar dit niet met wat u ‘vindt’! Bijvoorbeeld: ‘Ik zie dat je steeds langer wegblijft tijdens de lunchpauze en daardoor voel ik mij niet serieus genomen.’ (zeg dus niet: ‘…en daarom vind ik dat jij er de kantjes van af loopt’).

Stap 3: is dat zo?
Vervolgens vraagt u of het klopt wat u heeft gezien en wat de reden is voor het gedrag. Bijvoorbeeld: ‘Ik zie dat je steeds langer weg blijft tijdens de lunchpauze en daardoor voel ik mij niet serieus genomen. Is dat zo? Wat is er aan de hand?’)

Nog enkele tips:

  • Geef zowel positieve als negatieve feedback.
  • Geef beschrijvende feedback: vel dus geen waardeoordeel en moraliseer niet.
  • Beschrijf uw eigen reactie (ik-boodschap): zo laat u de ander vrij deze informatie naar eigen wens te gebruiken.
  • Wees specifiek en ‘to the point’: geef aan over welke situatie u het heeft en wanneer het voorval plaatsvond. Zowel u als uw gesprekpartner moet voordeel uit de feedback halen.
  • Geef alleen feedback op gedrag dat de medewerker kan veranderen, niet op tekortkomingen waar niemand iets aan kan doen.
    Leg uit wat het verschil is tussen zijn prestaties en wat je van hem verwacht. Treed in detail (‘je offertes zijn niet precies genoeg en de prijzen kloppen niet’ in plaats van ‘je levert broddelwerk’). Beschrijf ook het gevolg van het ondermaats presteren (‘we moesten jouw prijzen aanhouden en dat heeft ons 6000 euro gekost’).
  • Praat direct in termen van concreet gedrag, maar houd daarbij welk rekening met omgevingsomstandigheden (zoals emoties).
  • Controleer of de boodschap is overgekomen. Bevestigende knikjes zijn niet genoeg. Vraag de onderpresteerder wat hij voortaan anders gaat doen.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. In elk bericht vermelden wij de oorspronkelijke bronnen. Bron: ManagerNet

Kennisbank onderwerpen:

Kennisbank onderwerpen:

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

Feedback geven is lastig en vraagt tact, feedback ontvangen is wellicht niet nog lastiger. Zoals de schrijver goed uiteenzet in het artikel is een feedbackgesprek geen eenrichtingsverkeer maar een gesprek, waarbij het succes ook afhangt van het gedrag van de ontvanger.

Om iets te kunnen leren van de gegeven feedback zal deze daar ook voor open moeten staan. Door goed te luisteren, om toelichting te vragen, waardering voor de gever te tonen, goed over de feedback na te denken en er vervolgens ook iets mee doen wordt de gever van feedback ook geprikkelt zijn feedback goed te onderbouwen. Dit resulteerd in een goed gevoel voor de gever (hij kan z’n ei kwijt en voelt zich serieus genomen) en voor de ontvanger (hij wordt geholpen bij zijn persoonlijke en professionele ontwikkeling).

Hoe om te gaan met feedback? dekt mogelijk de lading. Want naast feedback geven en feedback ontvangen bestaat er ook de vaardigheid van het feedback vrágen. Hiermee worden veel dilemma’s weggenomen. Wanneer iemand oprecht feedback vraagt over zijn performance (voor of achteraf) dan heeft de feedbackgever toestemming om opbouwende kritiek of een compliment te geven. Kans dat deze feedback aankomt is groot. Het zou tot bedrijfscultuur moeten worden verheven… met een voorbeeldrol bij, je raadt het al, de leidinggevenden. Veel succes!

Het geven van feedback blijft een lastige. Het is dan ook goed dat er steeds aandacht geschonken wordt aan dit onderwerp.

We zien in de praktijk van alledag dat het inhoudsniveau nogal verward wordt met het betrekkingsniveau (het gaat er niet om wat er gezegd wordt, maar wie het zegt). Welnu, wanneer dit gegeven herkenbaar is, dienen we hier rekening mee te houden.

Bij workshops die ik geef, vind ik het belangrijk dat het kleine groepen (max. 10 personen) zijn van medewerkers die in de dagelijkse praktijk een directe werkrelatie hebben (een team). Het voordeel hiervan is dat er ook gewerkt kan worden aan het geven en ontvangen van feedback in de dagelijkse praktijk.
Om het probleem van het betrekkingsniveau te laten ervaren wordt de deelnemers gevraagd een positief punt en een tip te geven aan alle andere deelnemers in de groep. (dit dient in eerste instantie op papier te gebeuren). Hierbij wordt aangegeven dat het een oefening betreft.
Het gevoel dat ontstaat bij de meeste deelnemers heeft voornamelijk betrekking op het “hoe” en niet op het “wat”.
Hiermee kan de deelnemer ervaren dat hij/zij bij het geven en ontvangen van feedback het meest last heeft van het betrekkingsniveau: hoe kan ik het zeggen zonder dat de ander denkt “daar heb je hem weer”, of “hij weet het weer beter”. We zijn bang de ander te kwetsen of dat de ander ons niet meer aardig vindt.
Bovenstaande impliceert dat er ruim aandacht dient te bestaan voor de “ruis” (omgeving, relatie en geschiedenis) bij het geven en ontvangen van feedback.
Behalve deze ruis is het goed stil te staan bij de effecten van “de wijze waarop” feedback gegeven wordt; hier gaat het om stemgebruik en lichaamstaal.
De in het artikel genoemde stappen zijn goed om aan te houden, echter besef dat verbale communicatie slechts 7% van de totale communicatie betreft!
Het uitgangspunt van het geven van feedback blijft mijns inziens: het verbeteren van de prestaties van het team!
Het verbeteren van de persoonlijke prestaties (product) heeft een directe relatie met de teamperformance.

Gerard Castermans, EDU-line

Feedback. Feedback Tip! Feedback is een belangrijke vaardigheid. De bovenstaande tips over het ontvangen en geven van feedback zullen daar zeker bij helpen. Ik wil er graag not één feedback tip aan toevoegen. Voordat je begint met het geven van feedback is het goed om te zeggen dat je feedback gaat geven. Vertel er ook bij dat je bijvoorbeeld 1 positieve feedback hebt en 2 punten van verbetering. Door je feedback aan te kondigen zal de ander er eerder voor open staan en meer met je feedback doen!

An de Groot

[…] dit je een stap te ver zijn, vergeet dan in ieder geval (het doceren van) de feedback regels. De eerste stappen en en tips helder verwoorden is al extreem moeilijk, laat staan alle tips en […]

Toon alle 5 reacties
x
x