Hoe de bureaucratie terugdringen in 1A4tje

Cover stories

Hoe de bureaucratie in organisaties aanpakken? De ergernis over regelgeving en systeemdwang is groot. Wat kunnen we eraan doen? Twee gouden regels met veel suggesties en de grootste valkuil bij de aanpak.

Bron: De kennisbankpagina Bureaucratie.

Alle  links op deze pagina staan tijdelijk open. Verkrijg te allen tijde toegang tot al onze content met een Pro-abonnement.

De twee gouden regels

1. Zorg voor de uitvoerbaarheid
Raadpleeg vanaf het eerste begin de mensen die ermee moeten werken.
Luister naar de uitvoerders en andere betrokkenen. Gaat dit helpen? Kunnen jullie dit aan? Vinden jullie dit zinvol? Test de regel in de praktijk. Zie het als een proces van co-creatie. Stel  ook de vraag hebben we daar de mensen voor? Is er de capaciteit om de regel te volgen en te handhaven. Wees kritisch. Bezwijk niet voor de verleiding met aanvullende regelgeving aan de gang te gaan. Heb oog voor andere manieren om het probleem op te lossen.

2. Ga een stevige sanering niet uit weg
Toon de bereidheid, de creativiteit en het lef om radicaal in te grijpen.
Veel regels zijn te ingewikkeld gemaakt, onmenselijk of zelfs overbodig. Politici, managers, bestuurders, toezichthouders en inspecties bedenken voortdurend 'betere regels' in plaats van 'minder regels'. Zo ontstaan, stelsels en systemen van voorschriften, eisen en protocollen die meer problemen creëren dan dat ze oplossen. Doe er wat aan! Weg met de administratieve rompslomp. Ruim de boel op, creëer overzicht en eenvoud.

 Hoe dit aanpakken?

Maak eenvoud en transparantie leidend
- Alles draait om eenvoud. Reductie van complexiteit moet!
-
Oproep tot het gebruik van Gezond Verstand. Hou eindelijk eens op met ingewikkeld gedoe.

Van regels naar principes en waarden
- Van rule-based naar principle-based
- Van rule based naar value based

Protesteer
- Een pleidooi voor professionele ongehoorzaamheid en Buiten de lijntjes kleuren
- Breek de regels met slechts 1 nieuwe regel.

Organiseer anders
- Stuur niet op Regels, Stuur op Verantwoordelijkheid.
- Verminder de complexiteit met De agile ketengerichte organisatie.
- Stop de beheersingsmachine en ga over op Minimal management: hoe werkt het?

Stop de regeldrift van publieke organisaties
-  Regelzucht en systeemdwang maken de publieke sector kapot
- Stop de Doomloop bij publieke organisaties

Een stevige sanering? Waarom niet? Bijvoorbeeld op deze manier:
- Schaf het toeslagen circus af en maak het werken weer lonend.

Selecteer uit het bovenstaande de aanbevelingen die u aanspreken en begin.

De grootste valkuil

Wegglijden in de zogenaamde complexiteit

Zodra u aan de regelgeving begint te sleutelen is er het commentaar ‘Dit kan niet want daarvoor is de materie te complex’. Wees blij met dit geluid want nu weet u meteen welke lieden niet ingezet  kunnen worden bij dit karwei. Haal ze weg uit de besluitvorming want ze blijven de voortgang blokkeren. Dit zijn aandrijvers van de DOOMLOOP. Vaak doen ze zich voor als hoogwaardige experts. Dat zijn ze niet want een echte hoogwaardige expert kijkt dwars door de complexiteit heen, ziet de essentie en komt met een slim idee. Zie: Het is zo complex… Ammehoela.

Willem Mastenbroek, hoofdredacteur ManagementSite

Noot

Deze bijdrage past in onze serie van A4tjes over kennisbank-onderwerpen. Telkens vat ik samen wat ik de essentie vind en focus ik op mogelijke toepassingen. Het gaat mij vooral om handelingskennis. 'De wijsheid zit in het doen.'
Hier volgen nog een paar A4jes uit de serie:
Goed verandermanagement op 1A4tje
Zelfsturende teams en zelforganisatie in 1 A4tje
Beter samenwerken in 1 A4tje

Cultuurverandering in één A4tje

Management modellen in 3 A4tjes   Soms lukt het niet in 1A4tje, dan maar in 3.
Organisatieontwerp in 1 A4tje
Missie en Visie in 1 A4tje

Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren

Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)

Word een pro!

SCHRIJF MEE >>

Louis Goulmy
Lid sinds 2019
Er is een heel goed paper geschreven van Adler & Borys (1996) Two types of bureaucracy: Enabling and coercive.Ze gaan in op ontwerpprincipes die ervoor moeten zorgen dat iets niet als beperkend wordt ervaren (vanuit wantrouwen) maar als ondersteunend (vanuit vertrouwen).

Verder herken ik de nodige dingen, hier ook groot van van richtlijnen itt regels. Het geeft mensen professionele ruimte. Barry Schwartz vertelt er super over in Our loss of wisdom (ted talk).

Meer over Bureaucratie