Zelfsturende teams en zelforganisatie in 1 A4tje

Cover stories

Hoe zelfsturing en zelforganisatie aanpakken? De essentie in 1 A4tje. Geselecteerd uit onze kennisbank. WAT is zelforganisatie. De 3 condities. HOE sturing geven aan zelfsturing.

WAT is Zelforganisatie?

Zelforganisatie vereist 3 condities

  1. Is er een duidelijke team-verantwoordelijkheid voor een klant- of doelgroep of is het 'ieder voor zich'? Soms vereist deze conditie enige aanpassingen in de manier van organiseren.
  2. Hoe ziet die 'team-verantwoordelijkheid' eruit in termen van een duidelijke resultaat-gerichtheid. Is er voldoende feedback van klanten m.b.t. de geleverde producten of diensten? Is het team-resultaat ook uit te drukken in enkele indicatoren?
  3. Is het team wel een team? Regelt men zelf de onderlinge afstemming en samenwerking? Wordt men als team beoordeeld of als individu?...

Theo van Houten
Lid sinds 2019
Wij onderzoeken als lectoraat onder meer hoe zorgorganisaties een duurzame bedrijfsvoering kunnen bereiken. Daarvoor worden bijvoorbeeld managers en controllers geïnterviewd en een deel gaf spontaan aan - zonder dat dit binnen onze onderzoeksvraagstelling valt - dat juist zelfsturende teams tot problemen leiden. Dat is ook niet zo gek als je het bovenstaande lijstje met eisen bekijkt. Er is vaak meer sturing nodig en dat gebeurt onderling, staat er, zonder dat iemand de eindverantwoordelijkheid draagt en het is ook niet per se zo dat degenen met een helicopterview het voor het zeggen hebben. De teamsamenstelling is ook bijzonder belangrijk; heb je wel alle benodigde competenties in het team om het gewenste einddoel (dat buiten het team ligt) te bereiken of bepalen de aanwezige competenties het aanbod? Daarnaast dreigt het 'eilanddenken', want een team voert maar een deel van de bedrijfsprocessen uit, terwijl die processen juist door de hele organisatie lopen. Zeker bij een grote autonomie van teams dreigen dan volgens mij communicatie- en coördinatieproblemen.

Ik ben geen expert op dit gebied en de casus Buurtzorg ken ik, maar verder: is er wetenschappelijk bewijs dat zelfsturende teams tot effectievere of efficiëntere bedrijfsvoering leidt? Ik zou graag literatuur daarover lezen.
Interessant onderwerp om over te lezen. Deze termen zijn wel van belang, want door covid kun je als team niet meer bij elkaar komen. Hierdoor neemt de kwaliteit van communicatie af, omdat teamleden niet in direct contact met elkaar zijn.
Deze informatie deel ik zeker met mijn zoon, want hiermee kan hij zijn werkzaamheden beter uitvoeren. Dank je voor het delen.
paardenvanaggelen
Interessante reactie van Th.H. van Houten. Ben zeer benieuwd naar dat onderzoek, aangenomen dat ook de mensen op de werkvloer EN cliënten worden meegenomen. Het belang van deze laatsten weegt, in mijn optiek, het zwaarst.

Henk van Aggelen
Diever
Toon Franken
Lid sinds 2020
Mooi overzichtsartikel, want er gaat veel mis met het realiseren van zelfsturing. Belangrijke toevoeging: het verschil tussen zelfsturing (we mogen alles zelf bepalen, ook het 'why'' van wat we doen) en zelforganisatie (team bepaalt zelf het 'how' en 'what': de wijze van intern organiseren en hoe er gewerkt wordt. In praktijk wordt veel gesproken over zelfsturing, maar eigenlijk gaat het altijd in staande organisaties over zelforganisatie. Duidelijkheid over de kaders, waarbinnen regelruimte is, is een belangrijk succesfactor.
Toon Franken, docent CoreChange Leergang Zelforganisatie
Willem Mastenbroek
Auteur
@Th.H. van Houten Het beeld dat je schetst herken ik. Dit laat onverlet dat er volgens mij genoeg voorbeelden zijn van organisaties die er goede ervaringen mee hebben. Zoveel zelfs dat als je pagina’s zoals https://www.managementsite.nl/kennisbank/sturen-op-verantwoordelijkheid en https://www.managementsite.nl/kennisbank/innovatief-organiseren
screent op de voorbeelden, er een overtuigend verhaal begint te ontstaan. In de voorbeelden komt telkens een kern van dezelfde principes terug.

