Hoe de bureaucratie terugdringen in 1A4tje

Hoe de bureaucratie in organisaties aanpakken? De ergernis over regelgeving en systeemdwang is groot. Wat kunnen we eraan doen? Twee gouden regels met veel suggesties en de grootste valkuil bij de aanpak. Dit A4tje is gericht op de essentie: de basis principes van de aanpak en het concept achter deze handelingskennis. Met links naar ervaringen en voorbeelden.

Bron: De kennisbankpagina Bureaucratie.

_{Alle  links op deze pagina staan tijdelijk open. Verkrijg te allen tijde toegang tot al onze content met een Pro-abonnement.}

De essentie in twee gouden regels

1. Denk en doe vanuit de uitvoering
'Ja maar het gaat toch om goed beleid?' Zeker, maar de wijsheid van het beleid bewijst zich in het doen. Raadpleeg vanaf het eerste begin de mensen die ermee moeten werken! Luister naar de uitvoerders en andere betrokkenen. Gaat dit helpen? Kunnen jullie dit aan? Vinden jullie dit zinvol? Test nieuwe regels in de praktijk. Vaak merk je pas in de uitvoering hoe de regels werken. Zie het als een proces van co-creatie. Stel  ook de vraag hebben we daar de mensen voor? Is er de capaciteit om de regels te volgen en te handhaven. Wees kritisch. Bezwijk niet voor de verleiding met aanvullende regelgeving aan de gang te gaan. Dan versterk je de DOOMLOOP. Heb oog voor andere manieren om het probleem op te lossen.

2. Ga een sanering niet uit weg
Toon de bereidheid, de creativiteit en het lef om radicaal in te grijpen.
Veel regels zijn te ingewikkeld gemaakt, onmenselijk of zelfs overbodig. Politici, managers, bestuurders, toezichthouders en inspecties bedenken voortdurend 'betere regels' in plaats van 'minder regels'. Zo ontstaan, stelsels en systemen van voorschriften, eisen en protocollen die meer problemen creëren dan dat ze oplossen. Doe er wat aan! Weg met de DOOMLOOP van administratieve rompslomp. Ruim de boel op, creëer overzicht en eenvoud.

 Hoe dit aanpakken?

Maak eenvoud en transparantie leidend
- Alles draait om eenvoud. Reductie van complexiteit moet!
- Oproep tot het gebruik van Gezond Verstand. Hou eindelijk eens op met ingewikkeld gedoe.

Van regels naar principes en waarden
- Van rule-based naar principle-based
- Van rule based naar value based

Protesteer
- Een pleidooi voor professionele ongehoorzaamheid en Buiten de lijntjes kleuren
- ‘Breek de regels’ met slechts 1 nieuwe regel.

Organiseer anders
- Stuur niet op Regels, Stuur op Verantwoordelijkheid.
- Verminder de complexiteit met De agile ketengerichte organisatie.
- Stop de beheersingsmachine en ga over op Minimal management: hoe werkt het?

Stop de regeldrift van publieke organisaties
-  Regelzucht en systeemdwang maken de publieke sector kapot
- Stop de Doomloop bij publieke organisaties

Een stevige sanering? De beuk erin. Waarom niet?
Bijvoorbeeld op deze manier:
- Schaf het toeslagen circus af en maak het werken weer lonend.

Selecteer uit het bovenstaande de aanbevelingen die u aanspreken en begin. De combinatie van 'De beuk erin' en 'Realiseer eenvoud' is soms nodig om de DOOMLOOP te keren.

De grootste valkuil

Wegglijden in de zogenaamde complexiteit

Zodra u aan de regelgeving begint te sleutelen is er het commentaar ‘Dit kan niet want daarvoor is de materie te complex’. Wees blij met dit geluid want nu weet u meteen welke lieden niet ingezet  kunnen worden bij dit karwei. Haal ze weg uit de besluitvorming want ze blijven de voortgang blokkeren. Dit zijn de aandrijvers van de DOOMLOOP. Vaak doen ze zich voor als hoogwaardige experts. Dat zijn ze niet want een echte hoogwaardige expert kijkt dwars door de complexiteit heen, ziet de essentie en komt met een slim idee. Zie: Het is zo complex… Ammehoela.

Prof. dr. Willem Mastenbroek, hoofdredacteur ManagementSite

_Noot

^{Deze bijdrage past in onze serie van A4tjes over kennisbank-onderwerpen. Telkens vat ik samen wat ik de essentie vind en focus ik op mogelijke toepassingen. Het gaat mij vooral om handelingskennis. 'De wijsheid zit in het doen.'
Hier volgen nog een paar A4jes uit dezelfde serie:
Goed verandermanagement in 1A4tje
Zelfsturende teams en zelforganisatie in 1 A4tje
Beter samenwerken in 1 A4tje
Cultuurverandering in één A4tje
Management modellen in 3 A4tjes  Soms lukt het niet in 1A4tje, dan maar in 3.
Organisatieontwerp in 1 A4tje
Missie en Visie in 1 A4tje}