Organisatieontwerp & organisatieinrichting in 1A4tje

"Met één ontwerpprincipe dat de essentie raakt bereik je meer dan met een berg aan regels"

44466

Cover stories

Organisatie-inrichting conditioneert gedrag, houding en prestaties. We noemen de organisatie-inrichting ook wel de context, het organisatieontwerp of de condities waarbinnen de medewerkers functioneren.

_{Dit artikel past is een serie van A4tjes over kennisbank-onderwerpen.}_{Telkens probeer ik de essentie van het onderwerp te vatten.}

Organisaties scoren vaak laag op ‘betrokkenheid’. Men probeert van alles: kernwaarden, cultuurverandering, de lerende organisatie, communicatieverbetering, missie & visie, training & opleiding, agile/scrum en meer. Veel verder dan symptoombestrijding komt men doorgaans niet.

Wat gaat er mis? Hoe kan het beter?

Loei belangrijk die ‘inrichting’ of dat ‘ontwerp’!

Termen als ‘inrichting’ of ‘ontwerp’ suggereren een bewust en rationeel omgaan met dit vraagstuk. Dat komt er vaak niet van, we nemen de organisatie waarin we terecht komen voor lief en gaan aan de gang. Met het ontwerp rommelen we wat aan. Neem de volgende voorbeelden:

Men pleit voor samenwerking maar individuele beoordelingen en individuele targets zetten de toon..
Een directielid: ‘Zelfsturende teams zijn het helemaal, we gaan die snel uitrollen in onze organisatie.’
‘Klantgerichtheid is onze kernwaarde !!!' Maar als er bij de koffie-automaat geklaagd wordt over klanten, doen de bazen mee; bovendien worden de klachten over het callcenter door de top genegeerd.

Soms heeft men nauwelijks door wat hier misgaat. En als iemand erover begint is de reactie: “Jammer dan. Die dingen gebeuren. We moeten verder”.

Houvast voor organisatieontwerp

Wat vind ik houvast bieden? In de allereerste plaats het besef dat ontwerp- en contextfactoren elkaar moeten versterken. Daartoe gebruik ik de balans sturing-zelforganisatie zoals beschreven in Concurrentiekracht en innovatief organiseren.

Betere sturing en meer zelforganisatie

Een goede profilering van zowel sturing als zelforganisatie bundelt energie en richt de medewerkers op klant en resultaat. Hun inzet werkt als drijfkracht voor continue verbetering.

Vertrouwde dimensies van organiseren zoals strategie, structuur, cultuur en systemen zijn evenzovele manieren om dit te bereiken. Mits we telkens de ingrepen ook beoordelen op hun effect op mensen en de relaties tussen mensen. Als het goed is versterken ze elkaar zodanig dat betrokkenheid en verantwoordelijkheid gestimuleerd worden .

Het volgende schema laat daar iets van zien. De termen Sturing en Zelforganisatie zijn te vervangen door Centraal en Decentraal.

Centrale Faciliteiten, vangnet bij tegenslag. Slagkracht bij grote projecten en innovaties	Zelfstandige resultaat-verantwoordelijke eenheden met eigen produkten/klanten
'Wij-gevoel', gemeenschappelijke symbolen	Teamgeest, (interne) klantgerichtheid
Uitwisselen, vergelijken, leren	Feed-back van resultaten aan eenheden
Duidelijke bedrijfsdoelstelling	Duidelijke afdelingsdoelstellingen

Schema Organisatievisie. Bron: Concurrentiekracht en innovatief organiseren

Telkens is aan de orde hoe mensen met elkaar verbonden zijn. Leidt het tot binding of tot ontbinding, tot betrokkenheid of tot onverschilligheid, tot versterking van de eigen verantwoordelijkheid of tot ‘laat maar waaien’? Ziet u ook hoe de balans sturing- zelforganisatie versterkt wordt met én ‘meer samen’ én ‘meer eigen verantwoordelijkheid’? Zowel de binding als de eigen ruimte worden sterker geprofileerd. Én de interdependentie én de autonomie, én centraal én decentraal.

Bestaat zoiets? Dit is toch niet logisch? Logisch of niet, het kan en het gebeurt.

Aldus ontstaan interactie patronen die een constructieve dynamiek bewerkstelligen. De sturing die dit vraagt vanuit de lijn noem ik Sturen op Verantwoordelijkheid. Daar zijn veel goede voorbeelden van.

Stilstand is achteruitgang

De tijd staat niet stil. Veel organisaties zijn al overgegaan tot een netwerkstructuur van relatief autonome eenheden, de netwerkorganisatie. De sturing blijkt helemaal niet ingewikkelder te worden, eerder veel eenvoudiger. Ook zijn er veel goede voorbeelden beschikbaar. Zelfs ‘the next level’ dient zich al aan.

Ook het succes van de franchise-formule, de kracht van coöperaties en de opkomst van platform-organisaties zie ik als uitingen van het hier beschreven concept.

Eén ontwerpprincipe

"Met één ontwerpprincipe dat de essentie raakt bereik je meer dan met een berg aan regels en voorschriften. Veel meer!"

Gebruik als leidraad voor een beter organisatieontwerp de 'balans sturing-zelforganisatie'. Let vooral op de mate van autonomie en verantwoordelijkheid van mens en organisatieonderdeel.

Prof. dr. Willem Mastenbroek, hoofdredacteur ManagementSite

^{Noot: Dit A4tje past in onze serie van kennisbank A4tjes zoals:
- Management modellen in 1 A4tje}
^{- Goed verandermanagement in 1A4tje}
^{- Zelfsturende teams en zelforganisatie in 1 A4tje}
^{- Cultuurverandering in één A4tje}