Bureaucratie: dolgedraaid en zichzelf versterkend

Mensen balen van de regeldruk en systeemzucht. Toch nemen de regels en protocollen alleen maar toe. Hoe kan dat? Hoe meer regels hoe groter de kans op missers en overtredingen. Dús de regels aanscherpen en verrijken met nieuwe regels om de leemtes te regelen. Een ijzeren logica!

Aldus verwordt regelgeving tot een zichzelf voedend monster.

Effecten

Vooral de bureaucratie in de zorg leidt tot wanhoop en tijdverspilling. De mensen worden gek van de ‘afvinklijstjes’. Maar ook andere sectoren lijden onder protocollen, kwaliteitscriteria en inspectie-regels. In het bedrijfsleven is er eenzelfde tendens.

Wetgeving wordt vertaald in interne regelgeving en controles. HR en Finance komen met systemen voor beoordelen, opleiden en ‘performance’. Stafdelingen zijn druk met het coördineren en bijhouden van alles en nog wat. De overhead neemt toe. De professionals in de uitvoering klagen steen en been.

Hoe bureaucratie terugdringen, 7 manieren

Hoe de bureaucratie verminderen? Zeven manieren om de bureaucratisering aan te pakken:

Leve de paarse Krokodil

ArrayOngetwijfeld kan de bureaucratie teruggedrongen worden door het realistische besef dat vervolmaking van het regelsysteem contraproductief uitwerkt. Perfectionisme is de motor van steeds meer regels die niet werken. De wirwar van regels moet verbannen worden door de nieuwe regel ‘Breek de regels’. Zo kwam Paul Verburgt, in zijn tijd als directeur bij ArboNed, met de regel ‘Iedere medewerker die te maken krijgt met een regel die hij niet nodig vindt, kaart dit aan bij de leiding.’ Dit werkte goed. Een berg aan regels verdween. De managers en staven die toch regels wilden opstellen, vertrokken. ArboNed functioneerde beter dan ooit!

Reduceer de overhead

• Halveer het hoofdkantoor Stop de dynamiek naar uitdijende staven en meer complexiteit!
• Heeft iemand de overhead nog nodig? De overhead terug naar de lijn-organisatie. Met veel ICT en meer zelfsturing.

Maak eenvoud en transparantie leidend

• Alles draait om de eenvoud. Reductie van complexiteit moet!
• Oproep tot het gebruik van Gezond Verstand. Houd nou eindelijk eens op met ingewikkeld gedoe.

Van regels naar principes en missie

Beperk de regels tot de essentie, vang de essentie in slechts enkele basisprincipes, uitgangspunten of kernwaarden. Het gaat om de achterliggende bedoeling van het werk.

Zie: Van rule-based naar principle-based en Minder regels meer missie.

Bestuurlijke wijsheid en protest

Jammer genoeg moeten we constateren dat de debureaucratisering moeizaam gaat. Zo moeizaam dat een stevige ingreep onvermijdelijk lijkt.

Zolang de regelgevers wegkomen met een hooguit wat mokkende houding van de regelontvangers zal er niet veel veranderen. De regelontvangers zullen hun stem moeten verheffen. Het protest van ‘Ja-zeggen’ en ‘Nee-doen’ werkt niet. Zich laten horen in combinatie met bestuurlijke wijsheid zijn geboden. Dit klinkt niet ingewikkeld maar dat is het wel want het vereist een andere houding en mentaliteit van de werkvloer tot en met de top.

Uiteraard ligt hier een grote verantwoordelijkheid voor bestuurders. Zijn ze actief in het bestrijden van het geregel en de systeemdruk? Als bestuurders er niet voor openstaan hoeft dat nog niet te betekenen dat de professionals in de uitvoering er het bijltje bij neerleggen:

• Een pleidooi voor professionele ongehoorzaamheid. Buiten de lijntjes kleuren.

Van Regels naar Verantwoordelijkheid

ArrayHebben bestuurders door dat cynisme en onverschilligheid door regeldwang aangejaagd worden. Weten ze van het belang van de menselijke maat en het stimuleren van zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid?

Soms is dit besef er overduidelijk en maken bestuurders ruim baan voor ‘De blauwe krokodil’.  Een stap verder voert hen van het Sturen op Regels naar het Sturen op Verantwoordelijkheid. De professionals in de uitvoering zijn uiteraard een belangrijke partij.

• Cultuurverandering vanuit de bedoeling. Casus: beweging creëren in een gemeentelijke organisatie.  Twee citaten uit deze casus “Als je merkt dat een regel in de uitvoering niet helpt, dan moet je er soms even omheen stappen.” en “In een open proces kleur je soms buiten de lijntjes. Als je begrijpt wat de burger beweegt, kun je sneller samen tot oplossingen komen.”

Anders organiseren

Complexiteit nodigt uit tot regeldruk. Eenvoud dwingt tot andere manieren van organiseren. Het betreft doorgaans vormen die ook veel meer ruimte bieden voor de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers.

• Nieuw: De agile ketengerichte organisatie. Andere manieren van organiseren verminderen de complexiteit. 

Meer voorbeelden op onze pagina’s  Netwerkorganisatie en Organisatieontwerp.

Meer inzichten, tips en trends

Zie de artikelen en links op deze pagina. Meer tips en inspiratie bij Complexiteit versus Eenvoud.