Ook in zorgorganisaties: zie https://www.managementsite.nl/kennisbank/zorg

Ik zie het als een ontwikkeling waar steeds meer organisaties op inhaken, zowel publieke organisaties als bedrijven. Het begint met de overgang naar een netwerkorganisatie. Zie https://www.managementsite.nl/kennisbank/netwerkorganisatie Een recente stap is de grote aandacht van werkgevers voor het Rijnlandse model.

Van de problemen die jij beschrijft zie ik vooral de horizontale relaties en samenwerking tussen de units als een zaak die aandacht moet krijgen. We hebben in de ziekenhuizen de afgelopen periode een spontane vorm van zelforganisatie gezien op uitvoerend niveau om de Pandemie te bestrijden. Dit leidde tot duidelijke verbetering van de samenwerking.
Is dat niet vast te houden? Heeft de leiding dat geprobeerd? Is met de mensen hierover gepraat?

Deze ontwikkeling gaat in het bedrijfsleven nog steeds door. Dat betekent ook dat er veel variatie is. Zo houden de teams best vaak nog leidinggevenden. En waarom niet. Het idee dat er geen management meer nodig zou zijn begint al achterhaald te raken. Wel kiest men soms voor andere eigendomsverhoudingen, bijvoorbeeld een coöperatie.
De dissertatie van Irene Sinteur verschaft interessante informatie over deze ontwikkeling Zij is ook de auteur van enige artikelen in dit magazine https://www.managementsite.nl/transitie-zelfsturing

Kortom, naar mijn idee hebben we te maken met een bijzonder vitale ontwikkeling die we met ManagementSite op de voet volgen.
Theo van Houten
Lid sinds 2019
Leuk om de reacties te lezen, ook omdat een deel aan mij gericht is. Een paar opmerkingen:

Nicoline geeft als (leuk) voorbeeld van een 'chaordische' projectgroep die zelf-organiseert een vriendengroep die op wintersport wil. Ik wil er wel op wijzen dat bij een dergelijk project alleen de groepsleden zelf zijn die de vruchten van de samenwerking plukken. Bij de meeste projecten zijn het buitenstaanders (patiënten, studenten, klanten, andere afdelingen of teams) die de projectresultaten incasseren. Het zou best eens kunnen dat dit van invloed is op de gewenste organisatievorm en inspanningen.

Henk vraagt zich af of wij bij het onderzoek naar verduurzaming zorgsector ook de 'mensen op de werkvloer en cliënten' meegenomen hebben toen we constateerden dat controllers en managers zich zorgen maakten over zelfsturende teams. Het antwoord is nee, de constatering was bijvangst. De genoemde functionarissen gaven spontaan aan dat zelfsturing een duurzaam beleid bemoeilijkt. Eventueel vind je het artikel hier: https://www.researchgate.net/publication/313112707_Nog_een_wereld_te_winnen_Duurzame_bedrijfsvoering_in_de_caresector

Willem geeft aan dat veel organisaties overstappen naar het 'Rijnlandse model'. Een dergelijke ontwikkeling zie ik ook. Of dat ook impliceert dat er meer zelfsturing als controlmechanisme zal worden ingezet, vraag ik me af. Vaak worden Duitse organisaties aangehaald als voorbeelden van het Rijnlandse model en tijdens mijn (zeer beperkte) werkervaring aldaar viel het me op hoe hiërarchisch de besluitvorming daar plaatsvindt. Ik associeer het Rijnlandse model meer met (na een lange snuffelfase) aangaan van lange termijnrelaties gebaseerd op vertrouwen en geschillen die via overleg worden opgelost. Het Angelsaksische model is meer gericht op snelle deals en vertrouwen in de rechtstaat als het mis gaat.

Overigens, het lijkt me dat zelfsturing en zelforganisatie zeker een verrijking kunnen zijn voor organisaties, want voor vele is het bestaande instrumentarium niet toereikend om binnen de enorme complexiteit waarin zij werken, toch efficiënt en effectief te opereren. Maar binnen mijn vakgebied (ik ben bedrijfseconoom met als aandachtgebied management control) zien we dat de omstandigheden bepalen welk instrument je het beste in kunt zetten: different methods for different purposes. Datzelfde geldt natuurlijk ook bij zelfsturing en -organisatie. Mijn vraag is dus: wanneer is dit medicijn geschikt en wat zijn de mogelijke bijwerkingen?

Theo van Houten
Willem Mastenbroek
Auteur
@Theo, voor een antwoord op jouw vragen kun je het beste deze 2 kennisbankpagina's doornemen: https://www.managementsite.nl/kennisbank/sturen-op-verantwoordelijkheid en https://www.managementsite.nl/kennisbank/innovatief-organiseren
Zie ook https://www.managementsite.nl/zelforganisatie-zelfsturende-teams-hype-essentie
Toenemende complexiteit dwingt tot deze ontwikkeling

Meer over Innovatief organiseren